Wie macht man eine Inventur: schnell & effektiv

Die Inventur oder Bestandsaufnahme im Lager ist eine gängige Praxis, um die Lagerbestände und deren Standorte genau zu überprüfen. Dies ist für die korrekte Planung der Warenbeschaffungsbereiche und für die logistische Distribution unerlässlich.

In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Optionen zur körperlichen Inventur im Lager betrachten sowie Ihnen die Methoden und bewährten Verfahren zeigen, die diese Arbeit erleichtern.

Was ist eine körperliche Inventur und was sind ihre Ziele?

Eine Inventur ist die geordnete, detaillierte und bewertete Auflistung der Waren, die ein Unternehmen lagert. Diese Materialien werden nach ihren Eigenschaften klassifiziert und bewertet, da sie zum Unternehmensvermögen zählen. Die körperliche Inventur im Lager besteht darin, die Bestände, ihre Mengen und Eigenschaften mit dem zu vergleichen, was im Register oder Computersystem des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt erscheint.

Die wichtigsten Ziele der Inventur sind Folgendes zu erkennen:

• Beschädigte oder abgelaufene Produkte.
• Veraltete Bestände: Dies geschieht (entweder) aufgrund von Produktänderungen oder weil sie durch ein anderes ersetzt wurden. Diese Art von Lagerbeständen muss streng kontrolliert werden, da sie sich direkt auf die Lagerhaltungskosten auswirken und wertvollen Platz in der Anlage einnehmen.
• Abweichungen aufgrund von menschlichen und Systemfehlern: Die ersten sind häufiger als die zweiten. Je organisierter der tägliche Betrieb ist, desto weniger Unregelmäßigkeiten tauchen auf.
• Verschwundene Produkte: Es handelt sich um unbekannte Verluste, die in der Regel durch Diebstahl oder andere Vorfälle verursacht werden.

In jedem Fall muss der Lagerverwalter am Ende der Inventur einen Bericht ausstellen, in dem er folgendes festhält:

• Die prozentuale Veränderung nach Wert und Einheit zwischen den ursprünglichen Aufzeichnungen und dem Endbestand.
• Die wichtigsten festgestellten Unterschiede und die möglichen Ursachen für diese Abweichungen.
• Die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Verbesserung der Lagerverwaltung.

Hauptarten der Inventur

Wenn wir die Häufigkeit mit der die Zählung der Waren durchgeführt wird betrachten, fallen folgende Arten von Inventuren auf:

- Die Jahresinventur:

Nach deutschem Recht muss jedes Unternehmen ein Jahresinventur vorlegen, die in der Regel mit dem Ende des Geschäftsjahres zusammenfällt.

Diese ist die häufigste Inventurart in Unternehmen, die kein großes Referenzvolumen haben. Allerdings ist es schwierig mit nur einer Inventur pro Jahr Abweichungen zu analysieren und Maßnahmen zu ergreifen, um diese rechtzeitig zu korrigieren.

- Die periodische oder rotierende Inventur:

Die Zählungen der gelagerten Artikelarten werden mehrmals im Jahr geführt (monatlich, vierteljährlich...). Es ist das Unternehmen, die den Zeitraum bestimmt. Diese Zählungen werden in der Regel in ruhigeren Arbeitszeiten geplant, so dass die übliche Aktivität im Lager nicht gestört werden.

- Die permanente Bestandsaufnahme:

Die Bestandskontrolle erfolgt über eine Lagerverwaltungssoftware. Mit dieser computergestützten Methode werden die Bestandsdaten in Echtzeit aktualisiert und alle Bewegungen angezeigt, ohne die Aktivität stoppen zu müssen. Die Implementierung eines solchen LVS bringt auch andere Vorteile für das Beschaffungsmanagement mit sich. Beispielsweise erleichtert es der Einkaufsabteilung, Referenzen zu ersetzen.

Es ist auch möglich, diese Inventurmethoden mit anderen Sonderzählungen zu kombinieren, wenn der verfügbare Bestand in einem bestimmten Bereich oder einer Gruppe von Lagerplätzen überprüfen werden muss.

