Caffè d’Autore: Die Logistik beginnt mit einem guten Kaffee

Die perfekte Tasse

Kaffee Caffè d’Autore definiert sich selbst als technologisch fortschrittliches Unternehmen, das Kaffee liebt.. Seine Haupttätigkeit besteht darin, Dienstleistungen für seine Partner zu erbringen und die italienische Kaffeemaschine La Spaziale, die im Hotel- und Gaststättengewerbe als Referenz gilt, zu vertreiben.

“Innerhalb der von uns angebotenen Dienstleistungen besteht unser Hauptgeschäft zwar aus dem Verkauf von Kaffeemaschinen und -mühlen, unser technischer Kundendienst, für den wir Ersatzteile benötigen, spielt jedoch ebenfalls eine sehr wichtige Rolle. Diese Tätigkeit hat einen wachsenden Anteil am Gesamtumsatz und wir betrachten sie als strategisch für unser Unternehmen. Daher beabsichtigen wir, sie noch zu verstärken”, erläutert Roger Vilaplana, Leiter der technischen Abteilung von Caffè d‘Autore.

Obwohl sich die Büros und das Lager von Caffè d‘Autore in Barcelona befinden, ist das Unternehmen dank der über das ganze Land verteilten 150 Techniker sehr nah an seinen Kunden in ganz Spanien. Mit dieser Arbeitsmethode bietet sie den Firmen, die La Spaziale nutzen, ihren Kundendienst an, der sowohl die Lieferung von Ersatzteilen als auch die Durchführung von Wartungsarbeiten umfasst.

Technologie und Innovation sind zwei grundlegende Merkmale des Unternehmens. „Unsere Techniker arbeiten seit vielen Jahren mit Tablet-PCs, sodass wir bei allen Vorgängen auf Papier verzichten. Dies ist ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung unserer Prozesse“, sagt Roger Vilaplana. Derzeit ist Caffè d’Autore mit einem ehrgeizigen Projekt befasst, das in den kommenden Monaten verwirklicht wird: die Eröffnung eines Online-Shops, in dem die Kunden Ersatzteile bestellen können. „Um diesen Schritt zu gehen, muss unsere gesamte Logistik gut strukturiert sein“, betont der Leiter der technischen Abteilung.

Funktionsweise des Lagers

Das 240 m² große Lager von Caffè d’Autore ist mit Kommissionierregalen von Mecalux ausgestattet. Sie sind 2 m hoch und enthalten mehr als 2.800 kleine Artikelarten mit unterschiedlicher Nachfrage, vor allem Komponenten und Zubehörteile für Kaffeemaschinen.

“Wir verwalten unseren Lagerbestand auf der Grundlage von Höchst- und Mindestbestand und füllen ihn planmäßig auf, wobei die für den Kundendienst wichtigen Teile Priorität haben”, sagt der Leiter der technischen Abteilung. “Da die Teile so klein sind, ist ihre Handhabung aufwendig und mit einem hohen Fehlerrisiko verbunden”, räumt er ein.

Jede Woche treffen mehrere Paletten von den Lieferanten von Caffè d’Autore im Lager ein, nicht nur von La Spaziale, sondern auch von anderen Herstellern von Kaffeeprodukten. Diese Paletten enthalten etwa 350 Artikel, die gezählt, klassifiziert und am entsprechenden Stellplatz eingelagert werden müssen. Roger Vilaplana sagt: „Da es sich um so viele Artikel handelt, waren wir früher einen ganzen Tag damit beschäftigt, die Wareneingänge zu kontrollieren“.

Caffè d’Autore wollte die Prozesse für Lagerung und Auftragszusammenstellung optimieren und musste daher die Anordnung der Ware neu organisieren. „Ich denke, dass wir unsere Arbeit bisher gut gemacht haben, die Abläufe waren allerdings verbesserungswürdig, insbesondere in Bezug auf Effizienz. Daher waren alle Unternehmensbereiche an diesem Projekt beteiligt“, räumt der Leiter der technischen Abteilung ein.

Früher wurden die Produkte in Familien gruppiert und jeder Stellplatz war für eine einzige Artikelart vorgesehen. Dies hatte den Nachteil, dass ein leerer Stellplatz erst wieder belegt wurde, wenn mehr Produkte dieser Artikelart eintrafen, wodurch Lagerplatz verschwendet wurde.

Das Unternehmen hatte auch Schwierigkeiten bei der Kontrolle des Lagerbestands. „Wir haben nur wenige Mitarbeiter, und diese Vertrautheit bedeutete, dass jeder Mitarbeiter jederzeit das Lager betreten konnte, um Ersatzteile zu entnehmen“, erklärt Roger Vilaplana. Die fehlende Befolgung der Protokolle führte zu Fehlbeständen.

