Beschaffung: der Schlüssel für eine effiziente Leistung

Zwischen der Beschaffung und der Leistung, die ein Unternehmen bietet, besteht eine enge Beziehung, denn jedes Unternehmen muss sich zuerst mit Ressourcen versorgen, um seine Tätigkeit ausüben zu können. Die Beschaffung oder Bereitstellung steht mit dem konstanten Fluss von Lieferungen, Materialien und Dienstleistungen in Verbindung. Für eine effiziente Beschaffung ist eine korrekte Bestandsverwaltung unverzichtbar.

Bei der Organisation der Beschaffung des Lagerbestands muss zunächst gefragt werden: Wann muss eine Bestellung durchgeführt werden und wie viele Einheiten jedes Produkts werden benötigt? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen, analysieren den Beschaffungszyklus und erklären die mit diesem Prozess verbundenen Abläufe.

Definition von Beschaffung

Was ist Beschaffung? Die Beschaffung wird definiert als der Logistikvorgang, der zum Ziel hat, Rohstoffe oder Waren im Allgemeinen an ein Lager, ein Logistikzentrum, eine Fabrik oder ein Geschäft zu liefern, um die korrekte Ausführung der unternehmerischen Tätigkeit (Produktion, Vertrieb oder Verkauf) sicherzustellen. Das Konzept der Beschaffung steht auch mit Begriffen wie Lieferung, Bereitstellung oder Versorgung im Zusammenhang.

Aus Sicht des Lagers ist die Bedeutung der Beschaffung mit dem Bestellpunkt verbunden. Wenn der Bestand einer bestimmten Artikelart unter einem zuvor (beispielsweise durch das Wilson-Modell) bestimmten Niveau liegt, muss ein Auftrag für einen Kauf oder eine Wiederbeschaffung erteilt werden, um einen Fehlbestand zu vermeiden, der wiederum zu Umsatzverlusten oder sogar zum Produktionsstopp führen kann. Aus diesem Grund ist die Beschaffungsverwaltung von entscheidender Bedeutung für die Entwicklung des Geschäfts.

Der Beschaffungszyklus

Der Beschaffungszyklus umfasst alle Vorgänge vom Zeitpunkt des Kaufs oder der Anforderung der Bestände bis zum Eingang des Produkts in der Einrichtung (Lager, Fabrik oder Filiale).

Dieser Zyklus variiert je nachdem, ob es sich um Herstellungs-/Industrieunternehmen oder Handelsunternehmen handelt.

• Herstellungs- oder Industrieunternehmen: Der Beschaffungszyklus verbindet das Lager mit dem Produktionszentrum. Der Rohstoff wird in den Regalen gelagert, bis er an den Produktionslinien benötigt wird. Nachdem der Rohstoff in das Endprodukt umgewandelt wurde, wird dieses bis zu seinem Versand gelagert.
• Handelsunternehmen: In diesem Fall ist der Beschaffungszyklus einfacher, da das gehandelte Produkt nicht umgewandelt werden muss. Das Unternehmen kauft und lagert die bereits fertiggestellten Waren, bis diese an den Endkunden, an ein Ladengeschäft oder an ein anderes Lager versandt werden.

Welche Vorgänge umfasst die Beschaffung?

Um eine effiziente Beschaffung durchführen zu können, sind die folgenden Vorgänge zu berücksichtigen:

• Analyse der Anforderungen. Welche Ressourcen werden benötigt, um die Tätigkeit des Unternehmens während eines konkreten Zeitraums zu gewährleisten? Es ist wichtig, zu bestimmen, welche Menge an Materialien, Hilfsmitteln und Dienstleistungen benötigt wird, um ein Produkt zu produzieren oder zu vertreiben.
• Einkauf. Die Transaktion, bei der die richtigen Mengen der notwendigen Ressourcen und Dienstleistungen zum günstigsten Preis beschafft werden. Es ist wichtig, einen Lieferanten zu wählen, der neben einem wettbewerbsfähigen Preis auch die Qualität und die Einhaltung der vereinbarten Lieferfrist gewährleisten kann. Dabei ist die Vorlaufzeit (Lead Time) ein entscheidender Faktor.
• Wareneingang und Lagerung. Die Ressourcen kommen im Laderampenbereich an und werden in den Regalen gelagert, bis sie an den Produktionslinien benötigt werden. Die Fertigprodukte werden ebenfalls gelagert, nachdem sie das Herstellungszentrum verlassen haben.
• Versorgung und Versand. Die Produktionsanlage muss mit den Ressourcen versorgt werden, die für eine ununterbrochene produktive Tätigkeit erforderlich sind, und ebenso muss die Ware versandt werden, mit der ein anderes Lager oder ein Ladengeschäft beliefert wird. An diesem Punkt sind effiziente Abläufe besonders wichtig: Ein Überbestand kann zu Engpässen führen und die Lagerkosten erhöhen.
• Bestandsverwaltung. Eine effiziente Bestandsverwaltung hat einen direkten Einfluss auf die Leistung aller am Beschaffungszyklus beteiligten Abläufe.