Die körperliche Inventur Schritt für Schritt

Es gibt einige unvermeidbare Schritte, um eine körperliche Inventur im Lager durchzuführen, unabhängig von der verwendeten Technologie:

1. Bestimmung der Vorgehensweise: Dies hängt von den verschiedenen Bestandsarten ab. Es ist wichtig zu entscheiden, welche Waren in die Inventur aufgenommen werden und wie sie quantifiziert werden sollen (z. B. nach Einheiten, Volumen, Gewicht oder wirtschaftlichem Wert). Bei der Priorisierung von Referenzen, die inventarisiert werden sollen, kann die ABC-Methode verwendet werden, um sie nach Rotation zu klassifizieren, obwohl sie auch nach Zonen oder Produktfamilien organisiert sein können.

2. Vorbereitung des Arbeitsteams: Das Team muss vor der Inventur genau wissen, welche Schritte zu befolgen sind, welcher Bereich des Lagers zu erfassen ist und welche Hilfsmittel zu verwenden sind, sowie weitere Anweisungen, wie z. B. wer den veralteten oder defekten Lagerbestand abholt, sobald dieser identifiziert ist.

3. Momente mit weniger Aktivität nutzen: Die Auswirkungen der Saisonabhängigkeit sollten berücksichtigt werden und Lagerbestände sollten während der Zeit geringer Aktivität organisiert werden, um deren Auswirkungen auf das Lager zu begrenzen.

4. Lieferanten informieren: Der Lagerbestand stoppt die Aktivität der Warenein- und -ausgangskontrolle, daher ist es notwendig, im Voraus zu planen und Lieferanten und Kunden zu informieren.

5. Dokumentenressourcen und Hilfsmittel überprüfen: Die Inventurzeit sollte auf ein Minimum reduziert werden. Daher sollten Geräte und Dokumentation im Voraus vorbereitet werden, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden.

Von der Inventur mit Excel bis zu Lagerverwaltungssystemen

Das Ergebnis der Inventur muss je nach Unternehmensgröße auf Papier oder in digitaler Form festgehalten werden. Im Folgenden stellen wir die am häufigsten genutzten Lösungen vor:

1. Inventur mit Excel oder auf Papier

Die Inventur mit Papier ist die einfachste Version und ist nur in Unternehmen mit Mindestbeständen möglich. Aber auch in diesen Fällen kann die Inventur ohne eine Lagerverwaltungssoftware zu einem teuren Problem für das Unternehmen werden.

Der manuelle Ablauf ist wie folgt: Die Mitarbeiter kontrollieren den Lagerbestand mit einer Produktliste auf Papier. Diese Methode ist sehr anfällig für menschliche Fehler.

Eine Weiterentwicklung dieser Methode sind die Excel-Vorlagen für die Inventur, da sie eine größere Automatisierung beinhalten, um Berechnungen computergestützt durchführen zu können. Außerdem besteht mit Excel die Möglichkeit, Erweiterungen zu installieren, die Daten direkt mit Barcodelesern erfassen, was die Auszüge von Daten beschleunigt. Diese Lösung ist zwar besser als Papier, ist aber auch fehleranfällig und garantiert langfristig weder Effizienz noch Sicherheit in der Lagerhaltung.

2. Inventur mit einem LVS

Die Lagerverwaltungssysteme, kurz LVS, haben einen Qualitätssprung in der Genauigkeit und Geschwindigkeit der Inventur im Lager bewirkt. Sie sind in der Tat in Unternehmen mit einer großen Anzahl von Referenzen unerlässlich. In diesen Fällen sind die Bestandszählungen hochkomplex und ein LVS reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich.

Nach Angaben des Warehousing Education and Research Council, verwenden zwei Drittel der US-Lager immer noch alternative Lagerverwaltungsmethoden zum LVS, einschließlich Excel. Dies wird sich aufgrund der Funktionalitäten der Lagerverwaltungssysteme voraussichtlich ändern.

