Process Mapping: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Process Maps bringen Klarheit in die Geschäftspläne. Worum handelt es sich bei dieser Methode der Projektvisualisierung?

Was ist eine Process Map?

Eine Process Map ist eine Technik zur visuellen Planung von Lasten und Vorgängen. Sie zeichnet sich durch die Erstellung eines Flussdiagramms aus, das den Ablauf eines Verfahrens und dessen Beziehung zu anderen Unternehmensbereichen kurz und bündig darstellt. Hier werden alle Schritte, die zur Ausführung einer Aktion erforderlich sind, in einer Reihenfolge angezeigt, die einen Überblick über die auszuführenden Aufgaben bietet. Dank dieser Verteilung von Informationen können die Mitglieder schnell Erklärungen erhalten, alle Arbeitsschritte nachvollziehen und mögliche Ineffizienzen erkennen.

Wozu eine Process Map?

Die Abbildung aktueller oder zukünftiger Aktivitäten in einer Process Map bringt Unternehmen mehrere Vorteile:

• Gemeinsame Ziele: Durch die Berücksichtigung von Geschäftszielen in den Process Maps können die verschiedenen Abteilungen aufeinander abgestimmt werden, so dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung arbeiten.
• Aufdeckung von Ineffizienzen: Durch die Zusammenfassung der Schritte in einer Gliederung lassen sich mögliche Komplikationen wie Engpässe leichter erkennen.
• Verfahren dokumentieren: Durch Aufzeichnung der für eine Aufgabe erforderlichen Schritte lässt sich diese mehrmals wiederholen. Darüber hinaus ist sie ein sehr nützliches Tool für die Schulung und Ausbildung neuer Mitarbeiter.
• Festlegung von Funktionen und Zuständigkeiten: Durch die Beschreibung der Funktionen und Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder des Unternehmens tragen Process Maps zur Kontrolle der Unternehmensaktivitäten bei. Ein Beispiel ist das Lagerorganigramm, in dem die Bereiche der einzelnen Logistikverantwortlichen dargestellt sind.
• Umsetzung von Verbesserungen: Wenn man sich einen Gesamtüberblick über die Tätigkeit des Unternehmens verschafft, können Maßnahmen zur Behebung von Problemen eingeleitet werden. Das ermöglicht es auch, alternative Wege zur Erledigung der gleichen Aufgaben zu finden.

Wann sollte eine Process Map verwendet werden?

Hier sind einige Beispiele für Situationen, in denen eine Process Map nützlich sein kann:

• Darstellung des Verlaufs einer Lieferkette: Logistiker können den Weg, den die Waren von ihrem Ursprung bis zu ihrem Bestimmungsort zurücklegen, mithilfe einer Process Map darstellen.
• Verständnis der Zahlungsverfahren: Eine Buchhaltungsabteilung kann den Kollegen anhand dieser Tabellen die Abwicklung von Zahlungsaufträgen erklären.
• Zusammenfassung einer Verkaufsstrategie: Die Vertriebsteams können aufzeigen, wie sie ihre potenziellen Kunden von den ersten Kontakten bis zum Geschäftsabschluss ansprechen können und wie der Kunde in Zukunft betreut werden soll.

Welche Arten von Process Maps gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Process Maps. In Abhängigkeit der verschiedenen Aspekte, die zusammengefasst oder geplant werden sollen, ist eine bestimmte Art empfehlenswerter:

• SIPOC-Map: SIPOC steht für Suppliers, Inputs, Processes, Outputs und Customers. Diese Grafiken werden häufig in der Produktion verwendet und bezeichnen alle Elemente, die für die Lieferung eines hochwertigen Produkts oder einer hochwertigen Dienstleistung erforderlich sind.
• Karte zur Umsetzung: Sie erklären den verschiedenen Abteilungen oder Partnern, welche Aufgabe sie bei der Umsetzung eines Projekts haben.
• Fahrspurdiagramm: Neben den zu ergreifenden Maßnahmen wird auch die Zuständigkeit für diese Maßnahmen angegeben, so dass sie eine praktische Option für die Umsetzung darstellen. Jede Spur, d. h. jede Zeile oder Spalte, steht für eine der beteiligten Parteien.
• Wertstromkarte: Dieses auch als Value Stream Mapping, bezeichnete Hilfsmittel schöpft das Potenzial des Process Mapping weiter aus. VSM enthalten Daten wie die Dauer der einzelnen Phasen und zusätzliche Details zu Aspekten wie Materialien oder Bestand.

Schritte zu einer perfekten Process Map

Die Erstellung einer Process Map für ein Unternehmen ist einfach, wenn Kenntnisse über die darzustellende Aufgabe vorhanden sind:

1. Auswahl des zu veranschaulichenden Verfahrens: Vor Beginn sollte man sich Gedanken über den Zweck dieser Process Map machen und darüber, ob sie zur Verfeinerung einer Aktivität erstellt wird (was möglicherweise die Entfernung oder Änderung einiger Schritte erfordert), um diese zu kommunizieren oder zu dokumentieren.
2. Ermitteln, was bei der Umsetzung zu beachten ist: Durch die Erstellung einer separaten Anforderungsliste lassen sich die Anforderungen später leichter in einem visuellen Format ordnen.
3. Ordnen der Schritte: Die richtige Reihenfolge muss dargestellt sein.
4. Auswahl des Kartenformats: Es gibt verschiedene Symbole zur Erklärung der Prozesse. Die gebräuchlichsten sind Pfeile, Kreise, Rauten, Kästchen, Rechtecke und Ovale, und alle haben ihre eigene Bedeutung.
5. Überprüfung im Team: Nach Fertigstellung des Vorschlags ist es ratsam, ihn den beteiligten Kollegen vorzulegen, damit mögliche Änderungen berücksichtigt werden können.

Elemente einer Process Map

Die Unified Modelling Language (UML) ist die am häufigsten verwendete Sprache für Softwaresysteme. Dies sind einige der Merkmale:

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