An den mit der Beschaffung verbundenen Vorgängen sind verschiedene Abteilungen des Unternehmens beteiligt: von der Verwaltungs- und der Einkaufsabteilung, die für die Planung des Einkaufs der Ware zuständig ist, bis zum Versand der Ware, die sich bereits im Lager befindet, an den Kunden. Die Organisation und Koordination zwischen den einzelnen Abläufen ist entscheidend, um eine effiziente Beschaffung zu erreichen.

Probleme einer ineffizienten Beschaffung

Falls die Beschaffung nicht effizient durchgeführt wird, können ernsthafte Probleme auftreten. Die häufigsten davon sind:

• Unterversorgung oder Fehlbestände. Fehlbestände führen zu Umsatzverlusten, Produktivitätseinbußen oder im schlimmsten Fall zu einem Produktionsstopp, da die Produktionslinien nicht mit den Ressourcen versorgt werden, die für die Durchführung ihrer Tätigkeit unerlässlich sind. Es wird empfohlen, immer über einen Sicherheitsbestand zu verfügen, der im Falle unvorhergesehener Vorkommnisse in Verbindung mit Nachfrageschwankungen eingesetzt werden kann, um Fehlbestände zu vermeiden.
• Inaktiver Bestand. Dieser liegt vor, wenn mehr Produkte als benötigt eingekauft wurden und der Bestand im Laufe der Zeit veraltet, wodurch unnötige Lagerkosten entstehen.
• Abhängigkeit von Lieferanten. Dies ist üblicherweise der Fall, wenn das Unternehmen seine Beschaffung nach der Just-in-Time-Methode organisiert. Was bedeutet das? Der Nachschub wird erst dann beschafft, wenn er benötigt wird, daher wirkt sich jeder Vorfall bei Lieferanten auf den gesamten Beschaffungszyklus aus.

Alle Probleme, die mit ineffizienten Beschaffungsvorgängen zusammenhängen, haben eine gemeinsame Folge: einen deutlichen Anstieg der Betriebskosten. Von einer guten Beschaffungsverwaltung hängt ab, ob das Unternehmen günstigere Preise und einen besseren Service bieten und insgesamt wettbewerbsfähiger sein kann.

Die Beschaffung mit einer LVS

Lässt sich die Beschaffungsverwaltung mithilfe einer Lagerverwaltungssoftware verbessern? Auf jeden Fall. Ein organisiertes und koordiniertes Lager ist der Schlüssel zu einer effizienten und für das Unternehmen profitablen Beschaffungsverwaltung.

Mit einer LVS kann die Höhe des Lagerbestands in Abhängigkeit von der Versorgungsstrategie verwaltet werden: Just-in-Time, synchronisiert mit der Produktion oder unter Verwendung eines Sicherheitsbestands.

Zum Beispiel verfügt Easy WMS von Mecalux über das Modul LVS für die Produktion, das eine ununterbrochene Versorgung der Produktionslinien mit Rohstoffen sicherstellt, da es den Versorgungspuffer mit der Produktion synchronisiert. Dies bedeutet, dass eine genaue Verfolgung des Zustands der Rohstoffe und der genauen Menge, die in jedem Schritt verwendet wurde, vorgenommen wird. Neben vielen anderen Funktionen verwaltet dieses Modul die Materialliste (BOM), eine vollständige Liste der Rohstoffe, der Werkstücke und der Werkzeuge, die für die Herstellung eines bestimmten Produkts notwendig sind.

Außerdem synchronisiert das System, das mit einem MES verbunden ist, nicht nur die Lagerabläufe mit den Produktionsprozessen, um deren Versorgung sicherzustellen, sondern ermöglicht zudem die Rückverfolgbarkeit aller Prozesse und eine Übersicht über die Artikel in Echtzeit.

Der beste Partner der Produktionskette

Eine der wichtigsten Aufgaben in der gesamten Lieferkette ist die Beschaffungsverwaltung. Die Kontrolle des Bestands zur Bestimmung der Menge, mit der gearbeitet werden muss, sowie die Festlegung der Häufigkeit der Lieferantenbestellungen, um dem Bedarf der Produktionskette zu entsprechen, sind komplizierter als es scheint.

Um dies zu erreichen, verfügt Mecalux über die besten Logistiklösungen, sowohl für die Lagerung als auch die Verwaltung, mit denen Sie eine effiziente Beschaffung sicherstellen können. Wenn auch Sie davon überzeugt sind, dass die Digitalisierung der Prozesse gleichbedeutend mit geschäftlichem Erfolg und Rentabilität ist, setzen Sie sich mit Mecalux in Verbindung. Wir helfen Ihnen die Logistiklösung zu finden und zu implementieren, die sich am besten an Ihre Bedürfnisse anpasst.