Die „Advanced Shipping Notice“ (ASN / EDI 856) beschleunigt den Wareneingang

Die „Advanced Shipping Notice“ oder „Advance Ship Notice“ (ASN) entstand aufgrund der Notwendigkeit, Fehler bei den Warenlieferungen, vor allem in der B2B-Umgebung, zu verringern. Dieses elektronische Dokument, das genaue Informationen zum Inhalt der Sendung enthält, automatisiert die Übertragung der Wareninformationen zwischen Lieferant und Kunden und beschleunigt den Wareneingang.

In diesem Artikel wird analysiert, was dieses elektronische Dokument ist, welche Informationen es erfasst und wie es mit den unterschiedlichen Software-Programmen des Unternehmens integriert ist.

Was ist die „Advanced Shipping Notice“ (ASN)?

Die „Advanced Shipping Notice“, gelegentlich auch als „Advanced Shipment Notification“ bezeichnet, ist ein elektronisches Dokument, das automatisch von der Software eines Lieferanten an das Unternehmen oder das Lager, das die Ware empfängt, bei deren Versendung versandt wird. Anders ausgedrückt, zeigt dieses elektronische Dokument an, dass der Auftrag bereits abgeschickt wurde (Versandmitteilung), damit der Kunde die Warenannahme vorbereiten kann.

Die ASN beschleunigt diesen Logistikprozess und ermöglicht es, dass bei Ankunft der Ware in einem Lager nur durch Einlesen ihres Barcodes die relevanten Daten verfügbar sind, die zur Durchführung des Wareneingangs notwendig sind (jeweiliges Produkt, Einheiten, Lieferant, Versanddatum usw.). Auf diese Weise bereiten sich die Lagerarbeiter auf die Ankunft vor und verlieren keine Zeit durch das Analysieren der Dokumentation, die Durchführung von Überprüfungen oder Eingabe von Informationen in das System.

Diese Benachrichtigung wird als EDI (Electronic Data Interchange oder zu deutsch: elektronischer Datenaustausch) versandt. Die EDI-Mitteilungen sind ein System, mit dem digitalisierte Dokumente nach einem internationalen Standard versendet werden können, damit sie automatisch von unterschiedlichen Software-Programmen gelesen und interpretiert werden können. Hierdurch werden Zeit und Kosten eingespart und vor allem die mit einer manuellen Verwaltung der Dokumente verbundenen Fehler beseitigt.

Die ASN ist unter unterschiedlichen internationalen Standards geschützt, die weit in Sektoren wie dem Einzelhandel, dem E-Commerce oder dem Automobilsektor akzeptiert werden. In den Vereinigten Staaten ist der EDI 856-Standard gebräuchlich (definiert durch das X12-Standardkomitee des American National Standard Institute – ANSI). In der restlichen Welt wird üblicherweise der Standard DESADV oder Despatch Advice Message verwendet (im Rahmen des UN/EDIFACT, einer von den Vereinten Nationen entwickelten Standardreihe).

Zusammenfassend ist die „Advanced Shipping Notice“ eine Weiterentwicklung für logistische Lieferungen: sie benachrichtigt automatisch das Programm des Kunden, welche Ware er in welchen Konditionen empfangen wird und von wem sie kommt, wodurch Prozesse beschleunigt und Fehler bei der Übertragung der Informationen und der Handhabung der Produkte beseitigt werden.

Welche Informationen enthält die „Advanced Shipping Notification“?

Die „Advance Shipping Notice“ enthält Informationen zu der Lieferung, sowie physische Eigenschaften des Produkts oder der Ware. Sie erhält diese Informationen von der Lagerverwaltungssoftware (LVS) und dem ERP-System.

Dieses elektronische Dokument beinhaltet unter anderem:

• Versandnummer und -datum
• Lieferdatum und -bedingungen
• Informationen zum Versand des Pakets (Anweisungen, Transportbedingungen usw.)
• Reihenfolge und Daten der Bestellung (welche Ware in welcher Menge geliefert wird, Serien- und Chargennummer usw.)
• Genaue Ladeeinheit (Art des Pakets oder der Verpackung…)
• SSCC- oder GSI 128-Code zur Beschleunigung des Empfang

Auf diese Weise verfügt das Unternehmen über eine bessere Nachverfolgbarkeit des auf dem Weg befindlichen Auftrags und kennt alle Einzelheiten der versandten Ware,  an welchem Datum sie das Lager verlassen hat und wann sie erwartungsgemäß am Zielpunkt eintrifft.

