Was ist eine Inventur und wie hält man sie auf dem neuesten Stand

Ein Unternehmen muss wissen, was die Inventur ist, um die Verfügbarkeit von Waren und den reibungslosen Ablauf von Projekten zu gewährleisten.

Was ist eine Inventur im Unternehmen?

Eine Inventur ist ein unverzichtbares Instrument zur Kontrolle von Waren, Vermögenswerten oder Erzeugnissen und umfasst eine detaillierte Liste der Waren, die sich im Besitz eines Unternehmens befinden. Diese Erfassung kann von Rohstoffen, die für die Herstellung verwendet werden, über Halbfertigprodukte bis hin zu vertriebsfertigen Fertigerzeugnissen reichen. 

Das Verb „inventarisieren“ bezieht sich auf die Erstellung eines Inventars. Das bedeutet, eine geordnete und genaue Liste der Dinge zu erstellen, die einer Person, einem Unternehmen oder einer Gemeinschaft gehören, oder der Dinge, die sich an einem Ort befinden. In häuslichen Umgebungen oder sehr kleinen Lagern lassen sich die Artikel anhand von Listen oder manuellen Aufzeichnungen nachverfolgen. In mittleren oder großen Unternehmen ist die Implementierung eines Lagerverwaltungssystems wie Easy WMS für diese Aufgabe jedoch unerlässlich. Unternehmer legen großen Wert auf die Bestandsverwaltung, um einen ausreichenden Bestand für ihren Betrieb zu gewährleisten.

Wozu dient die Inventur?

Die laufende Aktualisierung der Inventur des Unternehmens liefert wertvolle Informationen, die bei der Entscheidungsfindung und bei der Entwicklung von Strategien berücksichtigt werden sollten. Das sind einige der Gründe, warum Inventuren durchgeführt werden:

• Aufzeichnung der Aktivitäten: Eine gut geführte Inventur funktioniert wie eine Datenbank der Vermögenswerte. Darin werden relevante Merkmale wie Produktname, Beschreibung, Wert, Standort und Referenznummer festgehalten.

• Bestandskontrolle: Erfolgt dies in einer erschöpfenden oder automatisierten Weise, lassen sich auch das Datum des Eingangs, des Ausgangs und der Status aller Waren feststellen. Auf diese Weise können Zwischenfälle wie Lieferengpässe vermieden werden.

• Reduzierung der Kosten: Dank vollständiger Bestandsinformationen lassen sich Situationen leichter erkennen, in denen z. B. aufgrund von Verwaltungsfehlern, ineffizienten Eingängen, Bruch oder Diebstahl ein Fehlbestand entstanden ist.

• Darstellung der Unternehmensleistung: Die Inventur fasst zusammen, was produziert und was verkauft wurde, und ist somit ein Gradmesser für die Arbeit des Unternehmens und deren Resonanz auf dem Markt. So lässt sich überprüfen, welche Produkte stärker bewegt werden und welche sich zu lange im Betrieb befinden.

• Zufriedenstellung der Kunden: Wenn man genau weiß, welche Artikel in welcher Menge verfügbar sind, kann man die Aufträge zeitnah erfüllen, was zu einer guten Bewertung des Dienstes durch die Nutzer führt.

• Vorwegnahme der künftigen Nachfrage: Die Einführung eines effektiven Ressourcenmanagementsystems ist auch im Hinblick auf die Vorwegnahme des Marktbedarfs nützlich. Dies ist z. B. bei der Vorhersage der Nachfrage nach saisonalen Produkten von besonderer Bedeutung.

Welche Bedeutung hat die Inventur in der Unternehmensbuchhaltung?

Neben der Erleichterung des Tagesgeschäfts und der Arbeit bietet die Inventur im Lager eine Reihe von Vorteilen, die den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem stagnierenden Unternehmen ausmachen können. Mit diesen Dokumenten können Unternehmen ihre laufenden Vermögenswerte, ihre Bilanz und ihre Finanzberichterstattung besser bewerten und ihre Gewinne maximieren – ohne die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen.

• Verfolgung von Vermögenswerten: Wenn man weiß, was mit den produzierten oder erhaltenen Produkten geschieht, kann man die finanzielle Gesundheit des Unternehmens besser einschätzen.
• Buchhaltung: Durch die Berechnung der Kosten für die Beschaffung, die Lagerung und den Materialumschlag lassen sich die Gewinnspannen ermitteln, was eine Anpassung der Preisstrategien ermöglicht.
• Einhaltung von Vorschriften: Die Kenntnis der verfügbaren Bestände ist für die Erfüllung der steuerlichen Verpflichtungen von entscheidender Bedeutung.

Ein gutes Beispiel für eine Inventur

Im Allgemeinen sollten bei einer Inventur die folgenden Daten erfasst werden. Die Inventur wird jedoch noch gründlicher sein, wenn sie nicht manuell durchgeführt wird, sondern mit einem von Fachleuten des Sektors entwickelten Lagerverwaltungsprogramm:

• Artikelbezeichnung
• Referenzcode
• Preis
• Kosten
• Umfassende Beschreibung 
• Menge
• Zustand des Objekts
• Datum der Überarbeitung
• Zeit der Bewegung

Beispiele für die Inventur in einem Lager sind Unternehmen mit sehr geringen Warenbeständen, Warenein- und -ausgängen, die daher auf Papier oder am Computer erstellt werden können. Zweitens gibt es Unternehmen, die zwar manuelle Lager betreiben, aber über ein Lagerverwaltungssystem (LVS) verfügen, das die Bestandskontrolle mittels Etiketten und Handscannern unterstützt. Schließlich gibt es noch die Inventuren in den automatisierten Anlagen, in denen Robotersysteme in Abstimmung mit dem LVS alle Bewegungen, Ein- und Ausgänge erfassen.

Was versteht man unter Umschlagshäufigkeit?

Die Umschlagshäufigkeit bezeichnet die Häufigkeit, mit der ein Unternehmen ein Produkt verkauft oder verbraucht hat, bzw. die Häufigkeit, mit der der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums, in der Regel eines Jahres, wieder aufgefüllt werden muss. Um den Umschlag zu ermitteln, müssen der Wert der verkauften Artikel und der Durchschnittswert des Bestands dividieren.

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Lager oder Vertriebszentren sind das Herzstück der Lieferkette. Es ist daher ratsam, dass sie so effektiv wie möglich sind und einen Wettbewerbsvorteil bieten. Die Automatisierung der am meisten genutzten Bereiche dieser Hallen oder die Kontrolle des Bestands, der Ein- und Ausgänge durch ein Lagerverwaltungssystem wie Easy WMS kann sinnvoll sein.

Wenn Sie eine logistische Beratung für die Optimierung Ihres Lagers benötigen oder Ihr Unternehmen den Bau eines Lagers von Grund auf plant, wenden Sie sich an uns, damit wir Sie von Anfang an beraten und während des gesamten Projekts betreuen können. Wir richten uns nach Ihren Anforderungen und unterstützen Sie nach der Fertigstellung bei der Optimierung Ihrer Geschäftstätigkeit, so wie wir es jeden Tag mit anderen zufriedenen Kunden tun.