Daher wollte das Unternehmen seine Logistik digitalisieren und suchte nach einem führenden Lieferanten für Lagerverwaltungssysteme (LVS). Es benötigte ein LVS, das die Abläufe und die verfügbaren Ressourcen optimiert, die Leistung erhöht und ein effizientes und fehlerfreies Arbeiten gewährleistet..

Nach einer gründlichen Analyse der Anforderungen von Caffè d‘Autore schlugen die Experten von Mecalux vor, gemeinsam mit Code Biting, einer Firma, die am Partnerprogramm von Mecalux teilnimmt, Easy WMS zu implementieren. Diese Firma war für die Konfiguration und Parametereinstellung der Software verantwortlich, um diese vollständig an die speziellen Abläufe des Kunden anzupassen, und führte auch spezifische Schulungen für das Lagerpersonal durch.

Easy WMS ist mit dem ERP-System Sage 200c verbunden, um die Lagerabläufe auf die Anforderungen des Unternehmens abzustimmen. Pere Deulofeu, Informatikleiter von Caffè d’Autore erklärt: „Der Integrationsprozess war sehr schnell und bequem.“ Damit das ERP-System und das LVS Nachrichten über die Durchführung der Lagervorgänge austauschen können, wurde eine zwischengeschaltete Microsoft SQLDatenbank erstellt.

Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein wesentlich produktiveres Lager. Das Team hat eine wesentliche Verbesserung bei der Durchführung der Bestandsaufnahme festgestellt. Mit dieser Software wurde die zur Bestandsaufnahme notwendige Zeit um 50 % verkürzt. Hinzu kommt, dass diese durchgeführt werden kann, ohne die täglichen Aktivitäten zu beeinträchtigen.

Roger Vilaplana - Leiter der technischen Abteilung von Caffè d’Autore
“Mit Easy WMS von Mecalux haben wir die Abläufe und den Platz in unserem Lager optimiert. Außerdem haben wir Fehlerquellen beseitigt und den Service verbessert. Kurz gesagt können wir unsere Kunden schneller und effizienter bedienen”.

Neue Organisation, neue Logistik

Caffè d’Autore hat das LVS Easy WMS von Mecalux implementiert, das die Warenannahme, die Anordnung der Artikel im Lager, die Arbeit der Mitarbeiter sowie die Auftragszusammenstellung und den Versand der Bestellungen steuert.

Warenannahme

“Wir haben eine erhebliche Verbesserung in diesem Bereich festgestellt”, freut sich Roger Vilaplana. Die Warenannahme erfolgt viel schneller: Die Überprüfung der eingegangenen Waren, die früher einen ganzen Tag dauerte, ist nun in wenigen Stunden erledigt und führt nicht mehr zu Unterbrechungen der anderen Abläufe des Lagers. Die mit Handscannern ausgestatteten Lagerarbeiter befolgen stets die Anweisungen von Easy WMS, das ihnen vorgibt, was mit jedem Produkt zu tun ist. Zudem ist bei diesem System die Fehlerquote minimal.

Das Unternehmen hat auch die Verwaltung der offenen Aufträge, die erst abgeschlossen werden können, wenn die benötigten Artikel eingehen, verbessert. „Das LVS priorisiert diese Aufträge und weist die Kommissionierer an, sie mit den gerade eingetroffenen Produkten fertigzustellen, damit sie so schnell wie möglich versandt werden können“, erklärt Roger Vilaplana.

Anlässlich der Installation von Easy WMS hat Caffè d‘Autore das Barcode-System im Lager eingeführt. „Wir hatten die Gelegenheit, unsere Arbeitsweise zu ändern, und die Lieferanten schicken uns nun bereits mit Barcodes gekennzeichnete Produkte. Der Aufwand hat sich gelohnt und wir konnten die Warenannahme dadurch merklich beschleunigen“, sagt der Leiter der technischen Abteilung.

Lagerung der Ware

Nach der Identifizierung der einzelnen Artikel weist ihnen das LVS einen Stellplatz abhängig von ihren Eigenschaften und der Nachfrage zu. Beispielsweise werden Produkte mit hoher Nachfrage in den leichter zugänglichen Bereichen gelagert, um ihre Ein- und Auslagerung zu beschleunigen.

Derzeit erfolgt die Zuweisung der Stellplätze nach der Methode der chaotischen Lagerhaltung. Obwohl der Begriff etwas anderes vermuten lässt, ist die Ordnung im Lager sehr streng. Easy WMS weist jedem Produkt unter Berücksichtigung seiner Nachfrage und der freien Lagerplätze einen Stellplatz zu.

