IRIS optimiert die Abläufe seines Lagers für IT-Geräte mit Easy WMS

IRIS: Installation, Wartung und Reparatur von Hardware

IRIS hat seinen Sitz in Billy-Berclau (Frankreich) und bietet IT-Lösungen und -Dienstleistungen für Unternehmen aller Industriebranchen, vor allem für den Einzelhandel und das Gesundheitswesen. Das Unternehmen bietet Hardware- und Wartungslösungen an, die auf die Anforderungen jedes einzelnen Kunden zugeschnitten sind, sowie einen Support an sieben Tagen in der Woche für Unternehmen mit Sitz in Frankreich. IRIS wurde 2009 gegründet und ist ein Unternehmen mit mehr als 300 Kunden, das in mehr als 30 Ländern vertreten ist und einen Jahresumsatz von mehr als 15 Millionen Euro erzielt.

IRIS legt großen Wert auf die Qualität seiner IT-Dienstleistungen. Seit fast 15 Jahren steht die Zufriedenheit seiner Kunden bei der Auslieferung der gewünschten IT-Lösungen an erster Stelle.

Mit dem Ziel der größtmöglichen Effizienz im Kundenservice kommt der Logistik bei IRIS eine Schlüsselrolle zu. Die termingerechte Lieferung von Hardware-Lösungen kann nur durch eine genaue Warenkontrolle erreicht werden. „IT-Ausrüstung ist nicht irgendein Produkt, sondern erfordert ideale Lagerungsbedingungen und eine schnelle Auslieferung in ganz Europa, damit ihre Betriebsbereitschaft, wenn angefordert, sofort gewährleistet ist“, sagt Yves Courtois, Leiter der Logistikabteilung des Unternehmens.

In Billy-Berclau, im Norden Frankreichs, befindet sich das 6.000 m² große Lager von IRIS. Es umfasst mehr als 9.000 Artikel, die an über 300 Kunden in Europa geliefert werden. Vor kurzem hat das Unternehmen die Lagerverwaltungssoftware Easy WMS von Mecalux implementiert, um die Abläufe zu optimieren und eine präzisere Warenkontrolle durchzuführen.

Bevor das Lager digitalisiert wurde, lief der gesamte Betrieb manuell ab. „Für die Ablauforganisation und Warenrückverfolgung kam unsere ERP-Business-Management-Software zum Einsatz. Die Mitarbeiter gaben jeden Tag die eingegangenen Artikel und die versandten Bestellungen in das System ein, was ein hohes Fehlerrisiko bedeutete“, so Courtois.

Als IRIS seinen Kundenstamm erweiterte und das Arbeitstempo im Lager zunahm, wurde sich das Unternehmen dessen bewusst, dass es für die Gewährleistung eines guten Kundenservices einer Erneuerung der Logistik bedurfte. „Wir wussten, dass die Organisation des Lagerbestands verbessert werden konnte. Das ERP-System war nicht in der Lage, die Stellplatzzuweisung zu optimieren. Dieser Prozess erschien uns jedoch unerlässlich, um anspruchsvolle Vorgänge wie die Kommissionierung zu vereinfachen. Wir mussten die Rückverfolgbarkeit der Waren von ihrem Eingang im Lager bis zu ihrem Versand nachvollziehen können, und dazu mussten wir eine fortschrittlichere Software für das Logistikmanagement installieren“, erklärt der Logistikleiter.

Nach Abwägung verschiedener Optionen entschied sich IRIS zur Verbesserung der Bestandskontrolle und Steigerung der Produktivität im Lager für die Installation der Verwaltungssoftware Easy WMS. „Wir haben uns für die Lösung von Mecalux entschieden, weil wir der Meinung waren, dass sie an die Besonderheiten unserer Anlage angepasst werden kann. Das System ist skalierbar: Es passt sich an Veränderungen im Unternehmen an, etwa an die Entwicklung des Umsatzes oder an die künftige Einführung neuer Technologien“, erklärt Courtois.

