Inventur und Bestandskontrolle mit Excel: Effizient oder nicht?

In kleinen oder selbst mittelgroßen Lagern ist es nicht ungewöhnlich, dass die Inventur und die Bestandskontrolle mit Excel oder einer gleichartigen Software durchgeführt wird. Es ist jedoch entscheidend, die Waren in Echtzeit zu erfassen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, was für das Unternehmen von Vorteil ist. Excel hat in dieser Hinsicht seine Grenzen und auf lange Sicht kann es sich negativ auswirken, wenn man nicht in eine spezialisierte Lagerverwaltungssoftware investiert.

In den vergangenen Jahren wurden die Aufgaben in einem Lager aufgrund des Aufschwungs des E-Commerce immer komplexer. Heute gibt es eine zunehmende Vielfalt an Artikelarten bei gleichzeitig weniger Bestand der einzelnen Artikel. Darüber hinaus ist der Behälter zur gängigsten Ladeeinheit für Waren geworden.

Vor diesem Hintergrund ist eine Bestandsverwaltung mit Papier und Stift undenkbar. Daher verwenden kleine Unternehmen als ersten Schritt in Richtung Digitalisierung das Programm Excel, um eine Inventur ihres Lagers durchzuführen. Aber ist dies eine gute Lösung?

In diesem Artikel wird erläutert, wie der Bestand eines Lagers mit Excel verwaltet werden kann, was die Nachteile sind und wann man auf ein Lagerverwaltungssystem (LVS) setzen sollte.

Inventur mit Excel: Wie funktioniert das?

Microsoft Excel ist ein Computerprogramm zur Datenanalyse. Das Hauptmerkmal dieser Anwendung ist ihre Darstellung in Form von Blättern oder Tabellen, bei denen der Benutzer nicht nur Werte hinzufügt, mit denen Berechnungen mittels Formeln durchgeführt werden, sondern diese auch grafisch darstellen kann.

Dank seiner Funktionen ist Excel zu einem gängigen Werkzeug in der Geschäftswelt geworden und auch in einigen Lagern kommt dieses Programm zum Einsatz, obwohl es nicht speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

Microsoft Excel bietet einige Vorlagen (XLTM-Dateien) für bestimmte Logistikaufgaben. Eine der gebräuchlichsten ist die Vorlage „Lagerbestandsliste”. Mit dieser Tabelle können Artikel entsprechend den Aufträgen des ERP-Systems eingegeben oder gelöscht, Artikellisten erstellt, Daten zu jedem Stellplatz abgerufen oder der Inventurwert ermittelt werden.

Natürlich können die Vorlagen entsprechend den Variablen des Unternehmens personalisiert werden: z. B. die Anzahl der Artikelarten, ihr Gewicht und ihre Größe oder das Verfallsdatum des Produkts.

Darüber hinaus kann durch die Installation externer Module sogar eine Excel-Tabelle mit einem Strichcode-Lesegerät synchronisiert werden, um die Bestandswerte schneller zu aktualisieren. Da es sich hierbei nicht um von Microsoft entwickelte Module handelt, könnte ein Update von Excel diese Verbindung schließlich unterbrechen, sodass man auf die Unterstützung der Firma, die das Modul entwickelt hat, angewiesen ist.

Die Durchführung einer Inventur in Excel hat den Vorteil, dass sie sehr einfach abläuft, da viele Mitarbeiter bereits mit der Benutzeroberfläche vertraut sind und diese auch außerhalb des Bereichs der Logistik bereits verwendet haben.

Dabei dürfen jedoch die Nachteile der Verwendung dieses Programms nicht vernachlässigt werden. Wenn die Bestandskontrolle mit Excel durchgeführt wird, impliziert dies eine manuelle Verwaltung eines Großteils dieses Prozesses, da jemand die Daten in eine Zelle eingeben und andere Daten in einer anderen Zelle ändern muss. Die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht werden, ist also hoch. Außerdem können mit Excel weder die Ein- und Ausgänge in das bzw. aus dem Lager automatisiert noch die Daten mit Lieferanten oder Kunden synchronisiert werden, sodass die Rückverfolgbarkeit der Produkte fast nicht möglich und die Auftragszusammenstellung nicht optimal ist. Wenn das Lager also wächst, ist die Durchführung einer Inventur mit Excel nicht möglich.

