Warenannahme: Phasen und Strategien zur Optimierung

Die Warenannahme ist einer der wichtigsten Vorgänge des Lagers, da hier der innerbetriebliche Materialfluss beginnt. Schlecht verwaltet, ist es der Ausgangspunkt für viele Fehler, die sich aufsummieren, im Bestand auftauchen und die Produktivität der Anlage einschränken.

Die richtige Organisation der Warenannahme spielt eine wesentliche Rolle, wenn die Effizienz im Lager erhöht und die Betriebskosten reduziert werden sollen. Um festzulegen, welche Strategien zur Optimierung angewandt werden können, muss zunächst herausgestellt werden, aus welchen Aufgaben dieser Prozess besteht und welchen Umfang diese haben.

Aufgaben im Zusammenhang mit der Warenannahme

Die Warenannahme geht über die bloße Erfassung von Eingängen hinaus. Es handelt sich um einen Prozess, der mehrere aufeinander aufbauende Aufgaben umfasst, die in folgende vier große Bereiche zusammengefasst werden können:

1. Planung und Information

Die Planung von Wareneingängen ist unerlässlich, um Engpässe an den Docks des Lagers zu vermeiden. Der Prozess der Warenannahme wird sowohl durch eine ordnungsgemäße Koordinierung der Lieferkette als auch durch die Verwaltung von Bestellungen und Einkäufen bestimmt. Dies ist beispielsweise eine Säule, auf der Cross-Docking-Vorgänge basieren.

Um die Warenannahme zu beschleunigen, ist ein gutes Informationsmanagement notwendig, damit alle beteiligten Akteure die zu erwartenden Aufträge und deren Ankunftszeiten kennen.

2. Entladen und Management der Docks

Dieser Bereich bezieht sich auf das Entladen von Waren vom Lastwagen und deren Beförderung in den Empfangs- oder Konsolidierungsbereich oder direkt an ihren Platz in den Regalen.

Das empfangende Personal muss hier auf jede eventuell auftretende Situation entsprechend vorbereitet sein, um gegebenenfalls schnell reagieren und die richtigen Handhabungsgeräte einsetzen zu können.

3. Qualitätskontrolle der Waren

Bei der Wareneingangskontrolle wird durch eine erste Überprüfung der Lieferscheine festgestellt, ob die Anlieferung in Menge und Qualität mit dem übereinstimmt, was mit dem Lieferanten vereinbart wurde. Außerdem wird überprüft, ob die Verpackung in einwandfreiem Zustand ist.

Je nach Art der eingehenden Ladung ist es nach der ersten Kontrolle in einigen Fällen notwendig, eine eingehendere Qualitätskontrolle durchzuführen. Dies ist z. B. der Fall bei:

• Rohstoffen: viele Unternehmen verfügen über eine eigene Qualitätskontrolle zur Bewertung.
• Lebensmitteln oder bestimmten Medikamenten, die für eine ordnungsgemäße Lagerung besondere Bedingungen in Bezug auf Temperatur und Luftfeuchtigkeit erfordern. Diese Phase ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Kühlkette nicht unterbrochen wurde.
• gefährlichen Gütern: Es gibt spezifische Vorschriften für die Verpackung und die Be- und Entladeverfahren von Produkten, deren Handhabung zusätzliche Risiken mit sich bringt.

Dieses separate Qualitätssicherungsverfahren wird als Sperrlagerung bezeichnet. Für die Sperrlagerung ist im Lager ein separater, eigens reservierter Bereich notwendig.

Wenn die Ware auf standardisierten Paletten ankommt, ist es möglich, die Qualitätskontrolle durch die in die Förderer integrierten Palettenprüfstationen zu automatisieren, wie man im Bild sehen kann.

4. Kennzeichnung, Konsolidierung und Platzierung der Ware

Während des gesamten Prozesses der Warenannahme ist es von entscheidender Bedeutung, alle Informationen zu erfassen und den Eingang neuer Waren zu dokumentieren, um deren Rückverfolgbarkeit kontrollieren zu können. So finden sich beispielsweise auf den sogenannten "Warenbegleitpapieren" Daten wie Bestellnummer oder Code, Lieferschein, Ergebnis der Qualitätskontrolle, Beschreibung und Identifizierung der Ware sowie Mengenangaben.

In Lagern mit einem Verwaltungssystem sind diese Daten entsprechend den im Unternehmen verwendeten logistischen Parametern elektronisch erfasst, d. h. sie stimmen in der Regel mit der ERP-Datenbank überein.

Generell können bei der Warenannahme folgende Situationen auftreten:

• Die Ware wird ohne Palettierung angenommen und muss die Konsolidierung und Registrierung durchlaufen, um dann im Lager platziert zu werden.
• Die Ware wird auf Paletten organisiert und es erfolgt anschließend eine Überprüfung der Mengen und Eigenschaften, um sie direkt in die Regale zu transportieren.
• Das Eintreffen von Rücksendungen: Hier setzt das Reverse Logistics Management des Unternehmens an, das eigenen Regeln für die Überprüfung zurückgesendeter Produkte unterliegt.

