Bestandsverwaltungssoftware – das Tool, das den Bestand unter Kontrolle hält

Über eine Bestandsverwaltungssoftware zu verfügen, die eine effiziente Verwaltung des Bestands ermöglicht, kann den Unterschied ausmachen, ob man einen Verkauf abschließt oder aber diesen an die Konkurrenz verliert.

Einige Unternehmen registrieren ihre Vermögenswerte immer noch von Hand mit Papier und Bleistift, während andere den Bestand in Excel kontrollieren. Diese beiden Methoden sind aufgrund möglicher menschlicher Fehler nicht nur wenig zuverlässig, sondern auch mit höheren Kosten verbunden. Warum? Sie beanspruchen und erfordern sehr viel Zeit und Ressourcen, die für andere Aktivitäten eingesetzt werden könnten.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Bestandsverwaltungssoftware ist, worin ihre Vorteile bestehen und vor allem, wie sie funktioniert, am Beispiel des Programms Easy WMS von Mecalux.

Was ist ein Bestandsverwaltungssoftware

Eine Bestandsverwaltungssoftware ist ein Computerprogramm, das konzipiert wurde, um die Bestandsverwaltung eines Unternehmens zu unterstützen und zu erleichtern. Wie wird das erreicht? Durch Buchführung über die materiellen Güter, die ein Unternehmen zur Herstellung oder Erfüllung der Kundennachfrage einsetzt. Zu diesem Zweck berücksichtigt das Programm die Ein- und Ausgänge der Produkte, die in den unterschiedlichen Einrichtungen, Verkaufsstellen, Lagern etc. erfolgen 

Mithilfe der Bestandsverwaltungssoftware ist es daher möglich, eine effiziente Bestandsverwaltung in Echtzeit zu realisieren, um den Zustand der unterschiedlichen Bestandsarten zu optimieren, wobei eine ständige Aktualisierung des Bestands realisiert wird und jederzeit bekannt ist, welche Bestellungen zusammengestellt werden müssen.

Vorteile einer Bestandsverwaltung mithilfe einer Software

Die Implementierung einer Bestandsverwaltungssoftware in einem Unternehmen bietet konkret die folgenden logistischen Vorteile: 

• Bestandskontrolle
• . Wenn man den Bestand des Lagers genau kennt (welche Produkte es gibt und in welchen Mengen), werden unnötige Käufe vermieden und es ist möglich, einen Sicherheitsbestand zu führen, um Fehlbestände zu vermeiden. 
• Umsatzsteigerung. Mit einer Bestandsverwaltungssoftware verringert sich das Risiko, bestimmte Bestellungen nicht zu erfüllen, was sowohl kurz- als auch langfristig zu Umsatzsteigerungen führt.
• Kundenzufriedenheit und -bindung. Eine effiziente Verwaltung des Bestands ist unerlässlich, um Lieferfristen einzuhalten, sodass der Kunde zufrieden ist. 
• Zeitoptimierung. Warum Zeit für die Bestandsverwaltung aufwenden, wenn diese automatisiert werden kann? Auf diese Weise können die Ressourcen für produktivere und notwendigere Aktivitäten eingesetzt werden. 
• Kostensenkung. Die Festsetzung von Höchst- und Mindestbeständen trägt zur Verringerung der Logistikkosten bei. Gleichzeitig ermöglicht eine Bestandsverwaltungssoftware eine Verringerung des Bestandsvolumens und spart somit Lagerkosten.
• Skalierbarkeit des Geschäfts. Mit zunehmender Größe und erweiterter Aktivität eines Unternehmens wird die Bestandsverwaltung komplizierter. Mit einer Bestandsverwaltungssoftware ist es einfacher, sich an Änderungen bei der Nachfrage anzupassen und gleichzeitig eine Strategie für die Zukunft zu planen. 

All dies trägt zu einer besseren logistischen Planung bei, wodurch die Produktivität erhöht und Fehler vermindert werden, was uns dabei hilft, unsere Kunden vollkommen zufriedenzustellen. 

Wie funktioniert eine Bestandsverwaltungssoftware?

Die Funktionsweise einer Bestandsverwaltungssoftware kann von einem Programm zum anderen verschieden sein, generell gibt es jedoch eine Reihe von Schritten, die realisiert werden müssen. Zur Erläuterung haben wir Easy WMS, eine von Mecalux entwickelte Software, ausgewählt, um zu veranschaulichen, wie diese Systeme verwendet werden.

