Die körperliche Inventur: tatsächliche Kontrolle der gelagerten Ware

Der Vorgang der körperlichen Inventur besteht darin, den Lagerbestand Stück für Stück zu zählen, um den verfügbaren Bestand zu erfassen. Durch eine korrekte Warenverwaltung lassen sich Fehlbestände oder überschüssige Ware (häufig als Überbestände bezeichnet) vermeiden.

Da es sich um einen manuellen Prozess handelt, kann dieser sehr arbeitsaufwendig sein. An diesem Vorgang ist ein großer Teil des Lagerpersonals beteiligt, sodass eine gute Organisation erforderlich ist, um ihn so schnell und effizient wie möglich durchzuführen.

Der Bestand stellt einen der wichtigsten Vermögenswerte eines Unternehmens, wenn nicht sogar den wichtigsten, dar, daher ist es unerlässlich, ihn genau zu kontrollieren. In diesem Artikel wird erläutert, wie eine körperliche Inventur abläuft. Er enthält außerdem Antworten auf einige der häufigsten Fragen zu diesem Thema.

Definition der körperlichen Inventur

Die körperliche Inventur ist ein Vorgang, dessen Zweck darin besteht, die gelagerten Produkte und deren Mengen genau zu erfassen. Normalerweise laufen die Lagerarbeiter durch die Gänge und zählen und notieren alle in den Regalen gelagerten Produkte manuell.

Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens und der Anzahl der vorhandenen Produkte kann die Bestandsaufnahme als permanente, Stichtags- oder rotierende Inventur durchgeführt werden. Auf jeden Fall ist es ratsam, dafür Zeiten mit geringerer Aktivität vorzusehen, damit mehr Mitarbeiter daran teilnehmen können, sodass sie schneller, mit weniger Fehlern und ohne Unterbrechung anderer Aufgaben durchgeführt wird.

Das Ziel der körperlichen Inventur besteht darin, den tatsächlichen Lagerbestand mit dem theoretischen oder Buchbestand zu vergleichen. Dieser kann mithilfe eines LVS, eines ERP-Systems oder auch auf einfachere Weise mit Excel geführt werden.

Welche Bedeutung hat die körperliche Inventur?

Eine Bestandskontrolle ist für das Unternehmen unverzichtbar, weil sie die Produktivität erhöht. Die Kenntnis des genauen Standorts jedes Produkts erleichtert die Auftragszusammenstellung und vermeidet Verzögerungen, was sich in einer höheren Kundenzufriedenheit niederschlägt.

Die körperliche Inventur trägt dazu bei, Unstimmigkeiten zu erkennen, ihre Ursachen zu ermitteln und zu verhindern, dass sie sich wiederholen. Es könnte beispielsweise passieren, dass ein Lagerarbeiter ein Produkt, das theoretisch im Bestand sein sollte, nicht finden kann. Bei der Durchsuchung des gesamten Lagers würde man feststellen, dass dieses Produkt am falschen Ort gelagert wurde, und man könnten entsprechende Maßnahmen ergreifen, um derartige Fehler zu reduzieren.

Die körperliche Inventur dient ebenfalls dazu, die Produkte zu prüfen und zu gewährleisten, dass sie sich in ordnungsgemäßem Zustand befinden. Da die Produkte einzeln gezählt werden, kann optisch überprüft werden, ob sie in gutem Zustand sind. Dies ist besonders wichtig, wenn eine große Anzahl von Artikelarten verwaltet wird.

Wer sollte die körperliche Inventur durchführen?

Die körperliche Inventur ist ein manueller Vorgang, an dem viele Mitarbeiter eines Lagers beteiligt sind, auch wenn sie in Zukunft vielleicht mit Hilfe von Inventurdrohnen durchgeführt werden kann. Aus diesem Grund muss sie frühzeitig geplant werden, damit das Team sie in der vorgesehenen Zeit und auf korrekte Art und Weise durchführen kann, um die Auswirkungen auf die Unternehmensaktivität möglichst gering zu halten. Es ist ideal, diese Zählung in einem bestimmten Zeitraum zu bestimmten Tagen durchzuführen, vorzugsweise in Zeiten mit geringerer Geschäftstätigkeit, wie bereits erwähnt.

Das mit der körperlichen Inventur beauftragte Personal sollte über alle erforderlichen Materialien verfügen und geschult sein, um die Informationen ordnungsgemäß zu erfassen. Außerdem sollte ein gemeinsames Kriterium definiert werden, um die Inventur schnell und fehlerfrei durchzuführen.

Was wird zur Durchführung einer körperlichen Inventur benötigt?