Eines der Hauptanliegen von IRIS war die Implementierung der Software. „Was uns wirklich überzeugt hat, war die unkomplizierte und schnelle Implementierung des Systems. In unserem Fall kommissionierten die Mitarbeiter die Aufträge schon nach kurzer Zeit gemäß den Anweisungen von Easy WMS“, sagt Courtois. Das technische Team von Mecalux arbeitete eng mit IRIS zusammen, um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden und alle Fragen zu klären.

Digitalisierte Logistik

Easy WMS ist in sämtliche Prozesse eingebunden, die im IRIS-Lager ablaufen, vom Wareneingang bei den Lieferanten bis hin zur Vorbereitung und Verteilung von mehr als 150 Bestellungen pro Tag an die Kunden in ganz Europa.

„Die Installation von Easy WMS war ein großer Schritt nach vorne in unserer Logistik“, sagt Courtois. Die Mitarbeiter brauchten nur eine kurze Einarbeitungszeit, um die verschiedenen Funktionen des Systems zu erlernen, und waren schnell mit ihm vertraut. Mit Hilfe von Funkterminals folgen sie den Anweisungen des Systems, das ihnen Schritt für Schritt sagt, wie sie die Hardware-Artikel finden können. „Unser Team ist von der Software begeistert, weil sie seine Arbeit vereinfacht hat. Die Kommissionierung ist jetzt viel schneller“, fügt der Logistikleiter hinzu.

Beim Wareneingang zum Beispiel haben die Mitarbeiter eine deutliche Verbesserung festgestellt. Jetzt müssen sie die im Lager eingetroffenen Produkte nicht mehr manuell in das ERP-System eingeben. Sie müssen lediglich den Barcode auf jeder Palette oder jedem Paket mit dem Funkterminal lesen, damit das System sie automatisch in der Datenbank registriert und ihnen einen Stellplatz zuweist.

Bei der Bestimmung des Stellplatzes der Artikel berücksichtigt Easy WMS Variablen wie die Artikelart, die Nachfrage oder, ob das Produkt Teil einer bereits von einem Kunden aufgegebenen Bestellung ist. Die Software von Mecalux wurde in das IRIS ERP integriert, so dass beide Systeme Informationen austauschen können, wodurch die Leistung der Anlage gesteigert wird. Zum Beispiel benachrichtigt das ERP Easy WMS über die Produkte, die im Lager eingehen werden, damit es überprüfen kann, ob die entsprechenden Waren tatsächlich eingetroffen sind.

Die Kommissionierung ist ein weiterer Vorgang, bei dem die Produktivität dank Easy WMS am stärksten gestiegen ist. „Unsere Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach IT-Produkten im Lager“, sagt Courtois. Das System unterstützt sie bei der Kommissionierung jeder Bestellung: Es zeigt ihnen, welche Artikel sie suchen müssen und wo sie sich genau befinden. Außerdem legt die Software den effizientesten Weg durch das Lager fest, so dass die Bediener nur den kürzesten Weg zurücklegen müssen.

„Durch die Organisation aller Warenbewegungen und der Mitarbeiter ist die Kontrolle der Lagerbestände komplett. Die Software kennt jederzeit den genauen Standort jedes Produkts und verhindert so Fehler“, erklärt Courtois. Die fortschrittliche Lagerverwaltung sorgt für einen wesentlich reibungsloseren Ablauf.

Personalisierter Service

Eine der Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet, ist die Personalisierung von IT-Geräten. Wenn zum Beispiel ein Kunde IT-Ausstattung für sein Unternehmen bestellt, stellt IRIS sicher, dass diese mit schon installierten Anwendungen geliefert wird, wobei berücksichtigt wird, dass jede Abteilung eine bestimmte Software benötigt. Für die Personalisierung der IT-Geräte hat IRIS die Software VAS (Value Added Services) implementiert. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung von Easy WMS mit den notwendigen Zusatzfunktionen, die sicherstellen, dass jede Bestellung in Übereinstimmung mit bestimmten Kundenanforderungen geliefert wird.

