Auftragsvorbereitung: Der Schlüssel für ein effizientes Lager

Die Auftragsvorbereitung ist einer der wichtigsten Vorgänge im Lager, da das Ziel der Logistik letztendlich darin besteht, die größtmögliche Anzahl von Aufträgen zu den geringstmöglichen Kosten und in der kürzesten Zeit auszuliefern. Die Kosten für die Kommissionierung können bis zu mehr als 60 % der gesamten Betriebskosten eines Lagers ausmachen. Daher kann durch die Optimierung dieses Vorgangs der Erfolg eines Unternehmens sichergestellt werden.

In diesem Artikel werden die Feinheiten der Auftragsvorbereitung für eine dynamische und produktive Lieferkette ausführlich beleuchtet.

Was versteht man unter Auftragsvorbereitung?

Bei der Auftragsvorbereitung handelt es sich um den Vorgang, bei dem die Produkte zusammengestellt werden, die als Bestellungen zu den Kunden versandt werden sollen. Hierbei kann es sich um Endkunden, Produktionsbetriebe oder andere Lager oder Läden des Unternehmens handeln.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird häufig der Begriff Kommissionierung als Synonym für Auftragsvorbereitung verwendet, jedoch ist dies nicht ganz korrekt. Bei der Kommissionierung werden Produkte aus einer Ladeeinheit (z. B. einem Container), die mehrere Artikel mit derselben Artikelart enthält, entnommen und in einer anderen Ladeeinheit (einem Wagen für die Auftragsvorbereitung) platziert. Sie umfasst also das Sammeln und Kombinieren der Artikel, aus denen sich die Bestellung eines Kunden zusammensetzt, und ist somit ein Vorgang innerhalb der Auftragsvorbereitung.

Es besteht ebenfalls ein wichtiger Unterschied zwischen der Ladeeinheit und der Bestelleinheit. Die Produkte werden in Ladeeinheiten (z. B. Paletten, Kisten oder Container) gruppiert, die ihre Handhabung und Beförderung innerhalb der verschiedenen Schritte der Lieferkette erleichtern. Die Bestelleinheit wiederum entspricht der Unterteilung der Ladeeinheiten, die ein Auftrag umfassen kann. In einem Container im Lager befinden sich beispielsweise 100 gestapelte Blister (jeder Blister enthält 4 Stapel). Es handelt sich also um 1 Ladeeinheit (den Container), 100 Bestelleinheiten (nur die Blister können gekauft werden, nicht die einzelnen Stapel) und 400 Produkteinheiten (die Stapel).

Arten der Auftragsvorbereitung

Bei der Planung der Auftragsvorbereitung muss unbedingt festgelegt werden, wie die Produkte zu den Bedienern gelangen, da dies die Voraussetzung für die zu errichtenden Lagersysteme ist. Heutzutage werden verschiedene Kriterien für die Auftragsvorbereitung verwendet, die entweder kombiniert oder einzeln angewendet werden können:

• Mann zur Ware: Die Bediener bewegen sich zu Fuß oder mit einem Handhabungsgerät durch das Lager zu den entsprechenden Stellplätzen, um die Produkte, aus denen sich die jeweiligen Aufträge zusammensetzen, abzuholen.
• Ware zum Mann: Dieses Prinzip wird bei automatischen Lagern angewandt. Die Bediener warten an den Kommissionierstationen, dass die Waren mithilfe von Regalbediengeräten bzw. Fördervorrichtungen für Behälter automatisch zu ihnen gebracht werden.
• Cross-Docking: Die angenommenen Waren werden direkt versandt, dass sie entweder gar nicht oder nur für einen sehr kurzen Zeitraum gelagert werden müssen. Was ist das Geheimnis einer effizienten Auftragsvorbereitung? Die Auswahl der Optionen, die die Anforderungen des Lagers am besten erfüllen.

Was ist das Geheimnis einer effizienten Auftragsvorbereitung? Die Auswahl der Optionen, die die Anforderungen des Lagers am besten erfüllen.

Layout des Lagers für die Auftragsvorbereitung

Das Layout eines Lagers ist abhängig von der Anzahl der Aufträge, die täglich zusammengestellt werden, sowie von der Menge der unterschiedlichen Artikelarten. Abhängig von der Anzahl der erforderlichen Aufträge muss Folgendes berücksichtigt werden:

