Packliste: Was das ist, welche Arten es gibt und wie man sie ausfüllt

Dank Dokumenten wie Packlisten wissen die Lagermitarbeiter, welche Produkte sie in die einzelnen Bestellungen aufnehmen müssen. Außerdem haben die Verbraucher einen Überblick über die Waren, die sie erhalten, und die Zollbehörden kontrollieren die Waren, die in die Länder ein- und ausgeführt werden.

Was ist eine Packliste?

Eine Packliste ist eine Auflistung aller Artikel, die zu einem Auftrag gehören. Es ist ein grundlegendes Dokument in der Lagerverwaltung und erfüllt mehrere Funktionen. Einerseits können die Kommissionierer dadurch wissen, was sie aus den Regalen nehmen und jeder Sendung beifügen müssen. Darüber hinaus kann der Empfänger der Waren den Inhalt des Pakets, das er gerade erhalten hat, genau erkennen. Schließlich wird diese Aufschlüsselung auch häufig bei Transaktionen im Zusammenhang mit Ausfuhren und Außenhandel verwendet.

Bei der Erstellung einer Packliste kann auf eine bestehende Vorlage zurückgegriffen werden. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die ihre Packliste an ihre Bedürfnisse und die Merkmale ihrer Produkte anpassen möchten. Dank des technologischen Fortschritts müssen sie nicht mehr nur auf Papier erstellt werden, sondern können auch mit einem Lagerverwaltungssystem wie Easy WMS automatisch erstellt werden.

Wie man eine Packliste ausfüllt

Eine gute Packliste sollte neben einer Auflistung der in der Sendung enthaltenen Artikel auch eine Beschreibung des Aufbaus enthalten, d. h. wie viele Pakete die Sendung enthält. Je mehr Details aufgeführt werden, desto praktischer ist es, da sie auch für die Zollabfertigung benötigt werden können. Außerdem empfiehlt es sich, eine Kopie der Packliste für eventuelle Verspätungen oder Beschwerden aufzubewahren.

Felder einer Packliste in der Logistik

Im Folgenden sind einige der Daten aufgeführt, die in eine Musterpackliste gehören. Wenn das Dokument für internationale Transaktionen bestimmt ist, sollten sie umfangreicher und spezifischer sein:

• Das Datum, an dem der Auftrag erteilt wurde, und das Datum des Versands der Waren.
• Kontaktinformationen des Absenders. Sie sind nützlich, wenn die Sendung an ihren Ausgangspunkt zurückgeschickt werden soll.
• Kontaktinformationen des Empfängers. Manchmal spielt es eine wichtige Rolle bei der Suche nach der Person oder dem Unternehmen, die das Paket erhalten sollen.
• Ausgangs- und Zieladresse.
• Angaben zum Fahrzeug – Flugzeug, Schiff oder Lkw – und die Nummer des Beförderungspapiers.
• Gesamtzahl der Packstücke, aus denen die Sendung besteht, und deren Verpackungsart. Dieser Punkt ist besonders wichtig für transportbezogene Packlisten.
• Beschreibung der einzelnen Packstücke, einschließlich Gewicht und Volumen.
• Gewicht und Volumen des Artikelsatzes.
• Marken und Artikelarten.
• Sofern verfügbar und es sich nicht um eine interne Logistikpackliste handelt, kann die Nummer der Handelsrechnung angezeigt werden, mit der der Auftrag verknüpft ist.

Arten von Packlisten

Die Packlisten werden also unterteilt in solche, die intern oder im Lager verwendet werden, d. h. Listen von Artikeln, die für einen bestimmten Auftrag zu hinterlegen sind. Sie dienen als Quittung und ähneln einem Lieferschein und sind im Allgemeinen für Zollvorgänge zwischen verschiedenen Ländern unerlässlich.

Wenn es sich bei dem auszufüllenden Dokument um eine Packliste für internationale Sendungen handelt, ist es sinnvoll, ein paar weitere Felder hinzuzufügen:

• Der HS-Code oder Code des Harmonisierten Systems. Diese Nummer wird von den Zollbehörden zur Klassifizierung von Sendungen verwendet und ermöglicht eine genaue Berechnung der anzuwendenden Zölle und Beschränkungen. Sie ist auf den Websites der jeweiligen Länderregierungen verfügbar.
• Wenn die Ladung in Containern organisiert ist, sollte bei der Erstellung der Packliste für den Zoll angegeben werden, was in die einzelnen Container geladen wurde.
• Der Gesamtwert der gesamten Sendung und der einzelnen Packstücke.

Falsche Angaben in der Packliste können zu Verspätungen bei der Zollabfertigung führen, was wiederum zu Verzögerungen bei der Abfertigung der Waren und damit zu Kostenüberschreitungen führt.

Unterschied zwischen „Packlisten“ und „Lieferaufträgen“

Trotz ihres ähnlichen Aufbaus weisen Packlisten und Lieferaufträge einige Unterschiede auf. Erstere werden zwischen Absendern und Endempfängern verwendet und enthalten detailliertere Informationen als Lieferscheine, z. B. Preisangaben.

Bei Lieferaufträgen handelt es sich um Dokumente, mit denen ein Unternehmen einen Spediteur oder ein Lager, mit dem es zusammenarbeitet, mit der Freigabe bestimmter Waren und deren Lieferung an eine dritte Partei beauftragt. Sie sind im internationalen Verkehr und in der Seelogistik weit verbreitet.

Beispiel für eine Packliste

Eine Packliste kann mehr oder weniger detailliert sein, aber sie enthält im Allgemeinen Angaben wie die Art der Produkte, die Menge jedes Produkts und eine Beschreibung von Volumen, Größe und Verpackung. Hier sind einige der zu berücksichtigenden Angaben und ihre mögliche Reihenfolge:

1. Seitenüberschrift: Logo und Firmenname. Titel, der das Dokument als Packliste ausweist.
2. Adresse des Absenders und Daten zur Identifizierung des Auftrags, wie Versanddatum, Bestellnummer oder Spediteur.
3. Lieferadresse und Rechnungsadresse.
4. Liste der Packstücke sowie Gewicht und Abmessungen der einzelnen Packstücke.
5. Zusammenfassung der Produkte und der Anzahl der Packstücke mit ihren Artikelnummern, Mengen, Gewichten und Abmessungen.
6. Es kann ein Vermerk hinzugefügt werden, wenn z. B. der Einsatz zusätzlicher Geräte wie eines Gabelstaplers erforderlich ist.

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