Bestandskontrolle: Der Schlüssel für einen optimalen Kundenservice

Die Bestandskontrolle besteht darin, den Status der Waren eines Unternehmens zu kennen, einschließlich der Rohstoffe, Halbfertig- und Fertigprodukte.

Es gibt Unternehmen, die lediglich eine gelegentliche Kontrolle der Artikelarten durchführen müssen. Andere benötigen jedoch eine viel umfangreichere Bestandsverwaltung, da sie über Produktionsprozesse, einen hohen Produktumschlag und Kundenretouren (reverse Logistik) verfügen. Die Bestandskontrolle ist hier ein wichtiger Faktor zur Erzielung einer höheren Rentabilität.

In diesem Artikel wird erläutert, was die Bestandskontrolle ist, warum sie besonders bei Unternehmen, die eine zunehmende Anzahl von Artikelarten verwalten, erforderlich ist und wie sie umgesetzt werden sollte.

Was bedeutet Bestandskontrolle?

Die Bestandskontrolle umfasst verschiedene Prozesse und Methoden zur Überwachung des Bestands eines Unternehmens. Sind alle Waren eines Unternehmens genauestens bekannt, können die Abläufe und Vorgänge besser geplant und organisiert werden.

Die Bestandskontrolle umfasst die Bestandsverwaltung, die darin besteht, die Beschaffung und den Verkauf von Produkten zu erfassen. Ein Unternehmen sollte über einen Mindestbestand verfügen, um eine Dienstleistung anbieten zu können, und muss seinen Meldebestand festlegen, d. h. den Bestand, bei dessen Erreichen die Bestellung zur Wiederauffüllung erfolgen muss.

Auf diese Weise entsteht ein Gleichgewicht zwischen ein- und ausgehenden Artikeln im Lager, sodass ihre Verfügbarkeit bekannt ist. Bei der Bestandskontrolle werden ebenfalls Nachfrageschwankungen, die Lead Time und die Geschäftsentwicklung berücksichtigt, um die Menge der Produkte zu definieren, die für die optimale Kundenbetreuung benötigt wird.

Warum sollte eine Bestandskontrolle durchgeführt werden?

Bei der Bestandskontrolle geht es um zwei grundlegende Ziele: Die Minimierung der Lagerhaltungskosten und die Gewährleistung eines ausgezeichneten Kundenservices.

Ein optimaler Bestand und die Aufrechterhaltung eines ausgewogenen Verhältnisses der Bestände im Lager ist für die Rentabilität von Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Out-of-Stock-Situationen zu Verzögerungen und Beschwerden von Kunden führen können.

Auf der anderen Seite ist ein Überbestand auch nicht wünschenswert, da er zusätzliche Kosten verursacht und die Waren veralten könnten.

Wie wird die Bestandskontrolle durchgeführt?

Die Bestandskontrolle ist ein Prozess, der auf drei verschiedene Arten durchgeführt werden kann:

• Manuell auf Papier. Die Bediener erhalten eine Liste des Produktkatalogs, durchlaufen das Lager, überprüfen die Anzahl der verfügbaren Artikel für jede Artikelart und notieren diese Zahl dann schriftlich. Der Nachteil dieser Arbeitsmethode ist, dass Fehler gemacht werden können, sodass sie nur für kleine Unternehmen mit wenig Bestand und Umsatz geeignet ist.
• Mit Excel. Mit diesem Programm können Listen mit den im Lager befindlichen Artikeln erstellt werden. Im Gegensatz zur Papierversion verfügt Microsoft Excel über spezielle Vorlagen für die Erstellung von Inventuren und die Daten können sogar direkt von den Strichcode-Lesegeräten erfasst werden. Da jedoch praktisch die gesamte Dateneingabe manuell erfolgt, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern recht hoch.
• Mit einem Lagerverwaltungssystem. Die manuelle Durchführung der Bestandskontrolle ist anstrengend und das Fehlerrisiko sehr hoch. Ein LVS wie Easy WMS von Mecalux hingegen arbeitet papierlos, beschleunigt die Bestandskontrolle und reduziert Fehler. Diese Software kontrolliert alle Warenein- und Ausgänge, sodass eine vollständige und sichere Kontrolle über die Prozesse, die jeder Artikel durchläuft, gewährleistet ist.

Wie oft sollte die Bestandskontrolle durchgeführt werden?

Unternehmen sollten feste Intervalle für die Inventur festlegen. Dies hängt von Faktoren wie der Anzahl der verfügbaren Produkte, der Größe des Lagers und der Anzahl der Bediener ab.

