Lieferschein: Was enthält er und wofür wird er benötigt?

Der Lieferschein (Packing Slip auf Englisch) ist ein wichtiges Handelsdokument in der Logistik, denn er dient als Nachweis: Er zeigt, dass die Bestellung korrekt an den Endkunden geliefert wurde.

In einer Welt, in der die Sendungen immer schneller unterwegs sind und die Auslagerung des Warentransports zunimmt, ist es wichtig, ein Dokument mit allen Informationen über die Bestellung zu haben, um den Versand, den Transport und die Zustellung zu erleichtern.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein Handelsdokument zur Dokumentation der Zustellung einer Bestellung. Der Lieferschein wird vom Unternehmen, das das Produkt verkauft, ausgestellt und in der Regel von dem Spediteur oder Logistikdienstleister vorgelegt, der für die Beförderung der Bestellungen zum Endempfänger verantwortlich ist. Der Lieferschein enthält die vollständige Liste der Artikel, die an den Empfänger der Bestellung geliefert wurden. Außerdem beinhaltet das Dokument die Referenznummer der Artikel, ihre Eigenschaften sowie die Einheiten der einzelnen Produkte. Der Empfänger kann anhand der Liste überprüfen, ob er alle bestellten Waren erhalten hat.

Der Lieferschein dient nicht nur dazu, dass der Käufer überprüfen kann, ob die erhaltenen Waren korrekt sind, sondern auch dazu, dass der Absender einen Nachweis darüber hat, dass die Waren das Lager verlassen haben. Das Dokument dient als rechtlicher Zustellungsnachweis (Proof of Delivery) für eventuelle Zwischenfälle.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferschein und einer Rechnung? Beide Dokumente sind zwar Handelsdokumente, aber ein Lieferschein ist der Beleg für den Erhalt der physischen Waren, während eine Rechnung das Geschäftsdokument der Bestellung ist. Der Lieferschein enthält die Merkmale der Produkte, während die Rechnung die verkauften Waren aufführt: u. a. den Preis der einzelnen Artikel, die Bedingungen oder die Zahlungsweise.

Welche Angaben sind auf dem Lieferschein enthalten?

Obwohl es kein einheitliches Format für den Lieferschein gibt, wird empfohlen, dass das Dokument, das die Zustellung von Bestellungen belegt, die folgenden Angaben enthalten sollte:

• Bestellnummer und entsprechende Rechnung.
• Versanddatum.
• Angaben zum Absender.
• Angaben zum Empfänger.
• Inhalt der Sendung.
• Gewicht und Volumen der einzelnen Packstücke.
• Gesamtgewicht der Sendung.
• Herkunft und Bestimmungsort der Waren.
• Art und Unternehmen der Sendung.
• Empfangsdatum.

Die Angaben auf dem Lieferschein variieren je nach Art des Unternehmens und der an den Endempfänger gelieferten Waren. So ist es zum Beispiel nicht zwingend erforderlich, den Preis des Produkts anzugeben, obwohl er manchmal detailliert angegeben wird. Warum? Im Gegensatz zur Rechnung dient der Lieferschein dem Nachweis der Zustellung der Bestellung, nicht des Handelswerts.

Vorteile des Lieferscheins in der Logistik

In der Logistik bietet der Lieferschein Vorteile für das Unternehmen, das das Produkt vertreibt, ggf. den Logistikdienstleister, der es transportiert, und den Endempfänger, der die Bestellung erhält. Das sind die wichtigsten:

• Er dient als Nachweis für die Zustellung: Es handelt sich um ein rechtliches Dokument, das auf sehr einfache Weise bescheinigt, dass die Waren gemäß den vereinbarten Bedingungen an den Empfänger geliefert wurden.
• Er optimiert die Verarbeitung der Bestellinformationen: Mit dem Lieferschein können Transportunternehmen, Käufer und sogar Zollbeamte den Inhalt eines Pakets identifizieren. 
• Er ermittelt Fehler: Der Empfänger der Bestellung kann anhand des Lieferscheins schnell und einfach überprüfen, ob die Anzahl der erhaltenen Produkte mit der Anzahl der bestellten Produkte übereinstimmt.
• Er vereinfacht die Rückgabe oder Erstattung: Mit einem Lieferschein wird die Bearbeitung von Informationen im Zusammenhang mit der Rückgabe oder Erstattung eines Produkts vereinfacht, das z. B. während des Versands beschädigt wurde. Durch die Verbreitung der kostenlosen Rücksendungen wurde der Nutzen des Lieferscheins erhöht.

Software zur Automatisierung von Lieferscheinen 

Mit den neuen Technologien können alle Informationen auf dem Lieferschein automatisiert erfasst werden. Das spart Zeit und minimiert die durch die manuelle Bearbeitung entstehenden Fehler.

Unternehmen mit einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) wie Easy WMS können die Überprüfung und Dokumentenkontrolle während des Warenversands digitalisieren. Die Software berücksichtigt die Etikettierungs- und Dokumentationsstandards des Transportunternehmens, um die Verteilung der Bestellungen zu erleichtern. Easy WMS erstellt den Lieferschein für jede Bestellung und stellt ihn aus, um eine effiziente Lieferung zu gewährleisten. Für die effiziente Verwaltung der Logistik von Drittanbietern verfügt die Software über das fortschrittliche Multi-Carrier-Versandsoftware-Modul, mit dem sich Etiketten drucken lassen, die von allen großen Versanddienstleistern verwendet werden können. Außerdem können jedem Packstück direkt vom Lager aus Trackingnummern zugewiesen werden. Der multinationale Lebensmittelkonzern Danone verwendet die Multi-Carrier-Versandsoftware in seinem Lager in Valdemoro (Spanien) zur Kommunikation mit MRW, dem Transportunternehmen, das seine Bestellungen ausliefert. „Wenn MRW im Lager eintrifft, müssen die Fahrer lediglich die vorbereiteten Bestellungen abholen, da bereits alle Informationen in ihrem System vorliegen. Wir haben in Sachen Effizienz viel dazugewonnen“, erklärt Eduardo Puerto, Supply Chain Director Iberia bei Danone.

Während des Versandprozesses wird immer häufiger ein elektronischer Zustellnachweis verwendet, der auch als Proof of Delivery (POD) auf Englisch bezeichnet wird. Wie im Falle des Lieferscheins dient der elektronische Abliefernachweis als Nachweis, mit dem eine Person oder ein Unternehmen (Käufer) bestätigt, von einem anderen Unternehmen (Absender) eine Ware oder eine Reihe von Waren in den zuvor vereinbarten Mengen und zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten zu haben. Die Bestätigung erfolgt digital mittels einer elektronischen Unterschrift.

Der Lieferschein, das Dokument, das die Zustellung der Bestellung belegt 

Der Lieferschein ist das Highlight einer effizienten Lieferkette und eine Möglichkeit, auf dem Papier festzuhalten, dass das endgültige Ziel erreicht wurde: die Zustellung der Bestellung und die effiziente Erfüllung des Logistikdienstes. In der Logistik müssen heutzutage alle Informationen möglichst agil verwaltet werden, erst recht, wenn der Transport an Dritte ausgelagert wird. Der Lieferschein ist in diesem Sinne einer der besten Verbündeten für alle an der Outbound-Logistik beteiligten Akteure.

Wenn Sie die Erstellung und Bearbeitung des Lieferscheins beschleunigen und die Kommunikation mit den Transportunternehmen verbessern möchten, wenden Sie sich an uns. Mecalux ist auf die Optimierung des Logistikmanagements von Unternehmen aller Branchen spezialisiert.