Gelegentlich gibt es auch unvorhergesehene Wareneingänge, d. h. eine Bestellung kommt ohne vorheriges Wissen oder zu einem anderen Zeitpunkt als dem vereinbarten. In solchen Fällen ist ein Maßnahmenplan für eine effiziente Verwaltung dieser Eingänge sinnvoll. Ein Lagerverwaltungssystem kann dabei eine große Hilfe sein, da es die Aktivitäten verwalten kann, ohne den übrigen Lagerbetrieb oder die Bestandsführung zu stören.

Darüber hinaus ist es in dieser Phase erforderlich, die Ware mit dem vom Unternehmen verwalteten Identifikationssystem zu kennzeichnen und einen Standort im Lager festzulegen.

Elemente einer effizienten Warenannahme

Welche Strategien können angewandt werden, um die Warenannahme im Lager zu verbessern? Hier sind drei Tipps:

- Die Planung der Zugänge an die Gegebenheiten des Lager-Layouts anpassen

Die Beziehung zwischen dem Layout eines Lagers und der Planung von Prozessen wie der Warenannahme ist bidirektional. Das heisst, bei einem Bauprojekt muss berücksichtigt werden wie die Laderampen anzuordnen sind, welche Eigenschaften sie hinsichtlich der Lastwagen und der Art der von ihnen transportierten Güter aufweisen sollten und wie viele Zugänge erforderlich sind (in Anbetracht möglicher zukünftiger Erweiterungen).

Ebenso muss das Management von Wareneingängen (und -ausgängen) auf der Grundlage der verfügbaren Infrastruktur geplant werden.

- Die Möglichkeit der Automatisierung von Aufgaben innerhalb der Warenannahme in Betracht ziehen

Manchmal ist eine Überlastung der Zugänge zum Lager nicht das Ergebnis mangelhafter Planung, sondern geht auf strukturelle Veränderungen zurück, die die Arbeitsweise des Unternehmens prägen. Zum Beispiel erhöht sich bei einem Umsatzwachstum nach und nach die Aktivität im Lager.

Bevor dabei ein kritischer Punkt erreicht wird, sollten daher Prozesse analysiert, Optimierungspotenziale erkannt und Lösungen zu deren Beschleunigung gefunden werden. Die Automatisierung einiger der Aufgaben, die mit der Warenannahme verbunden sind, kann hier sehr gute Ergebnisse erzielen. Besonders, wenn das Lager an das Produktionszentrum angegliedert ist, da die Bewegungen der Wareneingänge sich wiederholen und damit leicht vorhersehbar sind.

Ein Beispiel dafür sind die Unternehmen Dafsa und Firat Food, die gemeinsam mit Mecalux automatische Systeme in ihren Lagern implementiert haben. Beide Unternehmen verfügen neben den Be- und Entladerampen über Palettenfördersysteme, die dem Bediener Fahrten ersparen. Diese sind mit Stationen zur Paletteninspektion ausgestattet, welche die Qualitätskontrolle durchführen indem sie die Maße und den Zustand der Ladungen überprüfen. Dank des Easy WMS von Mecalux werden die Waren außerdem in Echtzeit registriert und ihre Lagerbestände aktualisiert.

- Protokolle zur Regelung des gesamten Warenannahmeprozesses erstellen

Je standardisierter der Betrieb, desto weniger Vorfälle treten auf. Ein Lagerverwaltungssystem ist ein beachtlicher Fortschritt für die Protokollierung von Aufgaben. Mit einem LVS gehören Papiernotizen der Vergangenheit an. Alle notwendigen Informationen befinden sich an einem Ort, was den Zugriff und die Kontrolle enorm erleichtert.

Das System ermöglicht es, Funktionen bezüglich der Warenannahme wie das Hinzufügen der Prognose des Wareneingangs oder das Erfassen, die Kennzeichnung und die Verwaltung des Lagerplatzes durchzuführen, um den verfügbaren Platz zu optimieren. Darüber hinaus unterstützt das LVS die Organisation komplexer Aufgaben wie die Verwaltung von Belegen unvorhergesehener Wareneingänge, Retouren und Cross-Docking.

Auch wenn es verschiedene Strategien zur Optimierung der Warenannahme gibt, werden die Prozesse nur dann effizient sein, wenn die Bediener auch über eine entsprechende Ausbildung verfügen. Unabhängig davon, ob ein funktionierendes LVS im Lager vorhanden ist oder nicht, sind die Fähigkeiten der Mitarbeiter ein entscheidendes Rädchen im großen Getriebe des Lagers.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Prozesse im Lager einschließlich der Warenannahme noch verbesserungsfähig sind, kontaktieren Sie uns. Ein Experte von Mecalux kann Ihre Prozesse im Detail analysieren und Ihnen individuelle Lösungen vorschlagen.