Das Lager sollte nach Möglichkeit sauber und aufgeräumt sein. Obwohl dies offensichtlich erscheint, sollte der Lagerleiter darauf achten, dass die Anlage immer aufgeräumt ist, da dies die Effizienz und Flüssigkeit aller Abläufe, einschließlich der Inventur, verbessert.

Anschließend ist zu entscheiden, welche Produkte gezählt werden sollen (alle gelagerten Artikel, die Artikel eines bestimmten Gangs, die Artikel an einem Stellplatz usw.).

Die körperliche Inventur kann digital oder anhand einer gedruckten Liste durchgeführt werden. Falls man sich für Papier entscheidet, müssen die Lagerarbeiter die Anzahl jedes gezählten Artikels notieren. Falls die Inventur digital durchgeführt wird, lesen die Lagerarbeiter den Barcode der einzelnen Artikel mit einem Handscanner ab und geben dort die Menge ein.

Ein Lagerverwaltungsprogramm wie Easy WMS von Mecalux ist ein Werkzeug, das die Durchführung einer körperlichen Inventur erheblich vereinfacht. Diese Software erteilt den Lagerarbeitern Anweisungen dazu, welche Artikel sie suchen sollen, damit die Gesamtzählung effizienter wird.

Wie wird eine körperliche Inventur im Lager durchgeführt?

An dieser Stelle ist es wichtig zu fragen, wie eine Inventur praktisch durchgeführt wird. Der Ablauf an sich ist sehr einfach: Die Lagerarbeiter durchlaufen das Lager mit einer Produktliste, zählen die in den Regalen vorhandenen Waren und notieren ihre Menge.

Dieser Vorgang kann auf zwei Arten durchgeführt werden: mit einer allgemeinen oder einer selektiven Inventur. Die Entscheidung für die eine oder andere Methode hängt davon ab, welche Genauigkeit gefordert ist und ob es möglich ist, den Lagerbetrieb für mehrere Stunden zu unterbrechen. Die beiden Arten können sich allerdings auch ergänzen. Man könnte zum Beispiel bestimmte Artikel häufiger zählen und einmal jährlich eine Inventur des gesamten Lagers durchführen.

Allgemeine Inventur

Dies ist eine globale Inventur, bei der alle Produkte im Lager zur gleichen Zeit gezählt werden. Abhängig von der Zahl der gelagerten Artikel, den zurückzulegenden Strecken und der Zahl der dafür abgestellten Arbeiter kann der Vorgang mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Bei dieser Inventurmethode müssen alle anderen Vorgänge im Lager während der dafür benötigten Zeit unterbrochen werden. Die Ergebnisse sind jedoch viel genauer.

Selektive Inventur

Sie umfasst eine vorher festgelegte Produktgruppe (z. B. bestimmte Artikelarten oder Gänge) und wird regelmäßig immer dann durchgeführt, wenn der physische Bestand mit dem Buchbestand abgestimmt werden muss.

Obwohl dieser Vorgang zeitaufwändiger erscheinen mag (es können sehr häufig Zählungen durchgeführt werden), hat er den Vorteil, dass die restlichen Vorgänge im Lager nicht unterbrochen werden müssen.

Inventur und Bestandverwaltung

Alle Unternehmen müssen den in ihren Lagern vorhandenen Bestand überprüfen. Die körperliche Inventur dient grundsätzlich dazu, eine bessere Kontrolle über den Bestand zu haben. Auf diese Weise wird das Lager effizienter verwaltet, was sich in einem besseren Kundenservice und einer höheren Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens niederschlägt.

Um die Ware genauer zu kontrollieren, wird die Installation einer Lagerverwaltungssoftware empfohlen, mit der eine permanente Inventur durchgeführt werden kann. Einerseits identifiziert die LVS die Produkte zum Zeitpunkt ihres Eintreffens im Lager und kontrolliert ihre Nachverfolgbarkeit in Echtzeit. Andererseits erteilt sie den Lagerarbeitern Anweisungen dazu, wie sie die Inventur schnell und fehlerfrei durchführen können.

Easy WMS von Mecalux ist eine fortschrittliche, intuitive Lagerverwaltungssoftware. Sie registriert nicht nur den gesamten Bestand in Echtzeit und verwaltet die Lagerabläufe auf hocheffiziente Weise, sondern ist auch in der Lage, die Mitarbeiter bei der Durchführung der körperlichen Inventur zu unterstützen. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit wir Sie darüber informieren können, wie Sie Ihren Bestand mithilfe dieser LVS auf fortschrittliche Weise verwalten können.