Die Einkaufsgemeinschaft IXOS cealco optimiert seine Logistik für einen schnelleren Service

Immer im Wandel

IXOS Cealco ist eine Einkaufsgemeinschaft, die 1977 durch den Zusammenschluss mehrerer Großhändler aus dem Bereich Sanitär-, Klima- und Heizungstechnik gegründet wurde. Ihr Tagesgeschäft besteht aus dem Erwerb, der Lagerung und dem Versand der Artikel, die von den Unternehmen der Gruppe benötigt werden.

IXOS Cealco verfügt über zahlreiche Partner und Lieferanten, die zum Teil auf eine hundertjährige Geschichte zurückblicken können und dadurch wertvolles Wissen aus ihrer langjährigen Erfahrung gesammelt haben. Aus diesem Grund hat sich das Unternehmen zu einem der wichtigsten Unternehmen im Vertrieb von Sanitär- und Heizungsartikeln entwickelt.

In den letzten Jahren wurden zahlreiche Veränderungen im Unternehmen vorgenommen: Zum einen hat es seine eigene Marke (Concept) mit einer breiten Palette von mehr als 1.000 Artikeln für Sanitär- und Klimaanlagen eingeführt und seine internationale Präsenz in Ländern wie Deutschland, Frankreich, Belgien oder Polen durch die europäische Gruppe EDT ausgebaut. Hierbei handelt es sich um die größte Organisation in Europa, die unabhängige, auf Sanitär- und Heizungsprodukte spezialisierte Großhandelsunternehmen vertritt.

Auf der anderen Seite hat es eines seiner bisher ehrgeizigsten Projekte in Angriff genommen: den Aufbau einer Ladenkette in ganz Spanien unter dem Namen IXOS.

Manuel Hervás, Logistikleiter von IXOS Cealco, erklärt, worum es bei dem Projekt IXOS geht, das zwar mit vielen Bemühungen verbunden war, jedoch sehr erfolgreich ist: „Wir haben das gesamte Know-How aus unserer Erfahrung als Einkaufsgemeinschaft genutzt, um mehrere Geschäfte zu eröffnen. Unsere Idee ist es, viel näher bei unseren Kunden zu sein und ihnen schneller und effektiver zu helfen”.

Integration des LVS mit dem ERP

In der nur 26 km von Barcelona entfernten Stadt Granollers verfügt IXOS Cealco über ein 5.000 m² großes Lager, in dem es insgesamt 5.000 Artikelarten verwaltet. Hierbei handelt es sich um ein Multi-Channel-Lager, da die Geschäfte von IXOS sowie die 93 Verkaufsstellen der Partner, aus denen die Gruppe besteht, von dort beliefert werden. Derzeit gibt es nur sieben Geschäfte von IXOS im Norden Spaniens: 2019 wurde das erste Geschäft in Vitoria eröffnet, 2020 kamen drei Verkaufsstellen von IXOS im Baskenland und drei in Navarra hinzu, obwohl das Unternehmen plant, in den kommenden Monaten weitere zu eröffnen.

Das Lager besteht aus zwei Gebäuden: einem größeren, dem Hauptgebäude, in dem der Großteil der Waren gelagert wird, hauptsächlich Paletten und Rohre mit einer Länge zwischen 5 und 6 Metern, und einem kleineren, direkt danebengelegenen Gebäude, in dem Aufträge mit kleineren Artikeln zusammengestellt werden.

Mit der Eröffnung der Geschäfte von IXOS hat die Komplexität der Abläufe im Lager zugenommen. Es werden nicht nur eine große Anzahl sehr unterschiedlicher und vielfältiger Artikelarten verwaltet, sondern auch viele Aufträge zusammengestellt, sowohl für die physischen Geschäfte als auch für die Partner von IXOS Cealco. Daher begann das Unternehmen, seine gesamte Logistik zu modernisieren und zu verbessern.

Zuvor überwachte das Unternehmen seine Lieferkette mithilfe des ERP-Systems Sage X3 und Microsoft Dynamics NAV. Diese Systeme eignen sich für die Durchführung der grundlegendsten Aufgaben im Lager, z.B. für die Verfolgung der Annahmen und des Versands sowie für die Zusammenstellung einer begrenzten Anzahl von Aufträgen. Als diese jedoch zunahmen, musste das Unternehmen die Prozesse anpassen.

Das Unternehmen suchte nach einem ausgefeilteren und fortschrittlicheren System für seine Logistik, mit dem die Produktivität des Lagerbetriebs gesteigert werden konnte. Manuel Hervás erläutert: „Schon zu diesem Zeitpunkt wollten wir ein Lagerverwaltungssystem (LVS) mit bestimmten Funktionen und einem guten Ruf auf dem Markt implementieren”.