Das LVS weiß immer in Echtzeit, wie hoch der Bestand ist und wo er sich befindet. „Wir haben an Zuverlässigkeit gewonnen und Fehlbestände, die sich auf alle Prozesse auswirken, minimiert“, sagt Vilaplana.

Die chaotische Lagerhaltung ist gut organisiert

Die Methode der chaotischen Lagerhaltung bietet folgende Vorteile für Caffè d’Autore:

• Platzoptimierung. Das Unternehmen nutzt alle freien Stellplätze besser aus.
• Schnelligkeit bei den Lagerarbeiten. Das LVS weist jedem Produkt automatisch einen Stellplatz zu. Die Lagerarbeiter brauchen sich weder die Anordnung des Lagers zu merken noch zu entscheiden, wo sie die Produkte platzieren.
• Gestaltung der Wege durch das Lager. Das LVS optimiert die Bewegungen der Lagerarbeiter, damit diese bei der Lagerung und Auftragszusammenstellung möglichst kurze Strecken zurücklegen müssen.
• Mehr Präzision. Dank der Überwachung durch Easy WMS werden Fehler bei der Auftragszusammenstellung und beim Wiederauffüllen der Regale vermieden.

Auftragszusammenstellung und Versand

Von seinem Lager aus schickt Caffè d’Autore Ersatzteile an seine Kunden und Techniker. Diese verfügen über Transporter, die als Lager dienen und wöchentlich aufgefüllt werden, wobei die Höchst- und Mindestbestände der Artikel berücksichtigt werden.

Bevor die Aufträge zusammengestellt werden, ordnet Easy WMS den Druck der entsprechenden Etiketten und Lieferscheine an. Die Kommissionierer stellen die Aufträge zusammen, die jeweils aus durchschnittlich 15 Positionen bestehen. Dazu durchlaufen sie das Lager gemäß den Anweisungen von Easy WMS, das ihnen sagt, zu welchem Stellplatz sie gehen und welche Artikel sie in welcher Menge entnehmen sollen. Die Kommissionierer tüten jeden Artikel ein, etikettieren ihn und verpacken die komplette Bestellung zusammen mit dem Lieferschein.

Anschließend werden die Bestellungen danach sortiert, ob sie für einen Kunden oder für die Transporter bestimmt sind. Die gute Organisation dieses Prozesses minimiert Fehler und beschleunigt den Versand der Ware.

Technologie mit Kaffeearoma

Caffè d‘Autore ist ein Unternehmen mit einem großen Ziel: sicherzustellen, dass Tausende von Menschen den Tag mit einer köstlichen Tasse Kaffee beginnen können. Um dies zu ermöglichen, hat das Unternehmen von jeher auf die Technologie gesetzt, mit der es eine fortschrittliche Überwachung aller Prozesse, Aufgaben und Ressourcen durchführen kann.

Seine Lieferkette ist komplex, da es 2.800 Artikelarten mit verschiedenen Abmessungen und Rotationen anbietet. Easy WMS von Mecalux hat deren Verwaltung jedoch vereinfacht, was zu einer Verbesserung der Produktivität und der Servicequalität geführt hat.

Easy WMS organisiert nicht nur die gesamte Ware im Lager, sondern auch die Lagerung und die Kommissionierung. Die Verfügbarkeit der Ware ist für Caffè d’Autore von großer Bedeutung. Die mehr als 150 Techniker, die in ganz Spanien verteilt sind, müssen stets über die notwendigen Ersatzteile verfügen, um die Kunden zeitnah bedienen zu können.

Vorteile für Caffè d’Autore

• Ständig verfügbarer Bestand: Easy WMS kontrolliert den Bestand von Caffè d’Autore und kennt den genauen Stellplatz jeder der 2.800 gelagerten Artikelarten. Dies hat das Ziel, die Arbeit planen zu können und den Versand der Ersatzteile zum richtigen Zeitpunkt zu gewährleisten.
• Eine komplette Lösung: Die Kommissionierregale und Easy WMS haben die Logistik von Caffè d’Autore vollständig verändert. Der direkte Zugriff auf die Produkte, den die Regale bieten, und die Überwachung durch das LVS helfen bei der Zusammenstellung der Aufträge.
• Dynamische Warenannahme: Das Unternehmen hat die Warenannahme, einen der Bereiche des Lagers, in dem die meiste Arbeit anfällt, vereinfacht. Früher benötigte man einen ganzen Tag zur Überprüfung der Artikel und mithilfe von Easy WMS wird dieser Vorgang nun in wenigen Stunden erledigt.