Eingabe der Artikel

Zunächst müssen alle relevanten Informationen der Artikel, mit denen das Unternehmen arbeitet, in die Datenbank einer Software wie Easy WMS, eingegeben werden: Beschreibung, Maßeinheit, Merkmale, Bild, Gewicht etc. Es ist wichtig, zwischen einem Artikel und dem Bestand unterscheiden zu können. Der Artikel bezieht sich auf eine allgemeine Liste von Produkteigenschaften (Größe, Gewicht, Besonderheiten etc.), wohingegen der Bestand aus den Einheiten, die physisch im Lager, im Geschäft oder in der Fabrik vorhanden sind, besteht.

Erzeugung des Artikeletiketts

Anhand der gesamten in der Datenbank enthaltenen Informationen erzeugt Easy WMS ein Etikett für jeden Artikel. Standardmäßig besteht das Etikett zumindest aus einem Artikelcode. Optional kann auch eine kurze Beschreibung beinhaltet werden. Die Artikeletiketten können von einem Computer oder von Handscannern gedruckt und anschließend an dem vorhandenen Bestand angebracht werden.

Eingabe des Bestands

Es muss der gesamte Bestand, mit dem das Lager arbeitet, im System eingegeben werden. Neben den logistischen Daten und den Informationen zum jeweiligen Status ermöglicht eine Bestandsverwaltungssoftware wie Easy WMS das Ausführen verschiedener Aktionen, die mit dem gelagerten Bestand in Verbindung stehen, wie unter anderem:

• Höchst- und Mindestbestand: Bei Feststellen einer Diskrepanz kann Bestand einfach erzeugt oder eliminiert werden. 
• Bestandsabfrage: Informationen über den aktuellen Bestand des Lagers können abgefragt werden. 
• Bestandskorrektur: Alle Daten in Bezug auf den Bestand können korrigiert werden. 
• Änderung des Lagerorts oder Behälters: Die Lagerposition kann geändert werden. 
• Etikettendruck: Erzeugung des Etiketts des Artikels, zu dem der Bestand gehört.

Bei jedem Wareneingang im Lager müssen die entsprechenden Mengen, die empfangen wurden, eingegeben werden, um einen permanenten Bestand zu führen. Es können die folgenden unterschiedlichen Funktionen durchgeführt werden: 

• Empfang vom Lieferanten. Dies ist der Standardprozess, der für alle Arten von Wareneingängen angewendet wird.
• Wareneingänge von vollständigen Behältern. Diese beziehen sich auf Ware, die auf Paletten mit einer einzigen Artikelart im Lager eingehen. Dieser Prozess ist schneller, da die LVS den Bestand in Blöcken registriert.
• Wareneingänge von mehreren Artikelarten. Handhabung der Eingänge von Paletten, die verschiedene Artikelarten enthalten, sodass jede SKU separat registriert wird.
• Versandvorabmitteilungen. Diese werden auch als ASN (Advanced Shipping Notice) bezeichnet. In diesem Fall weiß das System aufgrund einer Vorabmitteilung vom ERP-System bereits im Voraus, welche Ware eingehen wird. 
• Blinde Wareneingänge. Mit einem Handscanner wird ein Auftrag für einen Wareneingang geöffnet, ohne dass dieser vorab im System geplant war. 

Nach streng organisiertem Eingang der Ware bestimmt die Software die einzelnen Schritte und teilt dem Lagerarbeiter (bzw. im Falle von automatischen Lagern einem Gerät) mit, wo diese gelagert ist.

Behälterverwaltung

Ein Behälter ist eine Kiste oder Palette, die mit einem Code gekennzeichnet und normalerweise etikettiert ist. Easy WMS liefert nützliche Informationen für den Bestand des Lagers in Bezug auf Behälter. Besonders vorteilhaft ist seine Umsetzfunktion, die eingesetzt wird, wenn die physische Lagerposition eines Behälters verändert werden soll. Es gibt verschiedene Optionen:

• Automatisch: Das System sucht eine Lagerposition, an die der Behälter im Lager verschoben werden kann, unter Anwendung von Lagerpositionsstrategien.
• Zu einem Gang: Das System sucht eine Lagerposition, an die der Behälter in dem Gang verschoben werden kann, unter Anwendung der Lagerpositionsstrategien.
• Zu einer Lagerposition: Das System versetzt den Behälter an eine konkrete Lagerposition. Es werden lediglich solche Lagerpositionen als gültig berücksichtigt, in die der Behälter physisch passt (nach Art, Höhe, Gewicht etc.).