Zum Beispiel ermöglicht Easy WMS, das LVS von Mecalux:

• Die Organisation so vieler Zählungen, wie der Lagerleiter benötigt und mit den von ihm benötigten Eigenschaften. So ist es beispielsweise möglich, die Anzahl der Behälter (Paletten, Kisten usw.) oder bestimmter Artikel zu programmieren.
• Die Begrenzung der Lagerbereiche, in denen die Inventur durchgeführt werden soll (Zählungen nach Standort).
• Die Festlegung der Priorisierung der Produkte nach ihren logistischen Parametern (Lagerumschlag, Stückkosten, Verfallsdatum, Chargennummern...), um sie einfach auszuwählen und die Inventur mit den für das Unternehmen wichtigsten Produkten beginnen zu können.
• Die Integration aller Arten Scanner, wie z. B. Funkterminals oder Pick by Voice-Systeme.
• Die optimale Lagersteuerung durch die Einrichtung eines kontinuierlichen Inventursystems, so dass die Informationen über den verfügbaren Bestand täglich aktualisiert werden. Im Falle von Easy WMS ist das Modul Supply Chain Analytics für die Verwaltung dieser enormen Datenmenge zuständig.

Eine Inventur mit Barcode Scanner oder RFID?

Eines der Elemente, das die Durchführung einer Inventur am meisten beeinflusst, ist das Identifikationssystem, das von dem traditionellen Barcode Scanner bis hin zu den ausgeklügelten RFID-Etiketten reicht. Lassen Sie uns diese beiden Optionen näher betrachten:

- Eine Inventur mit Barcode Scanner oder Funkterminals

Der Barcode ist aufgrund seiner Effizienz, Universalität und der geringen Implementierungskosten das am weitesten verbreitete Identifikationssystem. Der Informationstransfer zwischen der physischen und digitalen Welt, sei es mit Excel oder einer fortgeschrittenen Software, erfolgt mit Geräten, die diese Produktcodes scannen. Dabei ist es wichtig, dass eine direkte Sichtverbindung zwischen dem Leser und den Waren besteht.

Das Funkterminal ist ebenfalls ein Barcode-Lesegerät, dem die Funktion hinzugefügt wurde, mit der Lagersoftware über Funkwellen zu kommunizieren. So kann der Arbeiter direkt am Terminal Aufträge entgegennehmen und Kontrollen durchführen, was die Arbeit beschleunigt.

- Eine Inventur mit RFID-Lesegeräten:

Die Implementierung eines RFID-Identifikationssystems (Radio Frequency IDentification) beschleunigt die Geschwindigkeit der Zählung enorm.

Diese Technologie verwendet Radiowellen, um Daten zu senden und zu empfangen, die mit einem Objekt verbunden sind. Da die Chips in einen Aufkleber integriert sind, speichern sie eine größere Menge an Information, die während des gesamten Produktverlaufs in der Lieferkette verändert werden können.

Ein wesentlicher Vorteil bei der Inventur ist, dass keine direkte Sichtverbindung zwischen Etikett und Gerät erforderlich ist. Somit werden mit nur einem Handgriff mit einem Lesegerät alle Daten eines Containers direkt in das System geladen.

Zwei der größten Hindernisse, die die weitreichende Einführung des RFID-Identifikationssystems erschwert haben, sind zum einen der Preis und zum anderen die mangelnde Präzision. Der Markt hat sich jedoch weiterentwickelt, und 2018 sind die Durchschnittskosten für einen IoT-Sensor, wie die RFID-Etiketten, laut dem Manufacturing Trends Report von Microsoft 200% niedriger als 2004.

Darüber hinaus zeigen zahlreiche Erfolgsgeschichten und Studien, dass sich die Genauigkeit der Messwerte deutlich verbessert hat. Eine Studie, die von der GS1-Organisation und dem RFID-Labor der Universität Auburn durchgeführte wurde, ergab, dass 70% der analysierten Aufträge, aufgrund der Verwendung von Barcode-Identifizierung, Fehler aufwiesen, verglichen mit nur 0,01% der mit RFID bearbeiteten Aufträge.

Die Bedeutung einer korrekt durchgeführten Inventur

Das Ziel einer ordnungsgemäßen Bestandskontrolle ist es, den Gewinn zu maximieren, indem die Lagerkosten minimiert werden, ohne das Servicelevel der Anlage zu beeinträchtigen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Technologien, wie eine Lagerverwaltungssoftware und RFID-Identifikation, tragen zu einer höheren Genauigkeit des gesamten Prozesses bei. Allerdings ist es noch ein weiter Weg bis sich alle Unternehmen für solche Technologien entscheiden, da viele immer noch auf manuelle Methoden zurückgreifen, um Inventuren im Lager durchzuführen.