Sicherheitsbestand: Berechnung und Optimierung

Der Sicherheitsbestand ist ein zusätzlicher Bestand zum Grundbestand im Lager, um unvorhersehbaren Ereignissen im Zusammenhang mit Nachfrageänderungen oder Lieferverzögerungen zu begegnen. Ziel dieser “eisernen Reserve” ist es, eine Bestandsunterdeckung zu vermeiden.

Der reguläre Bestandsverlauf bei konstantem Verbrauch lässt sich an folgender Grafik ablesen: Spitzen (beim Eingang neuer Ware) und Täler (beim Versand der Ware):

Grafische Darstellung des Bestandsverlaufs

Um die Schwankungen der Nachfrage auf den verfügbaren Bestand zu kontrollieren, werden zwei wesentliche Konzepte eingesetzt: der Sicherheitsbestand, den wir oben definiert haben und der Meldebestand. Der Meldebestand bezeichnet diejenige Lagerbestandsmenge, bei deren Erreichen oder Unterschreiten eine Bestellung ausgelöst wird.

Wenn der Bestand abnimmt, bis er den Sicherheitsbestand berührt, ist dies der richtige Zeitpunkt, um eine neue Bestellung beim Lieferanten aufzugeben (dies wird als Bestellpunkt bezeichnet).

Wie wird der Sicherheitsbestand berechnet?

Der Sicherheitsbestand lässt sich mit mathematischen Formeln kalkulieren, die verschiedene Variablen miteinander kombinieren. Immer öfter erfolgt dies auf automatischem Wege mittels Software, die über Funktionen für die Lagerverwaltung verfügt, wie z. B. Lagerverwaltungssysteme.

Standardmäßig wird der Sicherheitsbestand als Prozentsatz des operativen Bestands angegeben. Dieser Prozentsatz wird auf der Grundlage vergangener und prognostizierter zukünftiger Umsätze ermittelt (Berechnungen zur Bedarfsprognose).

Um die Bedeutung des Sicherheitsbestands zu verstehen, sollten die entsprechenden Variablen betrachtet werden, die ihn beeinflussen:

- Nachfrageschwankungen:

Selbst bei einer optimierten Strategie zur Bedarfsprognose ist der Verbrauch manchmal unregelmäßig und unkontrollierbar. Die Volatilität einer Nachfrage kann unter anderem durch Turbulenzen der Märkte, die Entwicklung neuer Produkte, die Auswirkung des Wettbewerbs etc. noch erhöht werden.

Hinzu kommt die Saisonalität von Produkten, die sich auch direkt auf die Lagerbestände auswirkt. Daher wird die Nachfrageschwankung berechnet, indem die Differenz zwischen den maximalen Verkaufszahlen und dem durchschnittlichen Absatz in einem bestimmten Zeitraum ermittelt wird (wodurch saisonale Schwankungen vermieden werden).

- Lead Time oder Vorlaufzeit der Lieferanten:

Hierbei ist die Lead Time die geschätzte Zeit, die ein Lieferant benötigt, um die bestellten Produkte an das Lager zu liefern. In der Regel hat das Unternehmen mit dem Lieferanten eine bestimmte Lieferzeit vereinbart. Meist wird noch eine zusätzliche Frist einkalkuliert, die den Sicherheitsbestand abdeckt.

Ein Lieferant hat z. B. eine durchschnittliche Lead Time (Lieferzeit) von 10 Tagen, aber durch schlechte Wetterbedingungen kommen die Waren erst mit einer Verzögerung von 3 Tagen an. Für diesen Zeitraum bedient der Sicherheitsbestand die Nachfrage, bis die Ware im Lager ankommt und der eigentliche Bestand wiederhergestellt ist.

- Servicegrad des Unternehmens:

Der Servicegrad bezieht sich auf die Befriedigung der Nachfrage und ist geprägt von den Erwartungen des Kunden an das Unternehmen. Ein hohes Serviceniveau bedeutet, dass das Lager das vom Kunden verlangte Produkt liefern kann, wenn es benötigt wird. Es ist der umgekehrte Indikator zur Bestandsunterdeckung (Out of Stock).

Die Entscheidung, welches Serviceniveau zu erbringen ist, hängt von der Geschäftspolitik des Unternehmens, der Art des Produkts und dem Sektor ab, in dem es tätig ist. So sind beispielsweise in der e-commerce-Logistik die Lieferzeiten in alle Richtungen sehr eng getaktet, da der Markt die Unternehmen unter Druck setzt, einen qualitativ außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten.

Risiko und Bedeutung des Sicherheitsbestands

Sicherheitsbestände vorzuhalten ist eine Strategie, die in der Logistikbranche sehr oft angewandt wird. Schließlich will niemand in einer unsicheren Situation seine Lieferfähigkeit bzw. Produktion beeinträchtigen. Dieser zusätzliche Puffer kann unvorhersehbare Veränderungen abfangen. Die traditionellen mathematischen Ansätze zur Berechnung der Lagerbestände basieren noch auf Formeln mit sehr begrenzten und zum Teil starren Variablen, während dagegen die Komplexität der Logistiklandschaft zugenommen hat.

