Bedarfsplanung: Unternehmen stellen sich auf die Zukunft ein

Die Bedarfsplanung umfasst eine Reihe von Maßnahmen, die das Ziel haben, einen angemessenen Lagerbestand im Lager zu halten, um die Kundennachfrage zu erfüllen.

Um ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu erzielen, müssen Unternehmen über die zur Herstellung der Ware notwendigen Rohstoffe und gleichzeitig über genügend Fertigprodukte verfügen, um die Bestellungen ihrer Kunden ausliefern zu können.

Dieser Artikel erläutert, was Bedarfsplanung ist und dass alle Prozesse und Entscheidungen eines Unternehmens auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind: die Versorgung sicherzustellen, sodass die Kunden zufrieden sind.

Definition der Bedarfsplanung

Die Bedarfsplanung ─ Englisch demand planning ─ ist der Motor, der die gesamte Lieferkette antreibt. Sie besteht darin, die Verkäufe eines Unternehmens zu prognostizieren, um die Produktionsprozesse, die Abläufe im Lager und die Budgets entsprechend zu organisieren.

Alle Abteilungen in einem Unternehmen (von Vertrieb und Marketing bis hin zu Betrieb, Finanzen und Logistik) müssen zusammenarbeiten, um diese Schätzungen zu erstellen. Mit ihrer Hilfe werden Handlungsrichtlinien und kommerzielle Strategien festgelegt.

In einem Lager hilft die Bedarfsplanung dabei, die zu lagernde Menge jeder SKU, den zur Unterbringung aller Artikel benötigten Platz und die Anzahl der erforderlichen Lagerarbeiter und Schichten zu bestimmen. Sie hilft ebenfalls dabei, einen Sicherheitsbestand festzulegen, der dazu beiträgt, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

Die Bedarfsplanung befasst sich aber nicht nur mit den unternehmensinternen Ressourcen und Abteilungen, sondern auch mit den externen Faktoren. So müssen sich beispielsweise die Rohstofflieferanten ebenfalls an die Zeiten und Rhythmen der Produktionsprozesse anpassen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Vorteile der Bedarfsplanung

Nachdem die Bedarfsplanung durchgeführt wurde, kann die Einkaufsabteilung des Unternehmens die Mengen der benötigten Produkte bestimmen. Dies gilt sowohl für Rohstoffe, um eine ununterbrochene Versorgung der Produktionslinien sicherzustellen, als auch für Fertigprodukte, um die Kunden zu beliefern.

Die Kenntnis der Warenmengen, die das Unternehmen verwalten wird, bietet folgende Vorteile:

• Zufriedenheit der Kunden und besseres Image des Unternehmens. Die Verkaufsplanung ermöglicht es, im richtigen Moment über einen optimalen Bestand an Fertigprodukten zu verfügen.
• Organisation der Produktion. Wenn eine ungefähre Vorstellung von der Anzahl der Produkte, die verkauft werden, vorhanden ist, ist es möglich, den Bedarf der Produktionslinien im Voraus zu planen (benötigte Rohstoffe und Verpackungen).
• Kontrolle der Reservebestände. Unternehmen können einen Sicherheitsbestand anlegen, um in geeigneter Weise auf Nachfragen des Marktes, Produkteinführungen, Sonderangebote und Werbeaktionen reagieren zu können.
• Verringerung der Obsoleszenz. Es werden nur die Produkte gelagert, die zur Deckung der Nachfrage benötigt werden. Dadurch werden Fehlbestände vermieden und es wird die Möglichkeit minimiert, dass veraltete Produkte im Lager verbleiben. Auf diese Weise werden ebenfalls die Kosten reduziert, die mit einer langen Lagerung von Produkten verbunden sind.
• Optimale Nutzung des Lagerraums. Wenn lediglich die unbedingt notwendigen Bestände gelagert werden, wird der erforderliche Lagerraum drastisch reduziert, was die Lagerkosten minimiert. 
• Organisation des Personals. In einem Lager reicht es nicht aus, über die Produkte zu verfügen, die unbedingt notwendig sind, um die Anforderungen des Marktes zu erfüllen, sondern es ist auch notwendig, die Lagerarbeiter und ihre Schichten korrekt zu organisieren, um möglichen Nachfrageänderungen zu begegnen und einen qualitativ hochwertigen Service anzubieten.
• Kostenminimierung. Umsatzprognosen verhelfen Unternehmen zu einer genaueren Budgetplanung und Kostenkontrolle.

