So wird die Auftragsverwaltung optimiert

Die Auftragsverwaltung ist einer der wichtigsten Prozesse in den Lagern zahlreicher Unternehmen und hat auch den größten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit.

Mit der Expansion des E-Commerce und des Online-Verkaufs müssen die Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, die Leistung der Auftragsverwaltung zu maximieren. Mit welchem Ziel? Vorbereitung, Versand und Lieferung der von Kunden bestellten Waren in kürzester Zeit und ohne Fehler.

Was versteht man unter Auftragsverwaltung?

Die Auftragsverwaltung umfasst alle Aktivitäten von dem Moment an, in dem ein Kunde einen Kauf tätigt, bis hin zur Auslieferung des Produkts. Zu diesem Prozess gehören die Planung, Organisation, Ausführung und Kontrolle aller Vorgänge im Zusammenhang mit Aufträgen und deren anschließender Verteilung.

Für eine erfolgreiche Auftragsverwaltung müssen Unternehmen die benötigten Produkte am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und in ausreichender Menge zur Verfügung haben. Wie wird dieses Ziel erreicht? Dies ist der perfekten Koordination aller Prozesse in der Lieferkette zu verdanken: von der Auswahl der richtigen Lieferanten und Transportunternehmen bis zur umfassenden Bestandskontrolle.

Der Prozess der Auftragsverwaltung steht in direktem Zusammenhang mit der Bestandsverwaltung. Die Unternehmen organisieren ihre Ressourcen entsprechend dem zukünftigen Bedarf und den Aufträgen, die zusammengestellt werden müssen. Sie müssen z. B. die richtige Menge an Waren vorrätig halten, um Fehlbestände zu vermeiden, die zu Lieferverzögerungen führen könnten.

Die Auftragsverwaltung wirkt sich auch direkt auf die Kommissionierung aus. Wie lässt sich dieser Vorgang effizienter und schneller gestalten? Durch den Einsatz von Technologie und Digitalisierung können Fehler vermieden und mehr Aufträge in kürzerer Zeit verteilt werden.

So können Unternehmen mit Lösungen wie dem Shuttle-Lagersystem für Behälter oder automatischen Behälterlager Aufträge nach dem Kriterium „Ware-zum- Mann“ (auch bekannt als Goods-to-Person) vorbereiten. Diese Arbeitsmethode beschleunigt die Kommissionierung, indem sie die Bewegungen der Lagerarbeiter im Lager reduziert. Die Verwaltung von Prozessen, Ressourcen und Dokumentation im Zusammenhang mit der Auftragszusammenstellung erfolgt wiederum effizienter mit einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) wie Easy WMS von Mecalux.

Wie verwaltet man Aufträge?

Zur Auftragsverwaltung gehören verschiedene Phasen, von dem Zeitpunkt, an dem ein Kunde ein Produkt kauft, bis zu dem Zeitpunkt, an dem er es in dem gewünschten Zustand erhält.

Die erste Phase ist der Kauf des Produkts durch den Kunden. Dazu müssen die richtigen Waren in den Filialen vorhanden sein, um die Nachfrage zu erfüllen. Bei Online-Shops müssen neben der Verfügbarkeit der Waren auch die Zahlungsmethoden und Versandbedingungen übersichtlich und leicht auffindbar sein.

Die nächste Phase findet in den Lagern statt. Der Verkauf muss vorher angekündigt werden, bevor die Aufträge in der Logistikanlage bearbeitet werden können. Wenn Kunden ein Produkt kaufen, muss das ERP-System die angeforderten Artikel an die Lagerverwaltungssoftware übermitteln, die den Arbeitsablauf organisiert und die genauen Anweisungen zur Ausführung der Aufträge sendet.

Die Kommissionierung kann nach dem Prinzip „Ware- zum-Mann“ (automatische Förderanlagen wie z. B. Behälterfördersysteme bringen die Waren zu den Lagerarbeitern an den Kommissionierstationen) oder nach dem Prinzip „Mann-zur-Ware“ (die Lagerarbeiter gehen durch das Lager, suchen die benötigten Artikel und bringen sie in den Konsolidierungsbereich) organisiert werden. Eine dritte Art ist die automatische Kommissionierung, die mit Maschinen wie z. B. Industrieroboterarmen durchgeführt wird, die die Waren völlig selbstständig bewegen.

Die nächste Phase umfasst das Einpacken und Verpacken des zu vertreibenden Produkts, damit die Transportunternehmen es abholen und an die Kunden liefern können.

Die Auftragsverwaltung schließlich umfasst die Koordination möglicher Retouren (bekannt als reverse Logistik). Sobald die Produkte ins Lager zurückgebracht werden, prüfen die Lagerarbeiter ihren Zustand und entscheiden gemäß den Retourenrichtlinien, wie weiter verfahren werden soll: ob der Artikel erneut vermarktet oder zunächst aufgearbeitet oder repariert werden soll.