Bei der Kommissionierung von Aufträgen teilt das VAS den Mitarbeitern mit, ob die aus den Regalen entnommenen Produkte weiter verarbeitet werden müssen. In diesem Fall zeigt ihnen die Software, wohin sie die Geräte zur Konfiguration bringen müssen, bevor sie sie an die Kunden verteilen.

Der VAS ist auch am Recyclingprozess von IRIS beteiligt. Eine weitere Dienstleistung, die das Unternehmen im Rahmen seines Engagements für die Umwelt anbietet, ist die Rücknahme und Aufbereitung von IT-Geräten am Ende ihrer Lebensdauer. Das Unternehmen vernichtet die Daten und stellt die vertrauliche Behandlung der Informationen sicher, bevor es die Geräte wiederverwertet, um ihnen ein zweites Leben zu geben. Dabei sendet die Software Anweisungen an die Mitarbeiter, was mit jedem Produkt zu tun ist, ob es zur Entsorgung oder Reparatur gebracht werden soll. Die Digitalisierung hilft dem Unternehmen, gebrauchte IT-Geräte effizient zu verwalten und die Vorschriften einzuhalten.

Kontrollierter und schneller Versand

„Wir haben beim Versandprozess viel Zeit gespart, und sind jetzt viel schneller. Es ist nicht mehr notwendig, Dokumente und Etiketten für den Spediteur per Hand zu erstellen und zu drucken. Die Software erledigt das völlig selbstständig und schnell“, sagt Courtois.

IRIS hat die Multi-Carrier-Versandsoftware, eine Erweiterung von Easy WMS, zur Optimierung der Sendungen implementiert. Die Software organisiert präzise, schnell und fehlerfrei das Verpacken, Etikettieren und Versenden von Waren. Das System wurde in die von TNT und UPS, den Versandunternehmen von IRIS, verwendete Software integriert, um die Auftragsverwaltung zu automatisieren. Die Software hat den Versand vereinfacht: Wenn eine Bestellung abgeschlossen ist, wählt die Multi-Carrier-Versandsoftware das entsprechende Versandunternehmen aus und kommuniziert mit ihm, um die Daten zu erhalten, die für die Erstellung und den Druck der Etiketten und der Trackingnnummer erforderlich sind.

Die Transportunternehmen sind mit dem Lager synchronisiert, um die Arbeit der Lagermitarbeiter zu erleichtern. Gleichzeitig können die Spediteure viel flexibler sein und ihre Lieferungen schneller durchführen. Wenn sie im Lager von IRIS ankommen, müssen sie die Waren nur noch auf den LKW laden und sie anschließend verteilen.

Logistik im ständigen Wandel

Die Bedürfnisse der Kunden effizient zu erfüllen, bedeutet für IRIS, die Waren zu kontrollieren und die Abläufe zu optimieren. Das Unternehmen hat sich der Digitalisierung verschrieben, um die Logistikprozesse zu verbessern und sich leichter an Marktveränderungen anzupassen. In den letzten Jahren ist das Unternehmen stark expandiert, so dass es seine Tätigkeit umgestalten und anpassen musste.

„Jetzt, da wir eine digitale Logistik haben, sind unsere Zukunftsaussichten vielversprechender. Im Laufe des Jahres möchten wir ein neues, größeres Lager eröffnen, das es uns ermöglicht, unsere Kunden weiterhin zu beliefern und die neuen Funktionen der Software von Mecalux zu nutzen, um unseren Kunden weiterhin einen einwandfreien Service bieten zu können“, betont Courtois.

Dank Easy WMS haben wir unsere Logistikprozesse umgestaltet und sind jetzt viel schneller und effizienter bei der Verteilung der Waren an unsere Kunden. Die Software von Mecalux empfehlen wir Unternehmen, die eine hohe Lageraktivität haben.