Der Logistikleiter von IXOS Cealco fügt ebenfalls hinzu, dass „unsere Priorität darin bestand, sicherzustellen, dass das LVS problemlos in das ERP-System integriert werden kann und dass es sich an Veränderungen im Unternehmen anpassen lässt. Dieses Lager ist das erste, das für das Projekt IXOS verwendet wird. Wir hoffen jedoch, in Zukunft weitere Geschäfte und Lager zu eröffnen, und wir möchten, dass sich alle ebenso gut integrieren lassen”.

Nach dem Vergleich verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für Easy WMS, das Lagerverwaltungssystem von Mecalux. „Dieses System wurde uns empfohlen, weil seine Kapazitäten und Funktionalitäten auf unsere Anforderungen abgestimmt sind. Als wir sahen, dass es sich problemlos in unser ERP-System Sage X3 integrieren lässt, waren wir sofort restlos überzeugt”, sagt Manuel Hervás.

Ziel dieser Integration ist es, dass sowohl das LVS als auch das ERP von IXOS Cealco permanent in beiden Richtungen miteinander kommunizieren. Auf diese Weise übertragen beide Systeme Daten und Informationen, um eine höhere Produktivität bei den Abläufen zu erreichen.

Optimierung der Betriebsabläufe

Im Lager werden vor allem zwei Vorgänge durchgeführt: die Warenannahme sowie die Zusammenstellung und der Versand von Aufträgen.

Mit Easy WMS können diese auf zwei verschiedene Arten optimiert werden. Einerseits durch die Bestandskontrolle, um Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden, die zu Unterbrechungen im Betrieb führen würden. Andererseits, indem die acht Bediener im Lager bei ihrer Arbeit angeleitet und die Routen durch das Lager so gestaltet werden, dass die zurückzulegenden Strecken minimiert werden.

Die Bediener verwenden mobile Handscanner, mit denen sie in Echtzeit mit dem LVS kommunizieren. „Unsere Mitarbeiter arbeiten seit Jahren mit diesem System. Als wir uns für die Implementierung von Easy WMS entschieden haben, haben wir betont, dass das neue System intuitiv und einfach zu bedienen sein sollte”, fügt der Logistikleiter hinzu.

Deutliche Verbesserungen bei der Warenannahme
Manuel Hervás stellt fest, dass „Easy WMS uns besonders geholfen hat, die Warenannahme zu verbessern. Wir sind jetzt effizienter und schneller als zuvor, obwohl wir die gleichen personellen Ressourcen einsetzen”. Täglich werden zwischen 50 und 60 Paletten aus Spanien, aber auch aus anderen Ländern wie Italien, Deutschland oder Bulgarien angenommen.

Das ERP benachrichtigt Easy WMS im Voraus über die Artikel, die ankommen werden, sodass die Bediener sie anschließend überprüfen und sicherstellen können, dass keiner von ihnen fehlt. Die Verwendung von Versandvorankündigungen (Advanced Shipping Notice, ASN) gewährleistet eine hohe Sicherheit der Waren und minimiert gleichzeitig das Fehlerrisiko.

25% der Paletten verfügen nur über eine Artikelart. Diese Paletten sind mit einem Etikett versehen, das die Bediener lediglich mit ihrem Handscanner lesen müssen, damit das LVS erkennen kann, um welchen Artikel es sich handelt.

Darüber hinaus werden auch einzelne Produkte oder unterschiedliche Artikelarten geliefert, die, sobald sie identifiziert sind, gemäß Easy WMS in Paletten gruppiert werden müssen.

Sobald alle Artikel identifiziert sind, weist das LVS ihnen dann unter Berücksichtigung ihrer Eigenschaften und Nachfrage einen Stellplatz zu. Manuel Hervás merkt an, dass „das Kriterium bei der Lagerung von Waren das FIFO-Kriterium (first in, first out) ist. Auch wenn unsere Produkte kaum ein Verfallsdatum haben, stellen wir sicher, dass sie unter Berücksichtigung der Reihenfolge ihres Eintreffens im Lager auch versandt werden”.

Einige der angenommenen Produkte werden direkt versandt, ohne dass sie gelagert werden müssen. Diese Arbeitsmethode, das so genannte Cross-Docking, sorgt für mehr Schnelligkeit beim Versand und hält Lagerplatz frei. Diese Methode wird angewandt, wenn ein angenommenes Produkt Teil einer ausstehenden Bestellung ist.