Vorteile der „Advanced Shipping Notice“

Methoden zur Organisation der Produktion und der Lagerung wie Just-in-Time erfordern flexible Logistiklösungen, die einen schnellen Empfang der Materialien und eine strenge Bestandskontrolle sicherstellen, auch wenn diese nicht im Lager stattfindet. Zu den Vorteilen gehören:

• Vollständige Übersicht über den Wareneingang: Dieses elektronische Dokument gewährleistet, dass die Unternehmen die Kontrolle über ihre Bestellungen haben und jederzeit wissen, wann ─ und wo, im Falle eines Unternehmens mit mehreren Lagern ─ sie die Waren in welchen Konditionen empfangen werden.
• Genauigkeit beim Versand von Produkten: Die ASN validiert, dass der vom Lieferanten versandte Auftrag mit dem vom Kunden erhaltenen übereinstimmt, wodurch Fehler bei der Lieferung der Ware vermieden werden.
• Schnelligkeit beim Wareneingang: die Lagerarbeiter können sich im Voraus auf die Wareneingänge vorbereiten, wodurch sowohl der Raum als auch das Personal optimiert werden.

Die Implementierung des ASN-Systems und die Möglichkeit, von diesen Vorteilen zu profitieren, erfordert eine Digitalisierung der Bestandsverwaltung im Logistikzentrum. Hierfür wird vor allem eine Lagerverwaltungssoftware (LVS) benötigt, die die Situation der Produkte im Lager und den genauen Zeitpunkt ihres Versands kennt. Das ERP-System wiederum kann zusätzliche Informationen zu den Eigenschaften der Ware (Verfallsdatum usw.) liefern, die ebenfalls in der ASN beinhaltet werden müssen. Die korrekte Verbindung der beiden Software-Programme ermöglicht den flüssigen Ablauf eines „Advanced Shipping Notice“-Systems.

Wie wird die ASN erzeugt und erhalten?

Die „Advanced Shipping Notification“ ist ein elektronisches Dokument, das sowohl von der Lagerverwaltungssoftware als auch dem ERP-System automatisch erzeugt und versandt werden kann.

Im Lager, das die Ware empfängt, kann eine fortschrittliche LVS wie Easy WMS von Mecalux diese Informationen erfassen und einen Eingangspuffer zuweisen, wobei die im Lager eingehenden Produkte bereits vor ihrem physischen Empfang registriert werden. Außerdem können mit der LVS die Etiketten mit den Daten jedes Artikels, der empfangen wird, erzeugt und gedruckt werden und anschließend von den Lagerarbeitern bei Empfang an jedem Paket angebracht werden.

Dieser Logistikablauf wird zum Beispiel von dem auf medizinisches Material spezialisierten multinationalen Konzerns Intersurgical in seinem neuen Lager in Wokingham, Großbritannien, durchgeführt. Diese Anlage arbeitet mit Versandvorabmitteilungen: Das ERP-System erhält die ASN von der vom Lieferanten genutzten Software und sendet sie an Easy WMS, sodass diese für jedes Produkt ein Etikett erzeugt und druckt. Nach Durchführung der erforderlichen Überprüfungen bringen die Lagerarbeiter jedes Etikett an dem entsprechenden Paket an.

Ein ähnlicher Ablauf findet im neuen Lager von Ixos Cealco in seiner Anlage in Granollers (Spanien) statt. Da das Unternehmen mit Lieferanten aus mehr als 50 Ländern zusammenarbeitet, nutzt die Logistikleitung die „Advanced Shipping Notice“ als Lösung zur Erhöhung der Effizienz des Wareneingangs. Das ERP-System von Ixos Cealco informiert Easy WMS im Voraus über die Eingänge und erleichtert so die Überprüfungsarbeiten der Lagerarbeiter.

ASN, Schnelligkeit für die Logistik 4.0

Die Synchronisierung bei der Übertragung von Daten zwischen Absender und Empfänger der Waren gewährleistet eine größere Effizienz in den Logistikprozessen eines Unternehmens. Die „Advanced Shipping Notice“ stellt sicher, dass die Lagerarbeiter, die die Ware in Empfang nehmen, im Voraus wissen, welche Aufträge sie wann empfangen werden, sodass sie die Laderampen vorbereiten und die Bereiche des Lagers einrichten können, damit zum genauen Zeitpunkt alles bereit ist.

Außerdem ermöglicht dieses System eine größere Nachverfolgbarkeit der Produkte sowohl beim Absender als auch beim Empfänger: es ist jederzeit bekannt, wann die Sendung erwartet wird und für welche Logistikanlage sie bestimmt ist.

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