Die Auftragsverwaltung in einem Unternehmen erfordert die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Akteuren. Es handelt sich dabei nicht um einen isolierten Prozess, sondern um eine gegliederte und ganzheitliche Arbeit, die dafür sorgt, dass die Kunden ihre Bestellungen erhalten. Alle spielen eine Rolle: vom Einkauf, der die Waren beschaffen muss, um den Auftrag zu erfüllen, bis hin zum Lager, den Lieferanten oder den Transportunternehmen.

Welche Bedeutung hat die Auftragsverwaltung?

Die Auftragsverwaltung spielt eine Schlüsselrolle bei allen Prozessen der Lieferkette und ist für den Erfolg jedes Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Die effiziente Organisation der Kommissionierung und des Auftragsversands ist für viele Unternehmen unerlässlich, vor allem in Zeiten der Omnichannel-Expansion. Kunden erwarten unabhängig von dem von ihnen genutzten Kaufkanal eine zufriedenstellende Erfahrung und eine schnellstmögliche Lieferung der bestellten Produkte.

Zur Verbesserung der Kundenwahrnehmung einer Marke müssen Unternehmen für einen guten Logistikservice und eine optimale Auftragsverwaltung sorgen. Unternehmen haben es sich zur Aufgabe gemacht, dass die Produkte die Verbraucher zur vereinbarten Zeit und am vereinbarten Ort erreichen und somit die Erwartungen erfüllen. All dies führt zu einer Stärkung der Handelsbeziehungen.

Mit der Auftragsverwaltung können Unternehmen auch ihre Ressourcen optimieren. Eine effiziente Koordinierung aller logistischen Prozesse – vom Wareneingang über die Lagerung bis hin zur Verteilung der Waren – hilft Unternehmen, Kosten zu senken und Probleme wie Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden.

Die Auftragsverwaltung ist auch deshalb so wichtig, weil sie sich auf die Unternehmensplanung auswirkt: Durch eine effiziente Verteilung der Waren im Lager können Unternehmen die Beschaffung von Materialien besser organisieren und Produktlieferungen im Voraus planen. Dank einer sorgfältigen Planung können Unternehmen schneller auf die Anforderungen des Marktes reagieren.

Wie lässt sich die Auftragsverwaltung verbessern?

Zur Optimierung der Auftragsverwaltung können Unternehmen verschiedene Strategien und Verfahren anwenden:

• Automatisierung und Digitalisierung. Die Technologie erhöht die Effizienz und verringert das Fehlerrisiko. So verfolgen Lagerverwaltungssysteme z. B. den gesamten Kommissionier- und Versandprozess in Echtzeit.
• Kontrolle des Inventars. Mit den richtigen Produkten auf Lager ist sichergestellt, dass die Kunden ihre Bestellungen pünktlich erhalten. Der im Lager benötigte Bestand wird nach der Bedarfsplanung berechnet, d. h. nach dem geschätzten Umsatz.
• Optimierung der Abläufe. Die Unternehmen können eine Vielzahl von Maßnahmen ergreifen, von der Minimierung der Wege, die die Mitarbeiter durch das Lager zur Lokalisierung der Waren zurücklegen, bis hin zur Automatisierung der Erstellung von Etiketten. So können die Aufträge schneller vorbereitet und verteilt werden.
• Verbesserung der Kommunikation. Eine erfolgreiche Auftragsverwaltung erfordert eine perfekte Koordination aller Akteure in der Lieferkette. Die Lagerverwaltungssoftware muss in das ERP-System integriert werden, um die Kommissionierung und Nachschubaufgaben zu organisieren. Sie muss auch mit der Software von Zustelldiensten kommunizieren, damit die Auslieferung der Ware erleichtert und rationalisiert wird.
• Bewertung von Lieferanten. Die Zusammenarbeit mit zuverlässigen und leistungsfähigen Lieferanten ist von grundlegender Bedeutung für eine erfolgreiche Auftragsverwaltung. Unternehmen bauen enge Beziehungen zu Lieferanten und Transportunternehmen auf, um pünktliche Lieferungen und einen stetigen Produktfluss zu gewährleisten.

Auftragsverwaltung: der Kunde als Priorität

Die Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse im Detail hilft langfristig bei der effektiven Verwaltung von Aufträgen und steigert die Gesamteffizienz des Unternehmens. Wird der Kunde in den Mittelpunkt der Entscheidungen gestellt, können die Prozesse der Auftragsverwaltung optimaler gestaltet werden.

Mithilfe der Digitalisierung können Unternehmen den gesamten Prozess der Auftragsvorbereitung und des Versands besser kontrollieren. Durch das Aufspüren von Ineffizienzen können sie produktivitätssteigernde Änderungen bei der Kommissionierung und Auslieferung von Waren einführen.

Wir entwickeln bei Mecalux Software, die die Lieferkette aller Arten von Unternehmen stärkt. Unternehmen können mithilfe von Easy WMS die Auftragsverwaltung optimieren und die Kommissionierung und Auslieferung von Waren rationalisieren. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über die Vorteile unserer Software zu erfahren und wie sie an jede logistische Anforderung angepasst werden kann.