Spezialisierte Bediener für Aufträge und Artikel
Das ERP benachrichtigt Easy WMS auch über Aufträge, die zusammengestellt und versandt werden sollen. Täglich werden 35-40 Aufträge mit jeweils 30-35 Linien versandt. Insgesamt werden bis zu 60 Paletten, was ungefähr zwei LKWs voller Waren entspricht, zusammengestellt.

Die Bediener sind auf bestimmte Artikeltypen, Arbeitsbereiche und -geräte spezialisiert. Zum Beispiel entnimmt der Bediener, der Aufträge mit Rohren zusammenstellt, ausschließlich Rohre und handhabt diese. Easy WMS sendet kundenspezifische Aufträge an jeden Bediener, wobei sein Standort im Lager und damit die ihn umgebenden Artikel berücksichtigt werden.

Es wird die Methode der Gruppierung von Aufträgen angewendet, bei der mehrere Aufträge während einer Route durch das Lager zusammengestellt werden. Die meisten Bestellungen bestehen aus Bestand, der sich in mehr als einem Lagerbereich befindet, sodass mehrere Bediener einen Teil jedes Auftrags zusammenstellen und den von ihnen kommissionierten Bestand im Konsolidierungsbereich platzieren.

Dort werden die Artikel, aus denen ein Auftrag besteht, auf Paletten gruppiert. Anschließend werden diese umreift, etikettiert und zur Versandrampe transportiert, wo sie bis zur Verladung in den LKW verbleiben.

Auch beim Beladen eines LKWs befolgen die Bediener die Anweisungen des LVS. Es teilt ihnen mit, welche Waren in welcher Reihenfolge in den LKW geladen werden müssen. So werden z.B. die Artikel, die zuerst ausgeliefert werden, als letztes in den LKW geladen.

Fortschritt bei der Lagerverwaltung

Die Einkaufsgemeinschaft IXOS Cealco hat sich für eine flexiblere Gestaltung seiner Lieferkette durch die Installation des Lagerverwaltungssystems Easy WMS von Mecalux entschieden. Mit dieser Software kann das Unternehmen nicht nur einen kontinuierlichen Betrieb gewährleisten und die Anforderungen der Unternehmen dieser Gruppe erfüllen, sondern sich auch an neue Marktentwicklungen anpassen.

Das Unternehmen verwaltet sein Lager nicht mehr nur mit dem ERP, sondern nun auch mit einem LVS und erzielt damit eine höhere Leistung bei sämtlichen Prozessen. „Das LVS ist an unsere Arbeitsabläufe und an die Besonderheiten unseres Lagers angepasst worden”, betont der Logistikleiter von IXOS Cealco.

Nachdem das Unternehmen die Verwaltung seines Lagers optimiert hat, ist eine der möglichen Verbesserungen in Zukunft die Durchführung einer genaueren Kontrolle der in seinen Lagern verfügbaren Bestände. Hierzu könnte das Modul Store Fulfillment implementiert werden, ein System, das die Vorgänge in den Läden und im Lager koordiniert und Artikel fehlerfrei umlagert.

Easy WMS wird speziell auf die Anforderungen der einzelnen Unternehmen zugeschnitten. Daher verfügt IXOS Cealco über eine effiziente Logistik, die einen schnellen Service bietet.

Manuel Hervás - Logistikleiter von IXOS Cealco
„Eines der wichtigsten Merkmale von Easy WMS ist die einfache Integration mit unserem ERP-System Sage X3. Easy WMS hat sich auch an die Abläufe in unserem Lager angepasst und diese verbessert. Jetzt können wir allen Veränderungen in der Branche, wie z.B. der Eröffnung weiterer Geschäfte und Lager, in Zukunft sicher entgegentreten”.

Vorteile für IXOS Cealco

• Anpassungsfähiges System: Easy WMS kann an Markttrends und -veränderungen angepasst werden, die in Zukunft für IXOS Cealco zu erwarten sind, z. B. die Eröffnung weiterer Geschäfte von IXOS.
• Integration in das ERP-System: Easy WMS wurde in das ERP-System Sage X3 von IXOS Cealco integriert. Die beiden Systeme tauschen Daten und Informationen aus, um die Abläufe im Lager zu optimieren.
• Mehrere Artikelarten: Das LVS kontrolliert den gesamten Bestand, der sich aus 5.000 Artikelarten mit unterschiedlichen Abmessungen und Eigenschaften zusammensetzt.
• Vielfalt von Aufträgen: Das System organisiert und überwacht auch die Auftragszusammenstellung. Die Aufträge können sowohl an die Verkaufsstellen der Unternehmen, die zu IXOS Cealco gehören, als auch an die Geschäfte von IXOS versandt werden.