Verwaltung der Lagerpositionen

Easy WMS bietet eine vollständige Sichtbarkeit der gesamten Lagerpositionen des Lagers und seiner wichtigsten Daten, wie die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben in Bezug auf die Lagerpositionen des Lagers durchzuführen. Anhand aller im System eingegebenen Daten klassifiziert Easy WMS das Produkt und wendet die Regeln der Lagerposition an, die zuvor vom Lagerverantwortlichen festgelegt wurden. Anschließend erarbeitet die Software eine Strategie zur korrekten und fehlerfreien Lagerposition, die ein effizientes Slotting anstrebt. 

Zählungen

Easy WMS kann die Ein- und Ausgänge von Produkten im Lager automatisch überwachen. Entsprechend ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen Zählungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass keine Diskrepanzen im System vorhanden sind (durch Unachtsamkeit, Diebstahl etc.). Eine Bestandsverwaltungssoftware wie Easy WMS ermöglicht: 

• Organisation von ungeplanten Zählungen. Wann immer gewünscht, können Zählungen der Behälter (Paletten, Kisten,…) oder sogar von konkreten Artikeln vorgenommen werden.
• Zählung nach Lagerposition. Das heißt, dass die Lagerbereiche definiert werden, in denen die Zählung durchgeführt werden soll (zum Beispiel für rotierende Inventuren).
• Festlegen von Prioritätsregeln. Wie zum Beispiel Rotation, Stückkosten, Verfallsdatum, Chargennummer etc. Hierdurch soll die Inventur mit den Produkten, die für das Unternehmen am wichtigsten sind, begonnen werden.
• Verbinden von jeder Art von Scangeräten. Einfache Verbindung u. a. mit Handscannern oder sprachgeführten Kommissioniersystemen.

Somit bleibt der Bestand aktuell , da das System bei jedem Produktverkauf dieses vom Bestand abzieht und den Verkaufswert eingibt. Auf diese Weise wird ein kontinuierliches Register von jedem Artikel im Bestand geführt, sodass bekannt ist, welche Ware verfügbar ist und für welche Produkte die Vorräte zu Ende gehen. Alle diese Daten können mit dem Modul Supply Chain Analytics von Easy WMS in nützliche Informationen umgewandelt werden, das die große Menge an Daten, die täglich in einem Lager anfallen, segmentiert und strukturiert.

Verbindung mit anderen Lagern und Ladengeschäften

Es ist möglich, die Bestände der verschiedenen Lager und Ladengeschäfte des Unternehmens zu verbinden, um den gesamten Bestand des Unternehmens zentral zu verwalten. Zu diesem Zweck bietet Mecalux das Modul Store Fulfillment, das die LVS des Lagers mit den Terminals der Verkaufsstellen verbindet. Mit dieser Software werden die Aufgaben des Lagers und der Geschäfte synchronisiert, wodurch die Kommissionierung, Auffüllung, Transfers zwischen Filialen verbessert werden (Produkte werden automatisch an die Filiale gesandt, um eine bestimmte Bestandsmenge aufrecht zu erhalten).

Die Bestandsverwaltungssoftware ist ein wesentliches Tool, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen

Die Verwendung einer Bestandsverwaltungssoftware gewährleistet logistische Effizienz, um einen guten Service zu leisten, und ist eine langfristige Investition, die wichtige Vorteile bietet. Mithilfe einer solchen Software kann jedes Unternehmen die in seinen Lagern verfügbaren Ressourcen kontrollieren, kennt die genaue Position jedes Artikels, überwacht die Ein- und Ausgänge der Produkte und kann die Ware rechtzeitig auffüllen, bevor deren Bestand zu Ende geht.

Die Lagerverwaltungssoftware Easy WMS ist für alle Unternehmen gedacht, unabhängig von deren Sektor oder Größe. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Zeitpunkt gekommen ist, um die Verwaltung Ihres Bestands zu verbessern, oder Sie mehr über die Softwarelösungen von Mecalux erfahren möchten, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir würden uns freuen, Ihnen dabei zu helfen, Ihren Bestand effizient zu verwalten und Ihren Umsatz zu steigern.