Die Bestandskontrolle kann periodisch erfolgen (z. B. monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich). Hierbei ist jedoch ein Großteil des Personals für einen oder mehrere Tage beschäftigt und der Betrieb des Lagers wird wahrscheinlich gestört. Abgesehen davon, dass dies einen erheblichen Aufwand erfordert, können Fehler auftreten, da die Bestandskontrolle nach wie vor manuell erfolgt.

Es kann auch eine zyklische Inventur durchgeführt werden. Dabei werden bestimmte Artikelarten häufiger gezählt als andere, je nach ihren Merkmalen oder ihrem Umschlag (gemäß der ABC-Analyse). Im Gegensatz zur jährlichen oder halbjährlichen Inventur wird so eine genaue Kenntnis der eingelagerten Artikelarten gewährleistet, wodurch das Risiko von Out-of-Stock-Situationen verringert wird.

Die ideale Option besteht darin, eine permanente Inventur durchzuführen. Man verfügt also über einen in Echtzeit aktualisierten Bestand, in dem alle Bestandsbewegungen, von Ein- und Ausgängen bis hin zu internen Bewegungen, kontinuierlich erfasst werden. Dies ist nur mit einem LVS möglich, da dieses System automatisch die Artikel verfolgt, die empfangen, eingelagert und versandt werden. Mit einer permanenten Inventur werden Kosten reduziert und Fehler sowie Betriebsunterbrechungen vermieden.

Realer Bestand vs. Buchbestand

Der physische Bestand darf nicht mit dem Buchbestand verwechselt werden. Die physische Inventur bezieht sich auf die tatsächliche Organisation der Waren innerhalb des Lagers. Der Buchbestand hingegen bezieht sich auf den Geldwert dieser Ware.

Das Ziel einer physischen Inventur ist es, sicherzustellen, dass die im System registrierten Einheiten mit den tatsächlich in den Regalen befindlichen Einheiten übereinstimmen. Gibt es Unterschiede, kann dies auf Kommissionierfehler, Diebstahl usw. zurückgeführt werden.

Bei der Kontrolle des Buchbestands wird versucht, den Geldwert des erworbenen Bestands mit dem des versandten Bestands abzugleichen. Dies ist problematisch, wenn ein und dieselbe Artikelart zu unterschiedlichen Preisen gekauft wurde, da, sobald diese in den Regalen platziert wurde, zwischen den Artikelarten kein Unterschied mehr ausgemacht werden kann. Hier kommen Buchhaltungsmethoden wie FIFO (first in, first out, der Wert des zuletzt versandten Produkts ist der des ältesten Produkts), LIFO (last in, first out, der Wert des versandten Produkts ist der des neuesten Produkts) oder der gewichtete Durchschnittspreis zum Einsatz.

Eine optimale Kontrolle des Buchbestands ermöglicht eine umfassende Kontrolle des physischen Bestands. Ist nicht bekannt, welche Produkte sich tatsächlich im Lager befinden, ist es unmöglich, dem Bestand des Unternehmens einen wirtschaftlichen Wert zuzuordnen.

Alle Produkte unter Kontrolle

Das Ziel der Bestandskontrolle ist die Erleichterung der Abläufe im Lager. Eine gute Warenorganisation wirkt sich positiv auf alle Vorgänge aus, die in der Anlage stattfinden.

Durch die genaue Kenntnis der verfügbaren Artikel im Lager ist die Effektivität des Unternehmens viel größer und das Firmenimage verbessert sich dementsprechend. Die Wiederauffüllung, Auftragsvorbereitung oder der Umgang mit Nachfrageänderungen lassen sich leichter organisieren. Darüber hinaus hat das Unternehmen ausreichend Bestand auf Lager, um seine Kunden auch bei steigender Nachfrage beliefern zu können.

Die Bestandskontrolle trägt auch dazu bei, die Ressourcen des Lagers optimal zu nutzen. So nehmen beispielsweise Artikel, die für die Erbringung der Dienstleistung unerlässlich sind, bei der Lagerung nur einen begrenzten Platz in Anspruch.

Je mehr Daten und Informationen über die Artikel im Lager vorhanden sind, desto einfacher und genauer können Verbesserungsmöglichkeiten umgesetzt werden. Aus diesem Grund ist ein Lagerverwaltungssystem wie Easy WMS von Mecalux ein Muss. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen die Funktionen dieser Software vorstellen und erläutern können, wie Sie mit dieser Software Ihren Bestand in Echtzeit kontrollieren.