LVS vs. Excel: Wann sollte man auf ein Lagerverwaltungssystem setzen?

Die Bestandskontrolle mit Excel stellt einen Fortschritt im Vergleich zur Verwaltung mit Papier und Bleistift dar. Wenn das Lager jedoch eine gewisse Komplexität überschreitet, ist es unerlässlich, ein LVS zu implementieren, wie Easy WMS von Mecalux.

Ein Lagerverwaltungssystem beschleunigt sowohl das Bestandsmanagement als auch andere grundlegende logistische Prozesse des Unternehmens, z. B. die Auftragszusammenstellung oder die Verwaltung der Stellplätze.

Obwohl der Einsatz eines LVS in mittelgroßen und großen Lagern bereits selbstverständlich ist, wird es aufgrund der Vorteile, die es bei der Durchführung verschiedener Aufgaben bietet, auch immer häufiger in kleineren Anlagen eingesetzt.

Das Bestandsmanagement mit einem LVS bietet folgende Vorteile:

• Informationen in Echtzeit über die Artikelarten in jedem Lager: Durch die Verbindung mit dem ERP-System liefert die Software sämtliche Daten zu den Produkten, wie Rotation, Charge usw.
• Maximale Schnelligkeit bei der Arbeit der Bediener: Die sich wiederholende Aufgabe des Hinzufügens und Entfernens von Produkten und Artikelarten in der Anwendung wird vermieden. Darüber hinaus werden Fehlerquellen ausgeschlossen.
• Optimierung der Stellplätze: Das LVS automatisiert die Einlagerung der Produkte entsprechend den Strategien des Unternehmens (Rotation, Nähe zu anderen Artikelarten usw.) Auf diese Weise wird die Lagerkapazität erhöht, ohne dass das Lager verändert wird.
• Nachverfolgbarkeit des Bestands: Die automatische Verwaltung ermöglicht es dem Logistikleiter nicht nur zu kontrollieren, welche Produktmenge von jeder Artikelart vorhanden ist, sondern auch, wo sie sich während der verschiedenen Prozesse, die innerhalb des Lagers stattfinden, befindet.
• Erstellung von Berichten und Statistiken: Die Software sammelt die unzähligen Daten, die täglich in einem Lager produziert werden, sodass der Lagerleiter Entscheidungen entsprechend der tatsächlichen Leistung jedes Vorgangs treffen kann.

Automatische Kontrolle des Lagerbestands

Durch die Logistik 4.0 haben sich die Lieferzeiten verkürzt und die Unternehmen mussten sich an die vielfältigen Vertriebskanäle anpassen, die der Endkunde nutzt. Bei Unternehmen mit einem oder mehreren Lagern, die eine hohe Dichte an ein- und ausgehenden Produkten aufweisen, kann die Bestandskontrolle mit Excel zu Fehlern führen, die dann Out-of-Stock-Situationen nach sich ziehen können.

In E-Commerce-Firmen, bei denen der Ruf des Unternehmens der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit ist, kann nur ein schneller Service effiziente Lieferungen und die korrekte Optimierung der Ressourcen im Lager garantieren.

Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Lagerverwaltungssysteme, da sie die Bestandskontrolle und die Verwaltung der Stellplätze automatisieren, was zu einer Produktivitätssteigerung und vor allem zur Vermeidung von Fehlern und Mehrkosten führt.

In den letzten 20 Jahren hat sich Easy WMS zu einer führenden Intralogistiklösung zur Fehlervermeidung bei Lagerprozessen entwickelt. Kontaktieren Sie uns und einer unserer Experten wird Ihnen die Vorteile der Implementierung unseres LVS in Ihrem Lager erläutern.