Viele Unternehmen decken entsprechende Risiken ab, indem sie den Sicherheitsbestand pauschal im Gesamten erhöhen, was leicht zu einer Überdimensionierung der Lagerbestände führen kann. Dieses Anhäufen an Beständen bindet unnötiges Kapital, was direkte Auswirkungen auf die Lagerhaltungskosten und damit auf die finanzielle Situation des Unternehmens hat.

Wie lässt sich ein zu großer Sicherheitsbestand vermeiden?

Es gibt einige Maßnahmen, mit denen ein unangemessen hoher Sicherheitsbestand verhindert werden kann:

1. Den Sicherheitsbestand individuell pro Referenz anpassen

Da die Marktvolatilität zu komplexen Szenarien führt, haben sich die etwas starren Methoden als zu ungenau erwiesen. Sie sind nicht in der Lage, den Sicherheitsbestand an eine unterschiedliche und sich für jede SKU oder Referenz stark verändernde Nachfrage anzupassen.

In dieser Situation besteht das nun Ziel darin, einen Weg zu finden, der alle Variablen abdecken kann. Wenn sich jedoch Tausende von SKU im Lager befinden (was keine Seltenheit mehr ist), wie passt man dann die Sicherheitsbestände an, ohne sie unnötig aufzublasen? Die Lösung dafür liegt bei den neuen Technologien in Verbindung mit Big Data in der Logistik.

Auf dem Markt gibt es bereits Software, die es ermöglicht, eine enorme Menge an Daten und logistischen Parametern zu verarbeiten und entscheidungsrelevant zu nutzen. Tatsächlich handelt es sich hierbei um eine der wichtigsten Anwendungen von künstlicher Intelligenz in der Logistik. Diese Programme liefern durch maschinelles Lernen und Data Mining den Schlüssel zum Abbau von Sicherheitsbeständen und zur Priorisierung derjenigen SKU, die für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens besonders sensibel sind.

2. Sich auf die steuerbaren Prozesse und Elemente konzentrieren

Jede Lieferkette (Supply Chain) ist ständig mit Unsicherheiten konfrontiert und unvorhersehbare Ereignisse können auf unterschiedlichen Ebenen auftreten: in der Einkaufsstrategie, der Absatzprognose, der Planung mit Lieferanten usw. Es ist verständlich, einen hohen Sicherheitsbestand vorhalten zu wollen, da dieser letztendlich den Betrieb des Unternehmens gewährleistet.

Viele Logistikmanager neigen jedoch dazu, ihre Bemühungen auf die Erfüllung ihrer Nachfrageprognosen zu konzentrieren, während sie weiterhin mit hohen Sicherheitsbeständen arbeiten. Dabei ist es viel effektiver, die Aufmerksamkeit auf jene Variablen zu richten, die von innen gesteuert werden können.

Die Verkürzung der internen Durchlaufzeiten (Lead Times) trägt beispielsweise dazu bei, Zyklen zu reduzieren, Zeitverluste zu begrenzen und doppelte Aufgaben zu vermeiden. Das Lager ist naturgemäß ein Ort für Optimierungsbestrebungen, da der Umgang mit Materialien in der Regel viel Zeit in Anspruch nimmt und die Organisation scheitern kann. Um diese Ineffizienzen zu beheben, haben sich viele Unternehmen dafür entschieden, Prozesse im Lager zu automatisieren oder eine Lagerverwaltungssoftware zu implementieren, die Fehler beseitigt und die Anlage flexibler macht.

3. Lagerbestände mit Hilfe von Lagerverwaltungssoftware kontrollieren

Manchmal kommt es zu Bestandsunterdeckungen, weil die Verwaltung von Bestandsinformationen im Unternehmen Mängel aufweist. Es ist für Logistikmanager ein Problem, wenn es beispielsweise Nichtübereinstimmungen gibt zwischen den in den Aufzeichnungen angezeigten Daten und dem, was sich tatsächlich im Lager befindet.

Daher spielen Lagerverwaltungssystemen für eine präzise Bestandskontrolle und für die Kalkulation eines angemessenen Sicherheitsbestands eine entscheidende Rolle.

Die Software Easy WMS von Mecalux:

• minimiert menschliche Fehler und liefert Genauigkeit sowohl bei den erfassten Bestandsdaten als auch bei der Position der Produkte im Lager.
• arbeitet mit einer Bestandshistorie, die die Berechnung von Prognosen erleichtert.
• ermöglicht eine umfassende Bestandskontrolle, die die Menge an Sicherheitsbeständen anzeigt, die aufgrund ihrer Klassifizierung nach logistischen Parametern wirklich notwendig ist.
• erkennt Störungen bzw. Probleme rechtzeitig und teilt mit, wenn neue Aufträge erteilt werden.

Traditionelle Lagerhaltungsstrategien basieren auf einer eher starren Prämisse, bei der begrenzte Variablen in die Berechnung einbezogen wurden. Flexibilität in der Lagerorganisation und Bestandsführung gewinnen in der heutigen Logistiklandschaft an Bedeutung: Sind Sie der Meinung, dass Ihre Sicherheitsbestände zu hoch sind? Kontaktieren Sie uns und wir werden gemeinsam eine Lösung erarbeiten, die dem entspricht, was wirklich notwendig ist.