Digitale Kontrolle der anspruchsvollen Healthcare Logistik

Medis-M: Priorität für die Gesundheit der Bevölkerung

Medis-M mit Sitz in Maribor, Slowenien, ist ein Großhändler, der auf Arzneimittel und medizinische Geräte für Apotheken, Krankenhäuser und Pflegeheime spezialisiert ist. Die Gesundheit der Bevölkerung gehört zu den Prioritäten des Unternehmens. Aus diesem Grund verfügt Medis-M über ein umfangreiches Portfolio an medizinischen Geräten der bekanntesten Marken und kann somit die anspruchsvollsten Anforderungen der Fachkräfte im Gesundheitswesen erfüllen.

• Gründungsjahr: 1996
• Kunden: +300
• Anzahl der Artikelarten: 3.300

Die Logistik der Unternehmen im Gesundheitswesen ist komplex und zunehmend anspruchsvoll. Hinter den Kulissen der Lieferkettenprozesse steht viel auf dem Spiel: die menschliche Gesundheit. Die Globalisierung, die handelsüblichen Anforderungen und die gesetzlichen Vorschriften zwingen Unternehmen - so auch Medis-M - ihre Abläufe zu perfektionieren, um einen individualisierten Kundenservice zu bieten.

In Maribor, der zweitgrößten Stadt Sloweniens, hat der Großhändler für medizinische Geräte Medis-M beschlossen, sein Geschäft mit der Software von Mecalux auszubauen. Rok Krsnik, Leiter der Logistikabteilung, erklärt, warum das Unternehmen beschlossen hat, seine Prozesse zu modernisieren: „Als unsere Auftragszahlen und Versandmengen in die Höhe schnellten, wurde uns klar, dass wir unseren Kundenservice verbessern mussten. Es bedurfte einer Änderung.“

Für Medis-M zählt die Verwaltung der 3.300 Artikel zu den wichtigsten Prozessen im Tagesgeschäft: „Unser Ziel war eine genaue Übersicht über den Bestandsstatus,“ bekräftigt Krsnik. Pharmazeutische und medizinische Produkte erfordern eine gesonderte Handhabung, um einen mängelfreien und sicheren Verbrauch zu gewährleisten. Die kontinuierliche Identifizierung der Waren und deren Rückverfolgung sind unerlässlich, um sie unter den richtigen Bedingungen lagern zu können. Bevor das Lager digitalisiert wurde, verwaltete Medis-M die Waren manuell. Im Wareneingangsbereich notierten die Mitarbeiter die Chargennummer und das Verfallsdatum jedes eingegangenen Artikels auf einem Lieferschein und gaben die Daten anschließend in die ERP-Software des Unternehmens ein. „Es war ein mühsamer Prozess mit hohem Fehlerrisiko, zumal einige der Produkte sehr ähnlich sind“, beschreibt Krsnik.

Unternehmen, die mit Arzneimitteln arbeiten, stehen vor der Herausforderung, bei der Warenauslieferung flexibel zu bleiben, um die engen Lieferfristen einzuhalten. „Zudem wollten wir den Kommissionierungsprozess verbessern“, fügt der Logistikleiter hinzu, denn die Leistung der Kommissioniervorgänge wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus.

Das Medis-M-Lager ist in zwei Bereiche unterteilt: ein Bereich von 310 m², in dem kleine Produkte gelagert werden, und ein anderer von 564 m² für sperrige Artikel. In beiden Bereichen kommissionieren die Mitarbeiter die Artikel für die jeweiligen Aufträge und gruppieren sie dann im Konsolidierungsbereich. Die mangelnde Koordinierung zwischen beiden Lagerbereichen führte dazu, dass einige Aufträge unvollständig waren und erst auf den Eingang der Produkte gewartet werden musste, bevor sie an Apotheken, Krankenhäuser und Pflegeheime ausgeliefert wurden.

Digitalisierung der Logistik

Medis-M war der Meinung, dass die Nutzung digitaler Technologien die beste Lösung sei, um einen Überblick über Waren und Prozesse zu behalten. „Früher haben wir unsere Logistik mit dem ERP gesteuert, unser Ziel war jedoch die Einführung eines ausgeklügelteren Systems, das speziell zur Produktivitätssteigerung der Lagerabläufe entwickelt wurde“, bekräftigt Krsnik.

Das Unternehmen entschied sich für die Digitalisierung seiner Logistik mit einer Lagerverwaltungssoftware, die sowohl eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller Produkte sicherstellt als auch dazu beiträgt, strategische Entscheidungen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe zu treffen. Medis-M suchte die Zusammenarbeit mit dem Technologieunternehmen Špica, denn nach den Worten von Krsnik arbeiten dort „Experten, die digitale Lösungen für das Lieferkettenmanagement entwickeln.“ Im Anschluss an eine Analyse der logistischen Anforderungen schlug Špica Medis-M die Installation von Easy WMS vor, einer Software, die von Mecalux entwickelt und in mehr als 1.000 Anlagen in 36 Ländern eingesetzt wird: „Sie versicherten uns, dass es an die logistischen Strukturen unseres Unternehmens angepasst werden kann“, sagt Krsnik.

Easy WMS wurde mit dem ERP-System von Medis-M verknüpft. Der daraus resultierende bidirektionale Datenaustausch kann zur Steigerung der operativen Leistung beitragen. Dies lässt sich folgendermaßen erklären: Aufgrund der Verknüpfung beider Programme kennt Easy WMS alle Details der Produkte und informiert das ERP in Echtzeit über die Bewegungen der einzelnen Artikel. Seit der Installation von Easy WMS hat Medis-M seine Lagerproduktivität um 36 % gesteigert und Kommissionierungsfehler um 51 % reduziert.