• Kommissionierbereich: Um festzulegen, wie der Kommissionierbereich aussehen soll, ist es von grundlegender Bedeutung, die Merkmale des Auftrags selbst, die Größe der Ladeeinheiten, ihr Gewicht, die Entfernungen, die die Bediener zurücklegen müssen, sowie den Stellplatz und die Position der Waren zu berücksichtigen.
• Regale: Bei der Planung eines Lagers ist die optimale Verwaltung der Produkte mit dem höchsten Umschlag eine der Prioritäten eines jeden Unternehmens. Gemäß der ABC-Klassifizierung sollten Artikel vom Typ A in Lagersystemen mit direktem Zugriff eingelagert werden, um die Abläufe zu beschleunigen.
• Verpacken: Hierbei handelt es sich um den Container, der zur vorübergehenden Lagerung des Produkts bzw. der kommissionierten Produkte verwendet wird. Dies ist unerlässlich, um die Handhabung und den Transport der Artikel zu erleichtern.
• Geräte für die Kommissionierung: Pick-by-Voice-, Pick-to-Light- und Put-to-Light-Geräte oder Hochleistungskommissionierstationen sind ideal, um Fehler zu reduzieren, da den Bedienern mitgeteilt wird, wo und wie viele Einheiten wann zu handhaben sind.
• LVS: Die Implementierung eines Lagerverwaltungssystems wie Easy WMS von Mecalux ist für eine effiziente Auftragsvorbereitung unerlässlich. Es optimiert die Kommissionierrouten der Bediener, verteilt die Waren je nach Bedarf, digitalisiert die Informationsverwaltung usw.

Der häufigste Ansatz ist die Kombination verschiedener Lagersysteme und Methoden der Auftragsvorbereitung, welche die Prozesse optimieren und das Beste aus der Arbeit der Bediener herausholen.

Phasen der Auftragsvorbereitung

Eine erfolgreiche Lieferkette ist nur dann möglich, wenn die wichtigsten Phasen der Auftragsvorbereitung bekannt sind:

• Vorherige Planung: Sie ist für die Verwaltung und Zuweisung der verfügbaren Ressourcen unerlässlich. Ist ein LVS vorhanden, priorisiert die Software selbst die Aufträge und definiert die Aufgabenverteilung.
• Bewegungen und zurückgelegter Weg: Bei diesem Prozess werden die meiste Zeit und die meisten Ressourcen aufgewendet, es sei denn, es wird das Prinzip Ware zum Mann angewendet. Ein effizientes Layout des Lagers ist hier die beste Lösung.
• Kommissionierung bzw. Entnahme der Ware: Hier treten die meisten Fehler bei der Auftragsvorbereitung auf. Durch die permanente Aktualisierung des Bestands und durch die Verwendung von Handscannern oder Hilfsmitteln wie Pick-by-Voice-Systemen werden u. a. Fehler reduziert.
• Überprüfung und Vorbereitung des Auftrags für den Versand: Die letzte Phase der Auftragsvorbereitung umfasst die Überprüfung der zusammengestellten Einheiten, die Konditionierung des Auftrags, den Transport in den Versandbereich, den Druck der auftragsbezogenen Dokumentation usw.

Die verschiedenen Phasen der Auftragsvorbereitung, die in einem Lager stattfinden, können je nach Produkttyp, dem bei der Auftragsvorbereitung angewandten Prinzip oder den Merkmalen der einzelnen Aufträge variieren.

Logistische Dokumente für die Auftragsvorbereitung

Zu den Aufträgen gehören ebenfalls wichtige Dokumente, um ihre Vorbereitung, Kontrolle und Lieferung an den Endkunden sicherzustellen:

• Kommissionierauftrag: Dieses Dokument wird auch als Kommissionierliste bezeichnet und enthält Angaben zu den Produkten, der Menge, dem Stellplatz, dem Gang, dem Regal und der Route, die der für die Vorbereitung des Auftrags zuständige Bediener einhalten muss.
• Lieferschein: Hierbei handelt es sich um ein Handelsdokument, mit dem der Empfänger überprüfen kann, ob das, was er erhalten hat, mit dem übereinstimmt, was bestellt wurde. Für den Verkäufer ist dies der Nachweis, dass der Käufer die Bestellung erhalten hat, für das Transportunternehmen, dass die Lieferung erfolgt ist. Heutzutage arbeiten immer mehr Unternehmen mit elektronischen Zustellnachweisen, um alle Informationen zur Lieferung einer Bestellung digital zu kontrollieren.
• Packliste: Dieses Dokument, das beim Verpacken eine entscheidende Rolle spielt, beschreibt die Produkte in einem Packstück sowie deren Eigenschaften.
• Routenliste: Diese zeigt dem Transportunternehmen die Zielorte an, an die die Aufträge geliefert werden müssen, geordnet nach Lieferrouten.
• Sendungsverfolgungsnummer: Sie wird auch Tracking-Nummer genannt und ist die Nummer, die zur Identifizierung und Überwachung von Sendungen von dem Moment an, in dem sie das Lager verlassen, bis zu ihrer Ankunft beim Kunden verwendet wird.