Faktoren, die beim „Demand planning“ eine Rolle spielen

Die Umsatzschätzung ist erheblich komplexer, als es den Anschein hat, da der tatsächliche Umsatz unerwarteten Schwankungen unterliegen kann. Keine Vorhersagemethode ist unfehlbar, da es unmöglich ist, alle zukünftigen Ereignisse vorauszusehen.

Obwohl es Produkte gibt, die ein sehr stabiles Verbrauchsmuster über die Zeit aufweisen, ist dies nicht immer der Fall. Manche Produkte sind saisonabhängig, sodass sie zu bestimmten Zeiten des Jahres in größeren Mengen gekauft werden. Andere wiederum werden von Moden oder veränderten Gewohnheiten beeinflusst, was die Voraussage über ihren Absatz erschwert.  Wie sollte man also bei der Bedarfsplanung vorgehen?

Bei der Schätzung des Umsatzes analysieren Unternehmen Aspekte wie seine Entwicklung (über die vergangenen Monate, Quartale oder Jahre). Historische Daten zur Nachfrage und zum Umsatz sind sehr nützlich. Einerseits umfasst die Nachfrage die Artikel, welche die Kunden bestellt haben, unabhängig davon, ob sie vorrätig waren oder nicht (und damit, ob sie verkauft werden konnten oder nicht). Andererseits umfassen die Verkäufe die Artikel, die verkauft und versandt wurden.

Was ist jedoch mit neuen Artikeln, die noch keine Verkaufshistorie haben? In diesem Fall ist es entscheidend, die Anzahl der potenziellen Kunden und die nationale und internationale Marktlage zu analysieren, unter Berücksichtigung politischer, wirtschaftlicher, sozialer und technologischer Faktoren, die den Umsatz beeinflussen könnten. 

Daneben spielen auch die kommerziellen Strategien der Mitbewerber eine entscheidende Rolle für die Bedarfsplanung. Daher ist es wichtig, die wichtigsten Wettbewerber nicht nur zu identifizieren, sondern auch, ihre Strategie zu studieren und zu versuchen, ihre Reaktion vorherzusagen. 

Und zuletzt sind auch die Konsequenzen und möglichen Ergebnisse der Umsetzung einer eigenen Geschäftsstrategie zu berücksichtigen. Beispielsweise motivieren Werbeaktionen wie Mehrfachpacks oder 2x1-Angebote die Kunden dazu, zunächst mehr zu kaufen, als sie benötigen, führen aber auch dazu, dass sie beim nächsten Einkauf weniger konsumieren.

Quantitative und qualitative Methoden zur Berechnung der Bedarfsprognose

Es gibt verschiedene quantitative Methoden, die auf historischen Daten basieren, um die Bedarfsprognose im Hinblick auf die Lagerverwaltung zu berechnen. Es sind im Prinzip drei:

• Naive Methode. Diese einfache Methode verwendet die historischen Werte und geht davon aus, dass der Umsatztrend über die Zeit hinweg konstant bleibt. Ihr Nachteil liegt darin, dass sie nicht sehr realistisch ist, da sie keine Nachfrageschwankungen berücksichtigt.
• Methode des einfachen oder gleitenden Durchschnitts. Sie besteht darin, das arithmetische Mittel der Umsätze während eines bestimmten Zeitraums (z. B. eines Jahres) zu berechnen. Um einen realistischeren Trend darzustellen, sollte diese Berechnung über kürzere Zeiträume (Quartale, Monate oder Wochen) durchgeführt werden.

Daneben werden auch qualitative Methoden eingesetzt, insbesondere wenn neue Produkte auf den Markt kommen. In diese Kategorie fällt die Marktforschung, bei der die möglichen Kunden und die wichtigsten Mitbewerber analysiert werden. Die Webanalyse, die den Internet-Traffic beobachtet, um das Verhalten und die Internet-Nutzung potenzieller Kunden des Unternehmens zu identifizieren, zählt ebenfalls zu dieser Kategorie.

Technologie für die Bedarfsplanung

Früher haben sich Unternehmen auf ihre Kenntnisse und Erfahrungen verlassen, um mehr oder weniger genaue Umsatzberechnungen durchzuführen und die Menge der Produkte, die zur Deckung der Nachfrage benötigt wurden, festzulegen.

