Auftragsverwaltungssysteme, Agilität im Kundendienst

E-Commerce-Unternehmen gehören zu den häufigsten Nutzern von Auftragsverwaltungssystemen, da sie wissen, dass dies ein wichtiger Prozess mit großen Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit ist.

Was sind Auftragsverwaltungssysteme?

Ein Auftragsmanagementsystem (Order Management System, OMS) ist eine Software, mit der sich der Lebenszyklus eines Produkts digital verfolgen lässt. Das System kann alle Informationen aus den Bereichen Wareneingang, Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Kundendienst überwachen. Ein OMS bietet allen Beteiligten Transparenz – sowohl dem Unternehmen, das über Echtzeitdaten verfügt, als auch dem Endkunden. So weiß er im Voraus, wann er seinen Einkauf erhalten wird.

Einzelhändler nutzen OMS zur Optimierung und Automatisierung ihres Verkaufs. So vermeiden sie Fehler durch die Überprüfung von Daten in verschiedenen Quellen und die manuelle Bearbeitung von Rechnungen. Diese Systeme bieten in der Regel aktuelle Informationen über Bestellungen, Zahlungsart, die Versandart, Retouren und sogar Bestellhistorie eines Kunden.

Vorteile von Auftragsverwaltungssystemen

Ein effizientes Auftragsverwaltungssystem bietet Unternehmen, die ihren Versand verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern wollen, zahlreiche Vorteile. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt:

• Bestandskontrolle: Ein OMS gibt Auskunft darüber, welche Produkte auf Lager sind und wie viele bestellt wurden. So lassen sich dringende Transporte oder zu hohe Sicherheitsbestände vermeiden.
• Einhaltung von Regeln: Auftragsverwaltungssysteme ermöglichen die Festlegung von Regeln, die das Erreichen der Ziele des Unternehmens unterstützen.
• Planung von Lieferungen: Durch die Abstimmung der Nachfrage mit dem Bestand und den Ressourcen können die Kundenwünsche effizienter erfüllt werden.
• Rückverfolgung: Inzwischen kann man immer wissen, wo die Anfrage steht, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit der Kauf eintrifft und ob es Probleme damit gibt. Mit diesen Auftragsverwaltungsprogrammen können die Kunden ihren Standort ständig überprüfen.

Wie funktioniert ein Auftragsverwaltungssystem?

Ein Auftragsverwaltungsprogramm bietet einen Überblick über den gesamten Lagerbestand – unabhängig davon, ob er sich in eigenen Lagern, Geschäften, bei externen Lieferanten oder 3PL-Unternehmen befindet. Dadurch wird die Planung vereinfacht. Darüber hinaus kümmern sich diese Softwareprogramme um die Organisation des Empfangs, der Überprüfung und der Lieferung, einschließlich Kommissionierung und Verpackung. Die fortschrittlicheren OMS umfassen auch Funktionen wie Dropshipping, Versandbestätigung und Kommunikation mit dem Kunden.

Auftragsverwaltungssysteme steuern nicht nur die Auftragszusammenstellung und Lieferung, sondern tauschen auch Daten mit Finanzsystemen aus, um Zahlungen zu erleichtern. Sie sind auch auf die Abwicklung der reversen Logistik ausgelegt, d. h. auf die Rücksendung von Produkten über verschiedene Kanäle.

Wie sieht der Arbeitsablauf bei einem Auftragsverwaltungssystem aus?

Zwar unterscheiden sich die OMS in einigen Punkten voneinander, doch weisen sie alle eine Reihe von Gemeinsamkeiten in ihrer Funktionsweise auf:

1. Zunächst können mit einem Auftragsverwaltungssystem sowohl das Verkaufsteam als auch der Endkunde den gewünschten Bestand überprüfen.
2. Der Kauf wird entweder über eine Website, ein Mobiltelefon, ein Callcenter oder in einer Verkaufsstelle abgewickelt.
3. Es werden die Daten gesammelt, die für die Zahlung und Lieferung notwendig sind: Name, Adresse, Telefon, E-Mail...
4. Das Produkt oder die Dienstleistung, das/die für die Ausführung des Auftrags benötigt wird, wird ermittelt.
5. Der Versand erfolgt über einen der möglichen Kanäle – entweder über ein Lager oder ein Vertriebszentrum oder über ein Geschäft.

Was ist bei der Auswahl eines Auftragsverwaltungssystems zu beachten?

Es gibt einige neue Trends, die zwar einen besseren Service für die Kunden ermöglichen, aber die Auftragsverwaltung komplexer gestalten. Diese Trends sollten vor der Entscheidung für ein bestimmtes Auftragsverwaltungssystem berücksichtigt werden:

• Mehrkanalvertrieb: Es besteht aus mehreren Ladengeschäften, Verkaufsstellen und Callcentern zur Bearbeitung von Aufträgen. In diesem Modell sind die Transaktionen und Interaktionen auf jeden dieser Kanäle beschränkt und werden nicht zwischen ihnen ausgetauscht.
• Omnichannel-Strategie: Bei dieser Erfahrung beim Kauf und Erhalt von Waren können die Nutzer nahtlos zwischen den Kanälen wechseln. So kann jemand z. B. ein Produkt auf einer Website kaufen und dann seinen Warenkorb von einem Telefon aus ändern, um es später in einem Ladengeschäft abzuholen.

Was ist ein verteiltes Auftragsverwaltungssystem?

Neben Auftragsverwaltungssystemen gibt es auch verteilte Auftragsverwaltungssysteme. Diese Anwendungen organisieren die Logistik von Unternehmen mit mehreren Vertriebszentren und großen täglichen Versandmengen. 

Easy DOM ist ein fortschrittliches Distributed Order Management System für Unternehmen, die diese Kriterien in Bezug auf Volumen und hohe Nachfrage erfüllen. Es optimiert die Auswahl der Versandstellen, um die Rentabilität zu maximieren. Es wurde vom Mecalux-Team entwickelt, das über umfangreiche Erfahrungen in der Software- und Lagerverwaltung verfügt. Das System ermöglicht eine optimierte Auftragsverteilung und bietet eine globale Transparenz der Bestände sowie eine mehrstufige und Omnichannel-Integration. Dank der Möglichkeit, nach Kundentypen zu segmentieren und hierarchische Regeln zu erstellen, garantiert dieses System einen hochwertigen Service.

Wenn Sie den Versand und die reverse Logistik Ihres Unternehmens optimieren möchten, wenden Sie sich an uns. Wir beraten Sie bei Mecalux über die am besten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittenen Lagerprogramme und -lösungen, um Ihre Logistik zu verbessern und Sie bei der Einführung von verteilten Auftragsverwaltungssystemen wie Easy DOM zu unterstützen.