Die automatische und digitale Verwaltung der gesamten Dokumentation ist einer der großen Vorteile, die ein LVS wie Easy WMS bietet. Mit diesem System können z. B. automatisch Kommissionierlisten erstellt werden. Das Erweiterungsmodul Multi-Carrier-Versandsoftware druckt Etiketten, die mit den wichtigsten Transportunternehmen kompatibel sind, und weist jedem Packstück aus dem Lager eine Sendungsverfolgungsnummer zu.

Fehler und Unfälle bei der Auftragsvorbereitung

Auch bei der Auftragsvorbereitung können Fehler auftreten. Ziel ist es, diese so weit wie möglich zu reduzieren, um ihre negativen Auswirkungen zu minimieren, Kosten zu sparen und das Ansehen des Unternehmens zu verbessern. Die häufigsten Vorfälle sind folgende:

• Handhabung des falschen Produkts: Dies tritt oft dann auf, wenn ein Artikel an einem Stellplatz platziert wurde, wo er nicht hingehört.
• Entnahme falscher Produktmengen: Dies kann zu Fehlbeständen und falschen Bestellungen führen.
• Die gleichen Artikelarten sind an verschiedenen Stellplätzen im Lager vorhanden: Es ist eine enorme Zeitverschwendung, wenn sich ein Bediener in verschiedene Bereiche des Lagers begeben muss, um mehrere Einheiten desselben Produkts zu kommissionieren.
• Artikel ohne Etikett: Wenn Produkte ohne Etikett gelagert werden, müssen sie die Etikettierungsphase erneut durchlaufen, sodass sie nicht für die Kommissionierung verwendet werden können.
• Überanstrengung: Dies ist einer der häufigsten Unfälle. Die Handhabung schwerer Güter in einer unergonomischen Position kann zu Verletzungen der Bediener führen.

Es gibt verschiedene Faktoren, die zu Fehlern bzw. Unfällen bei der Auftragsvorbereitung führen können. Ihre Erkennung ist der erste Schritt zum Erfolg. Darüber hinaus ist es ratsam, auf automatische Lager- und Verwaltungssysteme zurückzugreifen, um sie zu minimieren.

KPIs zur Leistungsmessung

Lagerverwaltungssysteme (LVS) und z. B. die Module Supply Chain Analytics oder die Software für das Labor Management System von Easy WMS ermöglichen es, Kennzahlen (KPIs) zur Messung der Lagerleistung zu konfigurieren. Auf diese Weise können Ineffizienzen festgestellt werden, die die Abläufe beeinträchtigen und verhindern, dass das Lager optimal funktioniert. Einige KPIs in der Logistik werden dazu verwendet, um festzustellen, ob der Kommissionierprozess wirklich effizient ist oder ob er verbessert werden kann. Diese KPIs messen die folgenden Aspekte:

• Produktivität: Sie werden für die Analyse und Berechnung der Effizienz der Prozesse eingesetzt und messen die tatsächliche Produktion im Vergleich zu den eingesetzten Ressourcen.
• Zeit: Sie beziehen sich auf die Reaktionszeit bei der Ausführung eines Vorgangs.
• Qualität: Diese KPIs berechnen unter anderem den Prozentsatz der Aufträge, die pünktlich an den Kunden geliefert werden, oder den Prozentsatz der aufgetretenen Fehler.
• Interne Auftragszykluszeit: Hier wird die Zeit bestimmt, die ein Auftrag benötigt, vom Zeitpunkt des Auftragseingangs bis zur Fertigstellung und zum Versand an der Laderampe des Lagers. Die interne Auftragszykluszeit ist die Differenz zwischen dem Auftragseingangsdatum und dem Versanddatum.

Angesichts der Bedeutung der Kommissionierung in der gesamten Lieferkette ist es entscheidend, Leistungskennzahlen (KPIs) zu verwenden, um zu messen, wie effizient die Auftragsvorbereitung in den einzelnen Phasen ist.

Digitale Verwaltung der Auftragsvorbereitung

Die Verwaltung von Prozessen, Ressourcen und Dokumenten, die während der Auftragsvorbereitung erforderlich sind, ist effizienter, wenn sie von einem Lagerverwaltungssystem gesteuert und überwacht wird. Darüber hinaus hat der E-Commerce dazu geführt, dass Kunden schnellere und fehlerfreie Lieferungen erwarten.

Wir bei Mecalux sind Experten darin, die Auftragsvorbereitung mit den fortschrittlichsten Lager-, Kommissionier- und Lagerverwaltungssystemen auf dem Markt dynamischer zu gestalten. Möchten auch Sie Ihre Auftragsvorbereitung verändern, um sich an die Anforderungen durch die Omnichannel-Strategie anzupassen oder um die Auftragsvorbereitung in Ihrem Lager zu optimieren, dann kontaktieren Sie Mecalux. Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Lieferkette wettbewerbsfähig gestalten können und integrieren die entsprechenden Lagerlösungen in Ihrer bestehenden Anlage.