Mit dem Aufkommen der Computernutzung begannen manche Firmen nach und nach damit, ihre Umsätze mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel zu schätzen, das auch heute noch bei kleinen und mittleren Unternehmen für diesen Zweck eingesetzt wird. Da es sich um ein so gängiges Tool handelt, führen tatsächlich manche Unternehmen immer noch die Bestandsaufnahme mit Excel durch, eine Methode, die für professionelle Lager nicht ratsam ist. Stattdessen ist sowohl für die Bedarfsplanung als auch für die Lagerverwaltung die Verwendung von spezialisierten Tools zu empfehlen.

Da Excel nur eine begrenzte Kapazität besitzt, sollte der Bedarfsplaner, d. h. die Person, die für die Umsatzplanung zuständig ist, über eine spezielle Bedarfsplanungssoftware verfügen. Diese Software basiert auf den Informationen, die durch das ERP-System und die Lagerverwaltungssoftware (LVS) wie Easy WMS von Mecalux gewonnen wurden. Mit ihrer Hilfe wird bestimmt, welche Produkte gelagert werden müssen, um die Nachfrage zu decken.

Idealerweise sollte das LVS über ein spezielles Tool verfügen, das eine Datenanalyse anhand aller Bewegungen eines Lagers durchführen kann. Bei Easy WMS von Mecalux ist dies das Modul Supply Chain Analytics. Diese Lösung rechnet die riesige Datenmenge, die täglich in einem Lager erzeugt wird, in Kennzahlen um, die Entscheidungen über Verbesserungsmaßnahmen erleichtern.

Anhand all dieser Informationen erstellt die Bedarfsplanungssoftware eine Verkaufsprognose, die später an das ERP-System und das LVS übermittelt wird. Mithilfe dieser Prognosen werden anschließend z. B. die Abläufe im Lager oder die Werbeaktionen des Unternehmens organisiert.

Beispiel für die Bedarfsplanung

Die Bedarfsplanung kann je nach Art des Unternehmens und den Eigenschaften seiner Produkte variieren. Dieses Beispiel soll der besseren Verständlichkeit dienen. Ein Spielzeughersteller könnte so vorgehen:

Zunächst einmal sollten ein Planungszeitraum (kurz-, mittel- oder langfristig) und ein Zeitplan festgelegt werden. Die Spielwarenbranche ist sehr saisonabhängig. Der Umsatz vervielfacht sich zu ganz bestimmten Jahreszeiten, vor allem vor Weihnachten und in geringerem Maße auch im Sommer.

Die Logistik während der Weihnachtszeit erfordert eine tadellose Organisation aller Abläufe, insbesondere der Auftragszusammenstellung, um Fehler bei der Kommissionierung zu vermeiden. Gleichzeitig ist es notwendig, die Produktionsprozesse im Voraus zu organisieren, damit die Ware zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung steht.

Ein Zeitplan allein reicht nicht aus, sondern es müssen auch die in bestimmten Zeiträumen erzielten Umsätze gemessen werden (z. B. in den vergangenen Jahren, Quartalen oder Monaten). Der Spielzeughersteller könnte die in den letzten Jahren während der Weihnachtszeit erzielten Ergebnisse analysieren, um eine ungefähre Schätzung des in diesem Jahr möglichen Umsatzes zu erhalten.

Mithilfe eines LVS ist das Lager bereit, in diesem Zeitraum eine höhere Zahl von Aufträgen zusammenzustellen. Das LVS ist in der Lage, bei einer saisonalen Nachfragesteigerung die Abläufe zu optimieren und die Lagerarbeiter anzuweisen, damit sie die Aufträge schneller und fehlerfrei zusammenstellen können.

Synonym für den Ruf des Unternehmens

Angesichts der immer anspruchsvolleren Logistik (aufgrund von einer großen Anzahl von Aufträgen, kurzen Lieferzeiten, Retouren usw.) müssen Unternehmen vorausschauend denken und den Bedarf planen, um die Lagerabläufe zu organisieren.

Im Bereich der Logistik stellt die LVS ein wesentliches Planungswerkzeug dar. Diese Software liefert einerseits Daten, die dazu beitragen können, die zukünftige Entwicklung des Unternehmens vorherzusagen. Andererseits unterstützt sie aber auch das Unternehmen dabei, die Anpassungen im Lager durchzuführen, die angesichts des zu erwartenden Szenarios notwendig sind, um es in den verschiedenen Verkaufszyklen erfolgreich zu verwalten. Mecalux verfügt über Easy WMS, ein fortschrittliches Lagerverwaltungssystem, das eine genaue Kontrolle aller Vorgänge im Lager ermöglicht. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit wir Sie beraten können, wie Sie Ihre Logistik kontrollieren können.