Verwaltung der Betriebsabläufemit Easy WMS

„Ein technisches Merkmal, das wir an Easy WMS besonders schätzen, ist seine Fähigkeit zur Prozessüberwachung, wodurch Fehlerrisiken minimiert werden. Die Software ist zudem sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Neue Mitarbeiter lernen innerhalb kürzester Zeit, mit Easy WMS zu arbeiten“, erklärt Krsnik.

Die Mecalux-Software ist in alle Prozesse des Medis-M-Lagers involviert, vom Wareneingang bis zur Auslieferung der Bestellungen an die Kunden.

• Wareneingang. Sobald die von den Lieferanten aus Slowenien, Deutschland oder den Vereinigten Staaten gelieferten Produkte eintreffen, lesen die Mitarbeiter mit ihren Handscannern den Barcode jedes Produkts ab, so dass es automatisch im System registriert wird. „Jetzt ist die Arbeit im Wareneingang viel einfacher als früher: Die Mitarbeiter müssen nur noch den Barcode der Artikel scannen“, sagt Krsnik. Dank der Verknüpfung mit dem ERP-System erfasst Easy WMS die logistischen Eigenschaften jedes Produkts.
• Lagerung. Easy WMS weist jedem Produkt einen Stellplatz zu. Um eine Strategie für die automatische optimierte Lagerplatzzuordnung zu entwickeln, arbeitet das Programm mit Regeln und Algorithmen, die Variablen wie z. B. den Artikel jedes Produkts oder seine Abmessungen berücksichtigen. „Die Ware wird nach dem FEFO-Prinzip verwaltet, d.h. der Artikel mit dem frühesten Ablaufdatum wird als erster entnommen”, sagt Krsnik.
• Bestandskontrolle. Da alle Produkte ab dem Zeitpunkt ihres Eintreffens im Lager identifiziert werden, kann Easy WMS die Waren überwachen und ihnen einen Stellplatz zuweisen. Das Softwaresystem gleicht die eingegangenen mit den versendeten Artikeln ab, um die Anzahl der verfügbaren Einheiten jedes Artikels zu ermitteln. Easy WMS organisiert die Warenbeschaffung, indem es dem ERP die Menge der zu beschaffenden Produkte mitteilt, um deren Verfügbarkeit für die Kommissionierung zu gewährleisten.
• Kommissionierung. Die Aufträge werden nach Gruppierung und nach Arbeitsbereichen zusammengestellt. „Der Lagerist arbeitet nur in dem Bereich, der ihm von Easy WMS zugewiesen wurde, und kommissioniert dort in einem Durchlauf die Produkte für mehrere Aufträge“, erklärt der Logistikleiter. Wenn ein Auftrag Artikel aus verschiedenen Lagerbereichen enthält, organisiert Easy WMS die sofortige Kommissionierung in beiden Zonen, um sicherzustellen, dass die Produkte so schnell wie möglich im Konsolidierungsbereich zusammengeführt werden. Easy WMS zeigt den Lagermitarbeitern an, wie sie den jeweiligen Auftrag zusammenstellen müssen: Sie erhalten die Information, zu welchem Stellplatz sie sich begeben müssen, welche Artikel zu lokalisieren sind und welche Menge davon zu entnehmen ist.
• Konsolidierung. Vor dem Versand an die Endkunden werden die Waren aus den verschiedenen Lagerzonen im Konsolidierungsbereich gruppiert und verpackt. Anhand der Anweisungen von Easy WMS sortieren die Mitarbeiter nicht nur die Artikel, sondern überprüfen auch, ob bei der Kommissionierung Fehler entstanden sind.
• Versand. Jeden Monat werden mehr als 2.000 Aufträge an Medis-M-Kunden in ganz Slowenien ausgeliefert. Im Versandbereich sind die Aufträge nach der Lieferadresse geordnet. Die Bediener scannen einfach den Barcode der Aufträge und folgen den Easy WMS-Anweisungen, um die Produkte fehlerfrei in den entsprechenden Lieferwagen zu verladen.

Agilität und Rückverfolgbarkeit

Mit der Multifunktionssoftware Easy WMS verfügt Medis-M über eine hochentwickelte Logistik, die sich an Veränderungen im Unternehmen anpassen kann. Die Rückverfolgbarkeit der Produkte gehört zu den wesentlichen Verbesserungen, die das Unternehmen bereits verzeichnen konnte. Eine detailliertere Bestandskontrolle reduziert das Fehlerrisiko in den Abläufen und ermöglicht die Rückverfolgung aller Warenbewegungen bis hin zur Auslieferung der Aufträge an die Kunden.

Die Mecalux-Software ist dafür ausgerichtet, die Produktivität des Unternehmens zu steigern und wichtige Arbeitsabläufe wie die Kommissionierung zu rationalisieren. „Dafür zeigt die Software die optimalen Routen durch das Lager an, so dass die Bediener nur den kürzesten Weg zurücklegen müssen” gibt Krsnik an.

Eine integrierte Lieferkette ist der Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens. Dank der Digitalisierung konnte Medis-M Arzneimittel und Medizinprodukte mit sämtlichen Sicherheitsgarantien verwalten und vertreiben. Die Koordination und Synchronisation der Lagerprozesse sollen zu einem Ziel führen: die schnelle und fehlerfreie Warenlieferung an den Kunden.

Ein technisches Merkmal, das wir an Easy WMS besonders schätzen, ist seine Fähigkeit zur Prozessüberwachung, wodurch Fehlerrisiken minimiert werden. Mit Easy WMS haben wir unsere Lagerproduktivität um 36 % gesteigert. Die Software ist zudem sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Neue Mitarbeiter lernen innerhalb kürzester Zeit, mit Easy WMS zu arbeiten.